檔案保管制度度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）定義1.檔案：是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。2.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集公司各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行記錄。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整、準確和安全。4.組織開展檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。5.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓。6.按照國家有關規(guī)定，及時向檔案行政管理部門報送檔案管理情況。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理，并按照公司檔案管理制度的要求，及時將檔案移交綜合管理部門。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，做好本部門檔案的保密工作，防止檔案丟失和損壞。4.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，接受綜合管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務素質，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案檢索方法，能夠快速、準確地為利用者提供檔案信息。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容，確保檔案信息安全。5.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理，確保檔案的安全保管。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項業(yè)務活動中形成的文件，包括但不限于合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票、報表、報告等。3.公司內部管理文件，如規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要、人事檔案、財務檔案等。4.公司對外宣傳資料、廣告策劃、產(chǎn)品介紹等文件。5.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。6.公司重要活動的照片、錄像、錄音等音像資料。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件，并定期移交綜合管理部門。2.對于重要文件和緊急文件，應及時報送綜合管理部門，確保檔案的時效性。3.收集的文件應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。4.對于電子文件，應按照公司電子文件管理規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內容。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案柜等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.檔案架和檔案柜應標明檔案類別、編號等信息，確保檔案存放有序。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.綜合管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管情況與檔案管理臺賬一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，對檔案清查情況進行總結和分析，提出改進措施和建議。（五）檔案銷毀1.檔案保管期滿，需要銷毀的，由綜合管理部門提出銷毀意見，會同有關部門進行鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，報公司領導審批后銷毀。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.檔案銷毀清冊應永久保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須經(jīng)公司領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。查閱完畢后應及時歸還檔案。2.借閱手續(xù)：公司內部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后應及時歸還檔案。3.外部單位查閱、借閱手續(xù)：外部單位查閱、借閱公司檔案，應提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、查閱、借閱內容等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部門與外部單位簽訂《檔案查閱、借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。外部單位查閱、借閱檔案時，應按照協(xié)議約定的時間、地點和方式進行，不得擅自擴大查閱、借閱范圍。查閱、借閱完畢后應及時歸還檔案，并由綜合管理部門負責收回《檔案查閱、借閱協(xié)議》。（三）利用登記1.綜合管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱、借閱時間、查閱、借閱人員、查閱、借閱內容、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查考。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務水平。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、上架、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.信息安全保障：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與紙質檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質