檔案制度孵化一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門兼職檔案人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的利用工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體的檔案類目。3.項(xiàng)目檔案類：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，按照項(xiàng)目階段和內(nèi)容進(jìn)行分類。4.人事檔案類：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等檔案。5.聲像檔案類：如照片、錄音、錄像等。6.實(shí)物檔案類：如獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的識(shí)別和管理，對(duì)每類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)采用層次編碼法，由檔案類別代碼、年度代碼、流水號(hào)等部分組成。例如，行政管理類檔案編號(hào)為XZGLYYYYXXXX，其中XZGL為行政管理類代碼，YYYY為年度，XXXX為流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作。2.在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案材料，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、起止日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管情況。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱的目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋單位公章。3.檔案管理部門對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，予以辦理手續(xù)，并提供必要的協(xié)助。4.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱、借閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案。5.查閱、借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，組成鑒定小組。3.鑒定小組根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案管理部門、監(jiān)銷部門等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理，確保電子檔案的清晰可讀。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.將電子檔案存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便用戶使用。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理功能，不同人員具有不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)安全1.采取必要的安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。