羅列檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計(jì)與利用：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持；積極開展檔案利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.指導(dǎo)與監(jiān)督：對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合規(guī)定要求。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案：針對公司/組織的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料，記錄公司/組織的重要活動、事件等。5.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件，如文檔、表格、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的識別、管理和查詢。2.編號方法：采用層次分類編號法，根據(jù)檔案分類體系，為每一類檔案編制相應(yīng)的編號。例如，行政檔案編號為“XZ”，業(yè)務(wù)檔案編號為“YW”，項(xiàng)目檔案編號為“XM”等；在每一類檔案編號下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編號。如人事檔案編號為“XZRS”，其中“RS”表示人事，后面再根據(jù)具體人員或檔案類別進(jìn)行編號。3.編號示例：以市場營銷檔案為例，編號為“YWSC001”，其中“YW”表示業(yè)務(wù)檔案，“SC”表示市場營銷，“001”為該類檔案的順序號。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)、主管部門下發(fā)的與公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司/組織內(nèi)部各部門之間的往來文件、報(bào)告、報(bào)表等。5.員工個人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。對于重要活動、事件等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集。2.真實(shí)準(zhǔn)確：收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。3.齊全完整：要保證檔案材料的齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，不得遺漏重要內(nèi)容。（三）收集程序1.部門收集：各部門按照檔案收集范圍和要求，定期將本部門形成的檔案材料收集整理后，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門對各部門移交的檔案材料進(jìn)行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案材料，退回原部門補(bǔ)充或修正。3.歸檔入庫：審核合格的檔案材料，按照檔案分類編號規(guī)則進(jìn)行編號、編目，然后歸檔入庫，進(jìn)行妥善保管。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等規(guī)律，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于保管和查閱利用，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂：對紙張破損、大小不一的檔案材料進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和查閱。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）整理要求1.分類準(zhǔn)確：嚴(yán)格按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保檔案分類準(zhǔn)確無誤。2.編號規(guī)范：檔案編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，符合編號規(guī)則，不得隨意更改。3.編目完整：檔案目錄應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，便于查閱。4.裝盒整齊：檔案裝盒應(yīng)排列整齊，盒內(nèi)檔案擺放有序，便于查找和利用。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房設(shè)施：庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，存儲在專門的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和利用。同時，要定期對聲像檔案進(jìn)行檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，采用異地備份等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)。同時，要建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)，確保電子檔案的安全和完整。（三）保管期限1.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，定期保管的檔案期限分為10年、30年等。2.永久保管：對公司/組織具有重要?dú)v史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。（四）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，確保檔案的安全和完整。2.不定期清查：在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、泄密等情況，應(yīng)及時進(jìn)行清查，查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、價(jià)值等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.準(zhǔn)確判斷：根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判斷檔案是否已失去保存價(jià)值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其在今后工作中的利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案鑒定工作小組對已鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批：銷毀清單報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀工作的真實(shí)性和可追溯性。4.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。八、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況：包括檔案的數(shù)量、來源、類別等。2.檔案整理情況：如整理的檔案數(shù)量、分類情況等。3.檔案保管情況：檔案的存放位置、保管期限、完好狀況等。4.檔案利用情況：檔案的查閱次數(shù)、利用目的、利用效果等。5.檔案銷毀情況：銷毀檔案的數(shù)量、原因、時間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立統(tǒng)計(jì)臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)：每月或每季度對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)送。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.及時報(bào)送：按照規(guī)定時間及時報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)信息的時效性。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部：為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，如查閱檔案進(jìn)行工作決策、解決問題、開展業(yè)務(wù)等。2.外部單位：根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，為有關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)，但需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，確保檔案按時歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但需注明用途，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用程序1.申請：檔案利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、所需檔案的名稱、編號等內(nèi)容。2.審批：申請表報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，重要檔案的利用需報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱或借閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案利用者按照規(guī)定的方式進(jìn)行檔案查閱或借閱。4.歸還：借閱的檔案應(yīng)按時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量等內(nèi)容，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的收進(jìn)、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（