心理檔案室制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織心理檔案的管理，規(guī)范心理檔案的建立、使用和保存，充分發(fā)揮心理檔案在員工心理健康管理、人才選拔與培養(yǎng)、組織發(fā)展等方面的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有員工的心理檔案管理。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工心理檔案信息的安全，未經(jīng)員工書面同意，不得向任何第三方透露檔案內(nèi)容。2.客觀性原則：心理檔案的建立、記錄和評估應(yīng)基于客觀事實(shí)，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確。3.科學(xué)性原則：采用科學(xué)的方法和工具進(jìn)行心理檔案的建立與管理，保證檔案內(nèi)容的專業(yè)性和有效性。4.實(shí)用性原則：心理檔案的管理應(yīng)緊密圍繞公司/組織的實(shí)際需求，為人力資源管理和員工發(fā)展提供切實(shí)可行的支持。二、心理檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、年齡、部門、崗位、入職時(shí)間等。（二）心理健康評估報(bào)告1.心理測評結(jié)果：運(yùn)用專業(yè)的心理測評工具，如人格測驗(yàn)、心理健康量表等，對員工的心理特質(zhì)、心理健康狀況進(jìn)行評估，記錄測評得分及結(jié)果分析。2.心理咨詢記錄：詳細(xì)記錄員工接受心理咨詢的時(shí)間、咨詢師、咨詢主題、咨詢過程及結(jié)論等。（三）職業(yè)發(fā)展相關(guān)信息1.職業(yè)興趣：通過測評了解員工的職業(yè)興趣傾向，為職業(yè)規(guī)劃提供參考。2.職業(yè)能力評估：對員工的專業(yè)技能、溝通能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等職業(yè)能力進(jìn)行評估和記錄。3.職業(yè)規(guī)劃訪談記錄：如有與員工進(jìn)行職業(yè)規(guī)劃訪談，記錄訪談內(nèi)容和員工的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)、規(guī)劃等。（四）工作績效與反饋1.工作績效評估結(jié)果：定期收集員工的工作績效評估數(shù)據(jù)，包括績效考核得分、上級評價(jià)、同事評價(jià)等，反映員工在工作中的表現(xiàn)。2.工作反饋記錄：記錄員工在工作中收到的各類反饋，如表揚(yáng)、批評、改進(jìn)建議等，以及員工對這些反饋的回應(yīng)和改進(jìn)情況。（五）特殊事件記錄記錄員工經(jīng)歷的重大生活事件、工作壓力事件等，以及這些事件對員工心理和工作的影響。三、心理檔案的建立與更新（一）建立流程1.信息收集人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的基本信息，并發(fā)放心理測評問卷。員工應(yīng)如實(shí)填寫個人基本信息和心理測評問卷，確保信息真實(shí)有效。2.心理測評實(shí)施由專業(yè)的心理咨詢師或經(jīng)過培訓(xùn)的人員按照標(biāo)準(zhǔn)化程序?qū)嵤┬睦頊y評。測評過程中要確保員工理解測評要求，保證測評結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.檔案整理與錄入測評結(jié)束后，心理咨詢師對測評結(jié)果進(jìn)行分析和解讀，并將相關(guān)信息整理成心理健康評估報(bào)告。同時(shí)，將個人基本信息、心理健康評估報(bào)告、職業(yè)發(fā)展相關(guān)信息、工作績效與反饋、特殊事件記錄等內(nèi)容錄入心理檔案管理系統(tǒng)，建立電子心理檔案。（二）更新頻率1.員工入職時(shí)應(yīng)及時(shí)建立心理檔案。2.每年定期對員工進(jìn)行心理健康測評和職業(yè)發(fā)展評估，更新心理檔案內(nèi)容。3.當(dāng)員工發(fā)生重大生活事件、工作變動、工作績效顯著變化等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新心理檔案，記錄相關(guān)信息。四、心理檔案的使用與管理（一）使用權(quán)限1.員工本人：員工有權(quán)查閱自己的心理檔案，了解檔案內(nèi)容。如有疑問或需要進(jìn)一步解釋，可與心理檔案管理員或相關(guān)咨詢師溝通。2.人力資源部門：人力資源部門可根據(jù)工作需要查閱員工心理檔案，用于員工心理健康管理、職業(yè)規(guī)劃、人才選拔與培養(yǎng)等工作。3.上級領(lǐng)導(dǎo)：在獲得員工書面授權(quán)的情況下，上級領(lǐng)導(dǎo)可查閱員工心理檔案，以便更好地了解員工的工作狀態(tài)和心理需求，提供針對性的支持和指導(dǎo)。4.心理咨詢師：心理咨詢師可根據(jù)工作需要查閱員工心理檔案，為心理咨詢和治療提供參考依據(jù)。（二）使用范圍1.員工心理健康支持：通過分析心理檔案，為員工提供個性化的心理健康建議和干預(yù)措施，幫助員工保持良好的心理狀態(tài)。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：結(jié)合心理檔案中的職業(yè)興趣、職業(yè)能力等信息，為員工制定合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，提供培訓(xùn)和晉升建議。3.人才選拔與培養(yǎng)：在招聘、選拔和培養(yǎng)人才過程中，參考心理檔案信息，評估候選人的心理素質(zhì)和發(fā)展?jié)摿?，提高人才選拔的準(zhǔn)確性和有效性。4.團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理：分析團(tuán)隊(duì)成員的心理檔案，了解團(tuán)隊(duì)整體心理狀況，為團(tuán)隊(duì)建設(shè)和管理提供參考，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)和諧發(fā)展。（三）檔案管理職責(zé)1.心理檔案管理員負(fù)責(zé)心理檔案的日常管理工作，包括檔案的錄入、整理、歸檔、保管等。嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。定期對心理檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)授權(quán)為相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.心理咨詢師參與心理檔案的建立和評估工作，提供專業(yè)的心理咨詢和建議。對心理檔案中的心理健康問題進(jìn)行分析和診斷，為員工提供個性化的心理支持和治療方案。協(xié)助人力資源部門和上級領(lǐng)導(dǎo)理解心理檔案信息，并根據(jù)檔案內(nèi)容提出合理的人力資源管理建議。五、心理檔案的保密與安全（一）保密措施1.心理檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查閱心理檔案。2.心理檔案紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保存放環(huán)境安全，防止資料丟失或泄露。3.在心理檔案的使用過程中，涉及檔案內(nèi)容的討論和交流應(yīng)在保密的環(huán)境中進(jìn)行，避免無關(guān)人員接觸。4.與外部機(jī)構(gòu)合作時(shí)，如需要提供心理檔案相關(guān)信息，必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.定期對心理檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法篡改。2.制定心理檔案備份計(jì)劃，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對心理檔案管理人員的安全意識培訓(xùn)，提高其對檔案保密和安全重要性的認(rèn)識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。六、心理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職且已辦理完所有離職手續(xù)，其心理檔案在經(jīng)過規(guī)定的保存期限后，可進(jìn)行銷毀。2.因檔案信息錯誤或其他原因需要銷毀檔案的，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。（二）銷毀程序1.由心理檔案管理員提出檔案銷毀申請，說明銷毀原因、檔案清單等信息。2.申請經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由心理檔案管理員會同相關(guān)人員對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案清單、參與銷毀人員等，記錄保存期限與檔案保存