長沙檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強長沙地區(qū)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于長沙地區(qū)本公司/組織內各部門、各分支機構及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映公司/組織各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內容的真實性和完整性。3.分類科學原則根據(jù)檔案的形成領域、內容性質、時間順序等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和檢索利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構代碼證等。2.公司/組織年度工作計劃、總結、報告等綜合性文件。3.公司/組織會議記錄、紀要、決議等文件。4.公司/組織內部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。5.公司/組織人事任免、考核、獎懲等文件。6.公司/組織印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司/組織對外聯(lián)絡、合作協(xié)議、合同等文件。8.文件收發(fā)、傳閱、借閱、銷毀等登記記錄。（二）財務類檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。2.財務預算、決算報告等文件。3.財務審計報告、稅務申報資料等文件。4.資金收付憑證、銀行對賬單等文件。5.財務檔案保管清冊、銷毀清冊等文件。（三）業(yè)務經營類檔案1.市場調研、分析報告等文件。2.產品研發(fā)、生產、銷售等業(yè)務流程相關文件。3.客戶資料、訂單合同、銷售記錄等文件。4.采購合同、供應商資料等文件。5.質量控制、檢驗檢測報告等文件。6.項目策劃、實施、驗收等文件。（四）科技研發(fā)類檔案1.科研項目立項、申報文件。2.科研項目研究報告、技術方案、實驗數(shù)據(jù)等文件。3.科研成果鑒定、獎勵、專利申請等文件。4.技術標準、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。（五）基建工程類檔案1.工程項目立項、可行性研究報告等文件。2.工程設計圖紙、施工圖紙、變更圖紙等文件。3.工程招投標文件、合同協(xié)議等文件。4.工程施工過程中的技術資料、質量驗收記錄等文件。5.工程竣工驗收報告、決算審計報告等文件。（六）設備儀器類檔案1.設備儀器購置合同、發(fā)票等文件。2.設備儀器安裝調試、驗收報告等文件。3.設備儀器操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄等文件。4.設備儀器維修、改造記錄等文件。（七）聲像電子類檔案1.公司/組織重大活動、會議、慶典等照片、錄像資料。2.公司/組織產品圖片、宣傳資料等電子文件。3.公司/組織網(wǎng)站建設、信息化系統(tǒng)相關資料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集整理1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應按照分類方案進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.歸檔的文件材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。（二）歸檔時間1.行政管理類檔案應在次年上半年歸檔。2.財務類檔案應在會計年度終了后，由財務部門整理歸檔，保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。3.業(yè)務經營類檔案應在業(yè)務活動結束后及時歸檔。4.科技研發(fā)類檔案應在項目完成后歸檔。5.基建工程類檔案應在工程竣工驗收后三個月內歸檔。6.設備儀器類檔案應在設備儀器投入使用后及時歸檔。7.聲像電子類檔案應在活動結束后或文件形成后及時整理歸檔。（三）歸檔份數(shù)一般情況下，歸檔文件應為原件。如有特殊情況需要留存復印件的，應在復印件上注明“與原件核對無誤”字樣，并加蓋部門印章。重要文件應一式兩份歸檔，一份為紙質檔案，一份為電子檔案。（四）歸檔標識1.歸檔文件應編制頁碼，標注在文件正面的右下角或背面的左下角。2.歸檔文件應填寫卷內文件目錄，目錄應包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁號等內容。3.歸檔文件應編制檔案盒封面，封面應注明全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）及起止件號等內容。四、檔案整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，每個年度內的檔案再按保管期限、機構（問題）等進行分類。2.保管期限分類法將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案。3.機構（問題）分類法將檔案按公司/組織內部的機構或問題進行分類，同一機構或問題內的檔案再按年度、保管期限等進行排列。（三）分類方案1.行政管理類檔案分類方案綜合類人事類行政事務類黨群工作類其他類2.財務類檔案分類方案會計憑證類會計賬簿類財務報告類其他類3.業(yè)務經營類檔案分類方案市場類銷售類采購類生產類質量類項目類其他類4.科技研發(fā)類檔案分類方案科研項目類技術標準類科研成果類其他類5.基建工程類檔案分類方案前期文件類設計文件類施工文件類監(jiān)理文件類竣工驗收文件類其他類6.設備儀器類檔案分類方案設備購置類設備安裝調試類設備運行維護類設備改造類其他類7.聲像電子類檔案分類方案照片類錄像類電子文件類其他類五、檔案保管（一）保管場所公司/組織應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜通風等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案上架檔案應按照分類方案進行上架排列，同一類別的檔案應按照保管期限、時間順序等進行排列，便于查找和利用。（四）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準確、保管狀況良好。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，如修復、補充、更換等。（五）檔案保管期限調整檔案管理部門應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，定期對檔案的保管期限進行調整，對已到保管期限的檔案進行鑒定和處置。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍1.公司/組織內部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應按照國家有關規(guī)定和公司/組織相關制度辦理手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內部員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限等內容，經公司/組織分管領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印、拍照等，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱、借閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對查閱、借閱檔案的人員、時間、內容、用途等進行詳細登記，確保檔案利用情況的記錄完整、準確。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應依據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，對檔案的保存價值進行鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。3.對需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》寫明檔案的名稱、文號、責任者、日期、保管