研究院檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研究院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在研究院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究院各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指研究院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研究院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映研究院的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理與研究院工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為研究院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以研究院院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善研究院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案檢索效率。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，為研究院各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促本部門員工做好文件材料的收集、整理工作，確保文件材料的齊全、完整。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.配合綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與研究院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.研究院制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.研究院召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.研究院開展科研項(xiàng)目、技術(shù)開發(fā)、技術(shù)服務(wù)等活動(dòng)形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、結(jié)題報(bào)告等。5.研究院與國(guó)內(nèi)外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件材料。6.研究院的人事檔案，包括員工的履歷表、任免文件、考核材料、工資待遇材料、獎(jiǎng)懲材料等。7.研究院的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.研究院的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等。9.研究院的基建檔案，包括基建項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。10.研究院的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料，反映研究院重要活動(dòng)、科研成果、先進(jìn)人物等。11.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.各部門應(yīng)定期將收集的文件材料進(jìn)行整理，按照歸檔要求分類存放，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交綜合管理部門。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.基建項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料按照歸檔范圍和分類方案進(jìn)行分類、組卷。組卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持卷內(nèi)文件的系統(tǒng)性和完整性。2.編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目，做到準(zhǔn)確、清晰。3.填寫備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、日期等項(xiàng)目，對(duì)卷內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行說明。4.裝訂案卷，案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂，整齊牢固，便于保管和利用。5.編制案卷封面，封面應(yīng)包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、保管期限、密級(jí)編號(hào)及檔號(hào)等項(xiàng)目，填寫應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。6.各部門將整理好的案卷連同卷內(nèi)文件目錄、備考表等一并移交綜合管理部門。綜合管理部門對(duì)移交的案卷進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的案卷退回原部門重新整理。7.綜合管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的案卷進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、上架，建立檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法研究院檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)：按照研究院內(nèi)部的部門設(shè)置進(jìn)行分類，同一部門形成的文件材料歸為一類。3.保管期限：根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）整理要求1.對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，去除重復(fù)、無效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.按照分類方案對(duì)文件材料進(jìn)行分類，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，便于檢索和查找。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。6.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。3.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率高、具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案應(yīng)予以保留。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存的檔案：反映研究院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)研究院有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的法規(guī)性文件、科研成果、重大會(huì)議文件、人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保存的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)研究院工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般的科研項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄等。3.短期保存的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)研究院工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、便函等。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，一份留存，一份交綜合管理部門。2.綜合管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案銷毀清冊(cè)進(jìn)行審核，報(bào)研究院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、方便利用的原則，在確保檔案安全的前提下，為研究院各項(xiàng)工作提供有效的檔案支持。（二）利用范圍1.研究院內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與研究院相關(guān)的檔案，須經(jīng)研究院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.因國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定或司法機(jī)關(guān)辦案需要查閱、借閱檔案的，按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：研究院內(nèi)部人員可直接到綜合管理部門檔案查閱室查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備，并由檔案管理人員進(jìn)行操作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用日期、利用人、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和快速檢索。3.檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。4.檔案信息安全管理：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)遵