老年公寓檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老年公寓檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為老年公寓的運(yùn)營管理、服務(wù)質(zhì)量提升、權(quán)益保障以及各項(xiàng)工作的開展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本老年公寓全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料，包括但不限于入住老人檔案、服務(wù)記錄檔案、行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)施設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映老年公寓的實(shí)際工作情況和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與老年公寓相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合客觀事實(shí)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，對涉及老人隱私、公寓商業(yè)機(jī)密等檔案信息予以保密。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門及職責(zé)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案管理工作流程、組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。對各類檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責(zé)1.入住服務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集、整理入住老人的基本信息、健康狀況、護(hù)理需求、家屬信息等檔案資料，并及時移交檔案管理部門。在為老人提供服務(wù)過程中，做好服務(wù)記錄，定期將服務(wù)記錄歸檔。2.護(hù)理部門：詳細(xì)記錄老人的護(hù)理情況，包括護(hù)理級別、護(hù)理措施、身體變化等，形成護(hù)理檔案，按時提交給檔案管理部門。3.醫(yī)療部門：保存老人的病歷、診斷報(bào)告、治療方案以及醫(yī)療檢查記錄等醫(yī)療檔案，并與檔案管理部門做好交接工作。4.行政管理部門：負(fù)責(zé)保管公寓的行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人員檔案等行政管理檔案，按照規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。5.財(cái)務(wù)部門：妥善管理財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、賬目等財(cái)務(wù)檔案，確保財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范保存和安全。6.設(shè)施設(shè)備管理部門：建立設(shè)施設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的采購、安裝、維護(hù)、維修等情況，為設(shè)備的管理和更新提供依據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.入住老人檔案：包括老人入住登記表、健康檔案、護(hù)理檔案、家屬信息等。2.服務(wù)記錄檔案：涵蓋日常服務(wù)記錄、特殊事件記錄、服務(wù)評估等。3.行政管理檔案：如行政公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案：包含會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.設(shè)施設(shè)備檔案：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案等。6.其他檔案：如合同檔案、榮譽(yù)檔案、培訓(xùn)檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號結(jié)構(gòu)為：大類代碼小類代碼流水號。3.大類代碼：用一位大寫字母表示，如“R”表示入住老人檔案，“S”表示服務(wù)記錄檔案，“A”表示行政管理檔案，“F”表示財(cái)務(wù)檔案，“E”表示設(shè)施設(shè)備檔案，“O”表示其他檔案。4.小類代碼：根據(jù)大類下細(xì)分的類別，用兩位數(shù)字表示，如入住老人檔案中的基本信息用“01”表示，健康檔案用“02”表示等。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如，“R010001”表示入住老人檔案中的基本信息類第一份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.對于日常工作中形成的檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行收集，如服務(wù)記錄應(yīng)每周收集整理一次，入住老人檔案在老人入住時同步收集相關(guān)資料。3.涉及多個部門的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭收集，相關(guān)部門配合提供資料。（二）整理要求1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對每份檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢和檢索。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)，確保檔案的整潔和完好。4.按照檔案的類別和保管期限，將檔案分別裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時要填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員按照檔案分類和編號順序?qū)n案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫房內(nèi)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾等。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為老年公寓的運(yùn)營管理提供決策依據(jù)，如通過分析入住老人檔案和服務(wù)記錄檔案，了解老人需求，優(yōu)化服務(wù)流程。2.為老人及其家屬提供服務(wù)信息查詢，如查詢老人的健康狀況、護(hù)理情況等。3.滿足政府部門、社會組織等對老年公寓相關(guān)信息的查詢需求，如接受民政部門檢查、行業(yè)調(diào)研等。4.作為處理法律糾紛、維護(hù)老年公寓合法權(quán)益的證據(jù)，如涉及老人權(quán)益糾紛時，相關(guān)檔案可作為事實(shí)依據(jù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱本公寓員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。查閱完畢后，及時將檔案歸還。2.外部查閱政府部門、社會組織等外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，說明查閱目的和范圍。經(jīng)老年公寓負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章。查閱函和檔案復(fù)印件應(yīng)留存歸檔。3.老人及其家屬查閱老人及其家屬查閱入住老人檔案的，應(yīng)提供有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請表》。檔案管理部門核實(shí)身份后，可提供部分檔案信息供查閱，如老人的基本信息、護(hù)理級別等。涉及老人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定處理，不得隨意透露。七、檔案的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員和涉及檔案管理工作的員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露給無關(guān)人員。3.在檔案利用過程中，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，確保檔案信息不被非法擴(kuò)散。（二）銷毀1.檔案保管期滿，需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)老年公寓負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱和數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.老年公寓內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。（二）檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，檔案的數(shù)量、質(zhì)量、安全狀況等。2.檔案管理部門應(yīng)每月進(jìn)行一次自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。老年公寓每季度組織一次全面的檔案管理檢查，并形成檢查報(bào)告。（三）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。相關(guān)部門應(yīng)按照要求進(jìn)