檔案收集利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的收集與利用管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)（檔案室），對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案收集應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的全過程，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮利用需求，簡化手續(xù)，提高效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。公司/組織會議記錄、紀(jì)要、決議等。公司/組織發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件材料。公司/組織人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、獎懲材料等。公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書等。公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司/組織知識產(chǎn)權(quán)檔案，包括專利證書、商標(biāo)注冊證、著作權(quán)登記證書等。公司/組織榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等相關(guān)材料。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案市場調(diào)研、分析報(bào)告、營銷策劃方案等。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等相關(guān)文件材料。銷售合同、訂單、發(fā)貨單、客戶反饋等。采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等。項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件材料，包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、技術(shù)文檔、會議記錄等。售后服務(wù)記錄、客戶投訴處理文件等。3.其他類檔案公司/組織舉辦的各類活動的文件材料，包括活動方案、宣傳資料、照片、視頻等。個人在公司/組織工作期間形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如個人工作總結(jié)、研究報(bào)告、獲獎作品等（經(jīng)本人同意后歸檔）。上級主管部門、政府部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件材料。公司/組織與外部單位交流合作過程中形成的文件材料，如合作協(xié)議、交流紀(jì)要、往來信函等。（二）收集渠道1.內(nèi)部部門收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案收集范圍，定期將本部門形成的文件材料整理后移交檔案室。2.個人移交員工在工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，應(yīng)及時主動移交所在部門，由部門統(tǒng)一移交檔案室。3.外部接收對于上級主管部門、政府部門下發(fā)的文件材料，以及與外部單位交流合作過程中接收的文件材料，由公司/組織辦公室或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集后移交檔案室。（三）收集要求1.及時性各部門及員工應(yīng)及時將形成的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的時效性。一般文件材料應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)移交檔案室，重要緊急文件應(yīng)隨時移交。2.完整性收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、底稿、簽批單等，確保能夠全面反映相關(guān)活動的真實(shí)情況。3.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，字跡清晰，簽署完備，數(shù)字準(zhǔn)確，不得有涂改、偽造等現(xiàn)象。4.規(guī)范性文件材料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式、字體、排版要求進(jìn)行整理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。（四）收集程序1.部門整理各部門收集人員對本部門形成的文件材料進(jìn)行初步分類、整理，剔除無關(guān)材料，按照檔案保管期限進(jìn)行劃分。2.填寫移交清單整理后的檔案應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.移交檔案室部門收集人員將填寫好的《檔案移交清單》及檔案一并移交至檔案室，檔案室接收人員進(jìn)行核對、簽收。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）分類方法1.按年度分類將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，每年形成的檔案單獨(dú)排列。2.按機(jī)構(gòu)（部門）分類在年度分類的基礎(chǔ)上，按公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，同一部門形成的檔案集中排列。3.按保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（三）編號與編目1.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)合理，便于識別和管理。編號方法可采用年度機(jī)構(gòu)（部門）保管期限流水號的形式，如“2023辦公室永久001”。2.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、責(zé)任者等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。（四）裝訂與裝盒1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。2.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。一個檔案盒內(nèi)可裝若干卷檔案，但應(yīng)保持檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。（二）保管要求1.定期檢查檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.溫濕度控制檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。可通過安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.防蟲防霉定期對檔案進(jìn)行防蟲、防霉處理，可放置防蟲藥、干燥劑等，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。4.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全。（三）檔案數(shù)字化1.為提高檔案利用效率，便于檔案信息的快速檢索和共享，應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，保證兩者內(nèi)容一致。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲、檢索利用，并做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織員工因個人工作、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱檔案。3.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱檔案，但須經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名及所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱借閱檔案須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名及所在部門、借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司/組織員工查閱、借閱涉及個人人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等敏感信息的檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同審批。3.外部單位查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名及所在部門、查閱或借閱檔案名稱及編號、利用目的、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史的觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括對公司/組織當(dāng)前和未來工作的查考利用價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申