檔案制度將取消關(guān)于檔案制度調(diào)整的通知一、總則1.目的為了適應(yīng)公司/組織發(fā)展的新形勢(shì)，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，經(jīng)研究決定，對(duì)現(xiàn)行檔案制度進(jìn)行調(diào)整，特制定本通知。2.適用范圍本通知適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工。3.基本原則檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)、完整、安全、有效的原則，確保檔案信息能夠準(zhǔn)確反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，并為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。二、檔案制度調(diào)整背景隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和公司/組織業(yè)務(wù)的不斷拓展，傳統(tǒng)的檔案制度在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中逐漸暴露出一些問(wèn)題。例如，檔案管理流程繁瑣，導(dǎo)致工作效率低下；檔案存儲(chǔ)空間有限，難以滿足日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量需求；檔案檢索和利用不夠便捷，影響了工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性等。為了解決這些問(wèn)題，提高公司/組織的管理水平，決定對(duì)檔案制度進(jìn)行調(diào)整。三、檔案制度調(diào)整內(nèi)容（一）檔案分類與編號(hào)1.分類調(diào)整原分類方式：按照檔案的形成部門(mén)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，分為行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。調(diào)整后分類方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，重新劃分為核心業(yè)務(wù)檔案、管理支撐檔案、文化建設(shè)檔案等類別。核心業(yè)務(wù)檔案主要包括與公司/組織核心業(yè)務(wù)直接相關(guān)的文件資料；管理支撐檔案涵蓋行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面的檔案；文化建設(shè)檔案則包括公司/組織文化活動(dòng)、宣傳資料等相關(guān)檔案。2.編號(hào)規(guī)則原編號(hào)規(guī)則：采用部門(mén)代碼+年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，如A2023001，表示行政部門(mén)2023年的第1份檔案。調(diào)整后編號(hào)規(guī)則：以檔案類別代碼為基礎(chǔ)，結(jié)合年份和流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。例如，核心業(yè)務(wù)檔案類別代碼為HB，其編號(hào)為HB2023001，表示2023年核心業(yè)務(wù)類的第1份檔案。（二）檔案收集與整理1.收集要求原收集要求：各部門(mén)定期將本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)需填寫(xiě)檔案移交清單。調(diào)整后收集要求：明確檔案形成部門(mén)為檔案收集的第一責(zé)任人，各部門(mén)應(yīng)在檔案形成后及時(shí)進(jìn)行整理，并按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)將檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)在形成后立即移交。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給移交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.整理規(guī)范原整理規(guī)范：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的裝訂和編目。調(diào)整后整理規(guī)范：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求如下：文件排序：每份檔案內(nèi)的文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。編目要求：編制詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。裝訂要求：采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。（三）檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)方式原存儲(chǔ)方式：主要采用紙質(zhì)檔案柜存儲(chǔ)，部分重要檔案采用電子存儲(chǔ)備份。調(diào)整后存儲(chǔ)方式：逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，建立電子檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域，采用密集架等方式進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.保管期限原保管期限：根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，設(shè)定了不同的保管期限，如短期（15年）、中期（510年）、長(zhǎng)期（10年以上）。調(diào)整后保管期限：結(jié)合公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)要求，對(duì)保管期限進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。例如，核心業(yè)務(wù)檔案中的重要合同、協(xié)議等保管期限延長(zhǎng)至[X]年；一般性業(yè)務(wù)文件保管期限調(diào)整為[X]年等。同時(shí)，明確了保管期限的起始時(shí)間為檔案形成日期。（四）檔案檢索與利用1.檢索方式原檢索方式：主要通過(guò)紙質(zhì)目錄進(jìn)行手工檢索，效率較低。調(diào)整后檢索方式：建立完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，支持按檔案編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞、日期等多種方式進(jìn)行快速檢索。同時(shí)，提供模糊檢索功能，方便用戶查找相關(guān)檔案。2.利用流程原利用流程：?jiǎn)T工如需查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到檔案管理部門(mén)查閱。調(diào)整后利用流程：優(yōu)化檔案利用流程，員工可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交檔案查閱申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至相關(guān)審批人進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，員工可在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)在線查閱或下載檔案。對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，需按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行特殊處理，如現(xiàn)場(chǎng)查閱、專人陪同等。（五）檔案安全管理1.安全制度原安全制度：制定了基本的檔案安全管理制度，如防火防盜、定期檢查等。調(diào)整后安全制度：進(jìn)一步完善檔案安全管理制度，明確檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員的安全職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)，安裝監(jiān)控設(shè)備、防火防盜報(bào)警裝置等。建立檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)有效應(yīng)對(duì)。2.人員管理原人員管理：對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了基本的安全培訓(xùn)。調(diào)整后人員管理：加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)和考核，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自泄露檔案信息。同時(shí)，對(duì)涉及檔案管理的其他人員進(jìn)行安全交底，確保全員了解檔案安全重要性。四、實(shí)施步驟1.準(zhǔn)備階段（[準(zhǔn)備階段時(shí)間區(qū)間]）成立檔案制度調(diào)整工作小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案制度調(diào)整工作。開(kāi)展檔案現(xiàn)狀調(diào)研，全面了解公司/組織現(xiàn)有檔案的數(shù)量、類別、存儲(chǔ)情況等。組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的檔案制度和管理系統(tǒng)操作方法。2.實(shí)施階段（[實(shí)施階段時(shí)間區(qū)間]）按照新的檔案分類與編號(hào)規(guī)則，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行重新分類和編號(hào)。各部門(mén)按照新的檔案收集與整理要求，開(kāi)展檔案收集和整理工作，并移交至檔案管理部門(mén)。逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，并將已整理好的檔案錄入系統(tǒng)。調(diào)整檔案存儲(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化檔案保管環(huán)境。上線檔案檢索與利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的便捷檢索和利用。3.驗(yàn)收階段（[驗(yàn)收階段時(shí)間區(qū)間]）檔案制度調(diào)整工作小組對(duì)各部門(mén)檔案整理和移交情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行測(cè)試和評(píng)估，確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。檢查檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)措施是否到位，檔案安全管理制度是否有效執(zhí)行。根據(jù)驗(yàn)收情況，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行整改，確保檔案制度調(diào)整工作順利完成。五、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計(jì)劃制定詳細(xì)的檔案制度培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)不同崗位人員開(kāi)展分層培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括新檔案制度的調(diào)整背景、具體內(nèi)容、操作流程等。采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、線上學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。2.宣傳工作通過(guò)公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳檔案制度調(diào)整的目的、意義和主要內(nèi)容。制作宣傳手冊(cè)，發(fā)放給各部門(mén)員工，方便員工隨時(shí)查閱。解答員工對(duì)檔案制度調(diào)整的疑問(wèn)，收集員工反饋意見(jiàn)，及時(shí)進(jìn)行溝通和處理。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制建立檔案制度執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)是否符合新制度要求。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.考核辦法將檔案制度執(zhí)行情況納入部門(mén)和員工績(jī)效考核體系。設(shè)定