人事檔案制度年代一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應(yīng)如實反映員工的真實情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工的各類人事信息，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行人事檔案的整理、歸檔、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料包括員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等。（二）自傳材料員工撰寫的反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效評估報告等。2.任職期滿考核、晉升考察等材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料。2.出國（境）政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等。2.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等。（七）獎勵材料1.公司內(nèi)部頒發(fā)的各類獎勵證書、表彰決定等。2.獲得的社會榮譽證書、表彰文件等。（八）處分材料1.公司內(nèi)部的違紀(jì)處分決定、通報批評等。2.受到的外部行政、黨紀(jì)處分材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.任免文件、職務(wù)變動通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料如員工的健康體檢報告、工作成果證明等。三、人事檔案的建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個人基本信息表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.要求新員工提供學(xué)歷學(xué)位證書原件及復(fù)印件、身份證原件及復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書原件及復(fù)印件（如有）等相關(guān)材料。3.指導(dǎo)新員工填寫自傳材料、入黨（團(tuán)）申請書等相關(guān)表格，并及時歸檔。（二）檔案材料定期收集1.人力資源部門定期（每季度）向各部門收集員工的考核評估報告、獎勵處分決定、培訓(xùn)記錄等材料。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)整理和提交本部門員工的相關(guān)材料，確保材料的及時、準(zhǔn)確收集。（三）特殊情況材料補充1.員工發(fā)生職務(wù)變動、學(xué)歷提升、獲得新獎勵或處分等情況時，相關(guān)部門應(yīng)在變動發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)將相應(yīng)材料提交至人力資源部門。2.員工個人如有需要補充或更新檔案材料的，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將材料提交至人力資源部門。四、人事檔案的整理與歸檔（一）分類整理1.按照人事檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.每一類材料按照時間順序進(jìn)行排列，確保材料的連貫性和邏輯性。（二）編號編制1.為每份檔案材料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)材料類別、年份、順序號等信息。2.例如，履歷材料的編號格式為：L[年份][順序號]，其中L代表履歷材料。（三）裝訂成冊1.將同一類別的檔案材料按照編號順序裝訂成冊，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。（四）歸檔存放1.整理好的人事檔案按照員工姓名拼音順序排列，存放在專門的檔案柜中。2.檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別、年份等信息，便于查找和管理。五、人事檔案的保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的人事檔案保管室，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案保管室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。（二）檔案借閱1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，因工作需要借閱檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，在檔案保管室進(jìn)行查閱。2.查閱人不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案保管室。（五）檔案定期檢查1.人力資源部門定期（每年）對人事檔案進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。六、人事檔案的利用（一）員工晉升、調(diào)崗依據(jù)1.人力資源部門在進(jìn)行員工晉升、調(diào)崗時，依據(jù)人事檔案中的考核評估、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等材料，綜合評估員工的能力和素質(zhì)，為決策提供參考。2.確保晉升、調(diào)崗人員的檔案材料真實、完整，符合公司相關(guān)規(guī)定。（二）培訓(xùn)與發(fā)展規(guī)劃參考1.根據(jù)人事檔案中員工的學(xué)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、技能水平等信息，為員工制定個性化的培訓(xùn)與發(fā)展規(guī)劃。2.幫助員工提升自身能力，滿足公司發(fā)展對人才的需求。（三）解決勞動糾紛參考1.在處理勞動糾紛時，人事檔案中的相關(guān)材料，如勞動合同、工資發(fā)放記錄、考核評估報告等，可作為重要的證據(jù)和參考依據(jù)。2.維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，確保勞動糾紛的妥善解決。七、人事檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.開發(fā)或引入專業(yè)的人事檔案管理軟件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將人事檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化存儲。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案信息錄入與更新1.安排專人負(fù)責(zé)將新收集的檔案材料及時錄入電子檔案系統(tǒng)，并進(jìn)行審核和校對。2.員工檔案信息發(fā)生變動時，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)更新電子檔案系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）電子檔案安全管理1.采取安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。3.設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子檔案系統(tǒng)。八、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.人事檔案材料超過保管期限，且已無保存價值的。2.檔案材料因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的。（二）銷毀審批1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行檔案銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。（四）銷毀監(jiān)督