檔案管理安全制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理的安全性，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對檔案信息嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露，保障公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整無缺，維護檔案的原始性和真實性，確保檔案信息能夠全面、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項活動。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案實體的安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生，同時保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理安全制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.集中管理公司/組織各類檔案，建立健全檔案管理體系，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的日常工作，對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識。4.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，確保檔案存放環(huán)境符合安全要求。5.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.明確專人負責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管，防止檔案丟失或損壞。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理安全制度，履行借閱、歸還等手續(xù)，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案信息。4.配合檔案管理部門做好檔案管理的各項工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理安全制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，對檔案進行分類、編號、編目等處理，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。3.定期對檔案進行清查、盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.做好檔案庫房的安全管理工作，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案存放環(huán)境安全。5.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對檔案信息進行保密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理、人力資源管理、項目管理等方面的檔案。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司/組織內(nèi)部形成并使用的各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等文件。5.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、市場營銷等活動中產(chǎn)生的文件和資料。6.公司/組織的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。7.公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。8.其他具有保存價值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要文件和資料。對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時收集歸檔，防止丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案內(nèi)容。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時進行補充或更正。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案移交至檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）檔案整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案對接收的檔案進行整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對檔案進行編號、編目等處理，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對破損、褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無誤后進行歸檔。2.將歸檔的檔案按照分類方案進行存放，建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。3.對歸檔的檔案進行電子錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）檔案保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告等具有重要歷史價值和法律意義的檔案。長期保管的檔案一般為保存期限在10年以上50年以下的檔案，如公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件、規(guī)章制度等。短期保管的檔案為保存期限在10年以下的檔案，如臨時性文件、一般性報表等。3.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。（三）檔案保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、煙霧報警器、溫濕度計等設(shè)備，并定期進行檢查和維護。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分別存放，不得混放。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查、盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。3.檔案利用應(yīng)保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案內(nèi)容。（二）檔案利用流程1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對檔案查閱申請表進行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）檔案借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位因工作需要借閱檔案時，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門對檔案借閱申請進行審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并簽字確認。檔案管理人員應(yīng)將借閱的檔案進行登記，并按照規(guī)定收取借閱押金。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。如需延長借閱時間，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)檢查歸還的檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案安全防護措施（一）物理安全防護1.檔案庫房應(yīng)選址在安全、干燥、通風(fēng)的地方，遠離火源、水源、污染源等。檔案庫房應(yīng)具備良好的抗震、防洪等能力。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗、煙霧報警器、溫濕度計等設(shè)備，并定期進行檢查和維護。防火門應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的防火性能；防盜門窗應(yīng)堅固耐用，具備防盜功能；煙霧報警器應(yīng)靈敏可靠，能夠及時發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患；溫濕度計應(yīng)能夠?qū)崟r監(jiān)測檔案庫房的溫濕度情況，并具備自動調(diào)節(jié)功能。3.檔案庫房應(yīng)配備滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。滅火設(shè)備應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時使用。4.檔案庫房應(yīng)安裝防蟲、防鼠設(shè)備，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，并定期進行檢查和維護。防蟲網(wǎng)應(yīng)安裝在門窗上，防止昆蟲進入檔案庫房；鼠夾、鼠藥應(yīng)放置在檔案庫房的角落或隱蔽處，防止對檔案造成損壞。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。檔案庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品。（二）信息安全防護1.建立檔案信息安全管理制度，明確檔案信息安全管理的責(zé)任和要求，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理。2.對檔案信息系統(tǒng)進行安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，并定期進行更新和維護。防火墻應(yīng)能夠有效阻止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問，入侵檢測系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崟r監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，防病毒軟件應(yīng)能夠及時查殺病毒和惡意軟件。3.對檔案信息進行加密處理，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加密密鑰應(yīng)妥善保管，防止泄露。4.設(shè)置檔案信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問范圍。不同用戶根據(jù)工作需要只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，不得擅自越權(quán)訪問。5.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。6.加強對檔案信息系統(tǒng)操作人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息安全管理制度，不得擅自修改系統(tǒng)配置和數(shù)據(jù)，不得泄露用戶賬號和密碼等信息。（三）人員安全管理1.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理安全制度、安全操作規(guī)程、安全防護知識等。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.對檔案管理人員進行背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全意識。背景審查內(nèi)容包括個人履歷、工作經(jīng)歷、違法違紀(jì)記錄等。4.定期對檔案管理人員進行考核，考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、安全意識、業(yè)務(wù)水平等。對考核不合格的檔案管理人員，應(yīng)進行培訓(xùn)或調(diào)整崗位。5.加強對進入檔案庫房人員的管理，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。非檔案管理人員進入檔案庫房時，必須經(jīng)過檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員陪同。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司/組織實際情況和檔案管理特點，定期進行修訂和完善，確保應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性、實用性和可操作性。3.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施，并報上級主管部門備案。（二）應(yīng)急處置流程1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理人員應(yīng)立即報告檔案管理部門負責(zé)人，并啟動檔案安全應(yīng)急預(yù)案。2.檔案管理部門負責(zé)人接到報告后，應(yīng)迅速組織相關(guān)人員趕赴現(xiàn)場，了解事故情況，采取應(yīng)急措施，防止事故擴大。3.應(yīng)急處置人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案的要求，對受損檔案進行搶救、保護和轉(zhuǎn)移，盡量減少檔案損失。對重要檔案應(yīng)及時進行備份和復(fù)制，確保檔案信息的安全。4.同時，應(yīng)及時向上級主管部門報告檔案安全事故情況，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。5.檔案安全事故處理完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對應(yīng)急預(yù)案進行修訂和完善，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。（三）應(yīng)急資源保障1.建立檔案安全應(yīng)急資源保障體系，確保在檔案安全事故發(fā)生時能夠及時提供必要的應(yīng)急資源。應(yīng)急資源包括滅火設(shè)備、搶險工具、防護用品、備份存儲介質(zhì)等。2.定期對應(yīng)急資源進行檢查和維護，確保應(yīng)急資源的完好有效。應(yīng)急資源應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置，并建立應(yīng)急資源臺賬，記錄應(yīng)急資源的種類、數(shù)量、存放位置、檢查維護情況等信息。3.加強與外部應(yīng)急救援機構(gòu)的聯(lián)系與合作，確保在檔案安全事故發(fā)生時能夠及時獲得外部支持和援助。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理安全監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理安全制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)制定監(jiān)督檢查計劃，明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方式、頻率等要求，并組織實施。3.監(jiān)督檢查人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理安全制度和相關(guān)法律法規(guī)，能夠獨立開展監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理安全制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、