檔案歸檔制度包括一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：歸檔的檔案必須是真實、準確、完整的原始資料，不得擅自篡改、偽造或銷毀。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，進行科學合理的分類，便于檔案的整理、保管和查閱。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、丟失和損壞。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負責全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本公司/組織的各類檔案資料。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行培訓和業(yè)務(wù)指導。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項工作提供檔案信息服務(wù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、銷售合同、客戶資料、采購訂單、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制、項目管理等與業(yè)務(wù)經(jīng)營相關(guān)的檔案。3.財務(wù)審計類：主要有財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理等檔案。4.技術(shù)研發(fā)類：包含研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、專利資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。5.基本建設(shè)類：涉及公司/組織的基本建設(shè)項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。（二）檔案編號為便于檔案的識別和管理，對每一類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體規(guī)則如下：1.編號由四部分組成，各部分之間用“”隔開。2.第一部分為檔案類別代碼，采用大寫字母表示，如“XZ”代表行政管理類，“JY”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“CW”代表財務(wù)審計類，“JS”代表技術(shù)研發(fā)類，“JS”代表基本建設(shè)類。3.第二部分為年份代碼，采用四位數(shù)字表示，如“2023”代表2023年形成的檔案。4.第三部分為流水號，按照檔案形成的先后順序依次編號，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。5.第四部分為版本號，用于區(qū)分同一檔案的不同版本，用大寫字母表示，如“A”“B”“C”等。例如：“XZ2023001A”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案的A版本。四、檔案歸檔要求（一）歸檔范圍1.本公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外發(fā)出的文件、函件、合同、協(xié)議等。（二）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時歸檔，最遲不得超過一個月。3.財務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定的時間要求進行歸檔。4.工程檔案應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔份數(shù)一般歸檔一份原件，重要文件或需多方查閱的文件可根據(jù)實際情況增加歸檔份數(shù)。（四）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，破損或褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行歸檔，確保其可讀性和可利用性。五、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。3.財務(wù)檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進行整理，裝訂成冊。4.工程檔案按照項目階段和專業(yè)進行分類整理，編制工程檔案目錄。（三）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和管理。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。（五）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為15年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年至15年。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況進行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其歸檔保存。八、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱重要檔案時，應(yīng)有專人陪同。（二）查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上登記，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在登記簿上簽字確認。（三）利用方式檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件查閱、復(fù)印件、摘錄等利用方式。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定收取復(fù)印費用。（四）保密規(guī)定查閱檔案人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度