損毀檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，防止檔案損毀、丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及檔案損毀相關(guān)的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案損毀預(yù)防（一）檔案保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[具體濕度范圍]。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案整理與裝訂規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號、編目，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用線裝、膠裝等牢固的裝訂方式，去除金屬物，防止檔案松散或破損。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行整理和存儲，定期進行備份，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）檔案借閱與歸還管理1.嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度，借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批后的申請表提供檔案，并與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量和完整性，辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損毀、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照本制度的規(guī)定進行處理。（四）檔案日常維護檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。清查和盤點工作每年至少進行一次，并形成書面報告。2.在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)隨時關(guān)注檔案的保存情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、破損等跡象，應(yīng)及時采取相應(yīng)的措施進行處理，防止檔案損毀情況進一步惡化。三、檔案損毀認定（一）損毀情形1.紙質(zhì)檔案出現(xiàn)紙張破損、撕裂、霉變、蟲蛀、褪色、字跡模糊等情況，影響檔案內(nèi)容的完整和可讀。2.電子檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞、無法讀取，或存儲介質(zhì)損壞等情況，導(dǎo)致檔案信息無法正常使用。3.照片檔案出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、模糊、劃痕、破損等情況，影響照片的清晰度和真實性。4.音像檔案出現(xiàn)聲音失真、圖像模糊、磁帶變形、光盤損壞等情況，導(dǎo)致檔案內(nèi)容無法正常播放或觀看。（二）認定程序及責(zé)任部門1.檔案管理人員在日常檢查或接收檔案時發(fā)現(xiàn)檔案有損毀情況，應(yīng)及時填寫《檔案損毀登記表》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、損毀部位、損毀程度、發(fā)現(xiàn)時間等信息，并提交檔案管理部門負責(zé)人。2.檔案管理部門負責(zé)人接到報告后，應(yīng)組織相關(guān)人員對檔案損毀情況進行初步評估和認定，確定損毀檔案的范圍和程度。對于重大檔案損毀事件，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。3.如對檔案損毀情況存在爭議或需要進一步鑒定，檔案管理部門可委托專業(yè)的檔案鑒定機構(gòu)或?qū)＜疫M行鑒定，出具鑒定意見。鑒定結(jié)果作為檔案損毀認定的最終依據(jù)。四、檔案損毀處理（一）輕微損毀檔案處理1.對于輕微損毀的檔案，如紙張有少量破損、字跡輕微模糊等，檔案管理人員應(yīng)及時采取修復(fù)措施。修復(fù)工作應(yīng)遵循保持檔案原貌、不損害檔案內(nèi)容的原則，采用適當(dāng)?shù)男迯?fù)技術(shù)和材料進行處理。2.修復(fù)后的檔案應(yīng)重新進行整理和裝訂，并在檔案目錄中注明修復(fù)情況。（二）中度損毀檔案處理1.對于中度損毀的檔案，如紙張破損嚴重、部分字跡無法辨認等，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和可修復(fù)性，制定具體的處理方案。2.處理方案可包括采用數(shù)字化掃描、轉(zhuǎn)錄等方式對檔案內(nèi)容進行備份，同時盡可能對原件進行修復(fù)。在修復(fù)過程中，應(yīng)詳細記錄修復(fù)過程和采取的措施，并形成修復(fù)報告。3.修復(fù)后的檔案應(yīng)與備份資料一同妥善保管，確保檔案信息的完整性和可追溯性。（三）嚴重損毀檔案處理1.對于嚴重損毀且無法修復(fù)的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進行處理。2.如該檔案有備份資料，應(yīng)確保備份資料的完整性和可用性，繼續(xù)作為檔案保存和利用。如無備份資料，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，評估是否需要采取其他補救措施，如重新收集相關(guān)資料、進行專題調(diào)研等。（四）因人為原因?qū)е聶n案損毀的處理1.如查明檔案損毀是由于員工故意或重大過失造成的，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。責(zé)任追究方式可包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等，同時要求責(zé)任人采取措施盡量減少檔案損毀造成的損失。2.責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)因檔案損毀而產(chǎn)生的修復(fù)費用、重新收集資料費用等直接經(jīng)濟損失。如檔案損毀導(dǎo)致公司/組織遭受其他間接損失，責(zé)任人應(yīng)根據(jù)過錯程度承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案損毀監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責(zé)對各部門檔案管理情況進行定期檢查和不定期抽查，重點檢查檔案保管環(huán)境、借閱歸還手續(xù)、日常維護檢查等工作是否符合本制度要求。2.對于發(fā)現(xiàn)的檔案損毀問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報告，檔案管理部門進行復(fù)查驗收。（二）考核辦法1.將檔案損毀管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理部門及相關(guān)責(zé)任人進行考核?？己酥笜丝砂n案損毀率、檔案修復(fù)及時率、檔案保管環(huán)境達標率等。2.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對檔案損毀問題嚴重、未履行檔案管理職責(zé)的部門和個人進行通報批評，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定扣減績效分數(shù)或給予其他處罰。