檔案制度電子版一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，適應公司/組織信息化發(fā)展需求，特制定本檔案制度電子版。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則公司/組織檔案工作實行統(tǒng)一領導，由綜合管理部門歸口管理，各部門負責本部門檔案的收集、整理和保管，并接受綜合管理部門的監(jiān)督指導。2.完整性原則檔案管理應確保各類檔案資料的全面收集，涵蓋公司/組織經(jīng)營管理、業(yè)務活動、技術(shù)研發(fā)、人事行政等各個方面，保證檔案的完整性。3.準確性原則檔案內(nèi)容應真實、準確反映公司/組織的各項活動，數(shù)據(jù)、信息應與實際情況相符，確保檔案的可靠性。4.保密性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務開展等提供有力支持。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作的各項規(guī)章制度和操作流程。2.負責公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導各部門開展檔案管理工作。3.集中管理公司/組織各類重要檔案，包括但不限于行政文件、合同協(xié)議、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等，建立健全檔案目錄和數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范有序存放。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設施設備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的實體安全和信息安全。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙?、失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。7.組織開展檔案的利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料，積極開發(fā)檔案信息資源。8.負責與外部檔案管理機構(gòu)、相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案的移交、接收、查詢等事宜。9.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案工作的組織領導，明確專人負責檔案管理，確保檔案工作的有效開展。2.按照檔案管理制度的要求，負責收集、整理、保管本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整、準確。3.定期將本部門整理好的檔案移交至綜合管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。4.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露、銷毀或涂改本部門保管的檔案。5.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出檔案查詢、借閱申請，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還。6.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.熟練掌握檔案管理軟件和信息技術(shù)，負責檔案信息的錄入、維護和更新，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。4.做好檔案的安全保密工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，對檔案的利用情況進行登記和跟蹤，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的實體安全和信息安全。6.積極參與檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)n案進行鑒定，提出銷毀意見，并做好銷毀記錄。7.協(xié)助綜合管理部門開展檔案利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料。8.不斷學習和掌握檔案管理的新知識、新技術(shù)，提高自身業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，積極推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等文件。2.合同協(xié)議類：涵蓋公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。3.財務檔案類：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等財務相關(guān)檔案。4.人事檔案類：涉及員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓、工資福利等人事檔案資料。5.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務特點進行分類，如市場營銷業(yè)務檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務檔案、研發(fā)項目檔案、客戶服務檔案等。6.工程技術(shù)檔案類：包括工程項目規(guī)劃、設計圖紙、施工方案、技術(shù)交底、竣工驗收等檔案資料。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的標識、查詢和管理。2.編號結(jié)構(gòu)為：[檔案類別代碼][年份][流水號]。檔案類別代碼：采用大寫字母表示，如行政文件類用“XZ”表示，合同協(xié)議類用“HT”表示，財務檔案類用“CW”表示，人事檔案類用“RS”表示，業(yè)務檔案類用“YW”表示，工程技術(shù)檔案類用“GC”表示。年份：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。流水號：按照檔案形成的先后順序依次編制，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“0001”。3.例如，一份2023年形成的行政文件，其編號為“XZ20230001”；一份2022年簽訂的合同協(xié)議，編號為“HT20220002”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門應按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.重點收集涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務活動、關(guān)鍵技術(shù)研發(fā)、財務收支、人事任免等方面的檔案資料。3.對于外部單位發(fā)來的與公司/組織業(yè)務相關(guān)的文件、函件、合同等，應及時收集并移交至綜合管理部門。（二）收集要求1.檔案收集應遵循全面、及時、準確的原則，確保檔案資料的完整性和真實性。2.各部門兼職檔案員應定期對本部門的檔案進行收集整理，每月進行一次小整理，每季度進行一次全面整理，并及時移交至綜合管理部門。3.對于重要會議、重大活動、緊急事件等形成的檔案資料，應在活動結(jié)束后及時收集歸檔，確保檔案的時效性。4.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。（三）整理方法1.檔案整理應按照檔案分類方案進行，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.對收集到的檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.每份文件材料應按照其來源、時間、內(nèi)容等要素進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。4.對于紙張破損、字跡模糊或易褪色的檔案資料，應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。5.整理后的檔案應編制卷內(nèi)目錄，目錄應包括文件編號、文號、責任者、題名、日期、頁號等內(nèi)容，便于檔案的查詢和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應設置專門的辦公區(qū)域，用于檔案管理人員辦公和檔案整理、查閱等工作。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對于紙質(zhì)檔案，應采用檔案盒或檔案夾進行裝訂保管，檔案盒或檔案夾應標明檔案類別、年份、起止編號等信息。3.對于電子檔案，應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期進行備份，確保電子檔案的安全可靠。4.對于聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，應進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并采用光盤、磁帶等介質(zhì)進行存儲保管。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況進行，具體保管期限參照《檔案保管期限表》執(zhí)行。（四）檔案清查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案賬目相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性核對，檔案的保管狀況檢查，檔案的存放位置核對等。3.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對丟失檔案進行查找和補充等。4.清查結(jié)束后，應編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果、存在問題及處理情況等，并將報告存檔備案。六、檔案的利用（一）利用范圍1.在確保檔案安全和保密的前提下，公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要可以查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)程序辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定程序提供檔案查閱服務，并對查閱情況進行登記。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。檔案管理人員應按照規(guī)定程序提供檔案查閱服務，并對查閱情況進行登記。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應對借閱情況進行跟蹤管理，督促借閱人員按時歸還檔案。3.復制：對于因工作需要不能查閱或借閱原件的檔案，公司/組織內(nèi)部人員可以申請復制檔案。復制檔案應填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案的類別、編號、復制內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定程序進行復制，并對復制情況進行登記。復制的檔案應加蓋“復制件”章，并注明復制日期。(三)利用審批1.檔案利用審批應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保檔案利用的合法性、合理性和安全性。2.對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案利用，應經(jīng)公司/組織保密管理部門審批同意后開具《檔案利用保密審批表》，方可查閱、借閱或復制。3.檔案利用審批表應包括申請人信息、利用檔案的類別和編號、利用目的、利用方式、審批意見等內(nèi)容，審批意見應明確是否同意利用以及利用的范圍、期限等要求。4.檔案管理人員應嚴格按照審批意見提供檔案利用服務，不得擅自擴大利用范圍或延長利用期限。（四）利用登記1.檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用檔案的類別和編號、利用方式、利用目的、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應采用紙質(zhì)臺賬和電子表格相結(jié)合的方式進行，確保登記信息的準確、完整和可追溯。3.檔案管理人員應定期對檔案利用登記信息進行整理和分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在的問題，并采取相應的措施進行改進。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門兼職檔案員以及相關(guān)業(yè)務專家等。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。2.具有下列情形之一的檔案，應予以鑒定銷毀：已過保管期限且確無保存價值的檔案；重復、冗余或內(nèi)容不完整且無法補充完善的檔案；已被新的文件、資料替代且原檔案失去利用價值的檔案；因保管不善導致檔案嚴重損壞、字跡模糊或無法辨認且無法修復的檔案；涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息且已解密或不再具有保密價值的檔案。3.對于涉及公司/組織重要歷史事件、重大決策、核心業(yè)務等方面的檔案，即使已過保管期限，也應進行妥善保管，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應定期對到期檔案進行清理，確定需要鑒定的檔案范圍，并組織相關(guān)人員對檔案進行初步審查。2.初步審查人員應根據(jù)檔案鑒定標準，對檔案的內(nèi)容、價值等進行逐一分析，提出初步鑒定意見