檔案原件借還制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案原件的管理，確保檔案原件的安全與完整，規(guī)范檔案原件的借還行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位借閱公司檔案原件的相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案原件是公司重要的信息資產(chǎn)，借還過程中必須確保其安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。2.規(guī)范有序原則：明確借還流程和要求，做到有章可循，確保借還工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.限時歸還原則：借閱檔案原件必須在規(guī)定時間內(nèi)歸還，以保證檔案原件的正常使用和流轉(zhuǎn)。二、檔案原件的界定（一）定義本制度所稱檔案原件，是指公司在各項業(yè)務(wù)活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（二）范圍1.公司設(shè)立以來形成的各類檔案，涵蓋行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷、生產(chǎn)運(yùn)營等各個領(lǐng)域。2.具有重要?dú)v史意義和參考價值的特定時期檔案。3.涉及公司重大決策、重要項目、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案原件時，應(yīng)由借閱人填寫《檔案原件借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.外部單位借閱公司檔案原件，需提前向公司提交書面申請，說明借閱目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。（二）審批流程1.內(nèi)部借閱申請：部門負(fù)責(zé)人對本部門人員的借閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱必要性和可行性進(jìn)行評估，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱申請：檔案管理部門收到外部單位借閱申請后，進(jìn)行初步審核，對于符合借閱條件的申請，提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門與外部單位簽訂《檔案原件借閱協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)，方可辦理借閱手續(xù)。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.內(nèi)部借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.外部單位借閱期限根據(jù)具體情況由雙方協(xié)商確定，但最長不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將檔案原件完整無損地歸還至檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案原件時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通并查明原因，采取相應(yīng)措施。五、借閱期間的保管責(zé)任（一）借閱人責(zé)任1.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案原件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改、污損、丟失檔案原件。2.借閱人應(yīng)按照檔案管理部門的要求，在指定地點(diǎn)使用檔案原件，不得將檔案原件帶出公司或轉(zhuǎn)借他人使用。3.如因工作需要對檔案原件進(jìn)行摘錄、復(fù)印等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。摘錄、復(fù)印的內(nèi)容不得超出工作所需范圍，且不得泄露檔案機(jī)密信息。（二）檔案管理部門責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案原件的情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保借閱人遵守本制度規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人有違反本制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并采取相應(yīng)措施，如收回檔案原件、追究責(zé)任等。3.檔案管理部門應(yīng)做好檔案原件借還過程中的記錄工作，包括借閱時間、歸還時間、借閱人信息、檔案名稱及數(shù)量等，以便進(jìn)行統(tǒng)計和查詢。六、特殊情況處理（一）檔案原件損壞或丟失1.借閱人在借閱期間發(fā)現(xiàn)檔案原件損壞或丟失，應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取措施防止損失擴(kuò)大。2.檔案管理部門接到報告后，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，查明原因。如因借閱人保管不善導(dǎo)致檔案原件損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償標(biāo)準(zhǔn)按照檔案原件的價值及修復(fù)費(fèi)用等綜合確定。3.如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案原件損壞或丟失，檔案管理部門應(yīng)及時向上級主管部門報告，并采取補(bǔ)救措施，盡量減少損失。（二）緊急借閱需求1.如遇緊急工作需要，無法按照正常審批流程借閱檔案原件時，借閱人可向檔案管理部門說明情況，檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全的前提下，優(yōu)先滿足借閱需求，并及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.緊急借閱后，借閱人應(yīng)在最短時間內(nèi)歸還檔案原件，并在歸還后向檔案管理部門提交書面說明，解釋緊急借閱的原因及歸還情況。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案原件借還制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，重點(diǎn)檢查借閱審批流程是否規(guī)范、借閱期限是否合規(guī)、檔案保管是否妥善等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案原件借還情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等對公司檔案原件管理工作的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時完善檔案原件借還制度，加強(qiáng)檔案管理工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱檔案原件。2.超出審批范圍借閱檔案原件。3.未按時歸還檔案原件。4.擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改、污損、丟失檔案原件。5.違反保密規(guī)定，泄露檔案機(jī)密信息。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的內(nèi)部人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的內(nèi)部人員，除給予警告處分外，視情節(jié)輕重給予扣發(fā)績效獎金、降職、撤職等處理。3.對于外部單位違規(guī)借閱檔案原件的行為，公司有權(quán)按照《檔案原件借閱協(xié)議》的約定，追究其違約責(zé)任，如要求賠償經(jīng)濟(jì)損失、解除合作關(guān)系等。4.如因違規(guī)行為給公司造成重大損失或不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)