深化改革檔案制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織發(fā)展的新形勢，加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本深化改革檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的有序存放。2.檔案保管建立健全檔案保管制度，對檔案庫房進(jìn)行安全管理，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。3.檔案檢索與利用編制完善的檔案檢索工具，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查詢服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供檔案原件或復(fù)印件，并做好利用登記工作。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。5.檔案信息化管理推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化檢索利用，提高檔案管理工作效率。6.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案利用需求信息。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場調(diào)研資料等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類主要有會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。4.基本建設(shè)類涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收報(bào)告等檔案。5.設(shè)備儀器類包含公司/組織的設(shè)備儀器采購合同、設(shè)備儀器清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)記錄等檔案。6.聲像電子類包括照片、錄音、錄像、電子文檔等聲像電子檔案。（二）檔案編號(hào)1.采用層次分類編號(hào)法，按照檔案分類體系，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下檔案的順序號(hào)。2.例如，行政管理類檔案編號(hào)為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)為“YW”，財(cái)務(wù)管理類檔案編號(hào)為“CW”等。每一類檔案編號(hào)從“001”開始依次遞增。3.對于同一類檔案中的子類別，在主類別編號(hào)后添加兩位數(shù)字表示。如行政管理類中的人事檔案編號(hào)為“XZ01”，會(huì)議記錄編號(hào)為“XZ02”等。4.聲像電子類檔案編號(hào)在相應(yīng)類別編號(hào)后添加“S”表示，如照片檔案編號(hào)為“XZ03S”，電子文檔編號(hào)為“YW05S”等。電子文檔編號(hào)還需根據(jù)文件的存儲(chǔ)路徑和文件名進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，以便于查找和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)將本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全。2.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行整理，對每份檔案進(jìn)行裝訂、編頁、編目等工作。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，確保檔案整齊美觀。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱利用區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案存放區(qū)應(yīng)安裝密集架或檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列存放，確保檔案存放有序，便于查找。（二）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，檔案管理人員對檔案的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、出入庫時(shí)間、借閱人等信息。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量與登記記錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告處理。3.對檔案庫房的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測和調(diào)控，保持庫房內(nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期對檔案進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)，防止檔案受到污染和蟲害。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案檢索工具，包括紙質(zhì)目錄、電子目錄、索引卡片等，方便檔案利用人員查找所需檔案。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案的分類、編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行快速檢索。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案檢索工具進(jìn)行更新維護(hù)，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記表上記錄查閱情況。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱利用區(qū)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。3.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘抄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。4.外單位人員查閱公司/組織檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍和手續(xù)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織相關(guān)制度執(zhí)行。5.檔案利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行清點(diǎn)核對后入庫。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀價(jià)值。3.檔案鑒定工作應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案鑒定方案。（二）檔案銷毀1.對失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司/組織電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類編目、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司/組織的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)流程的協(xié)同。3.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對系統(tǒng)登錄、數(shù)據(jù)訪問、操作記錄等進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，防止電子檔案信息泄露和被非法篡改。（二）電子檔案的采集與錄入1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)將本部門形成的電子檔案按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并及時(shí)移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的電子檔案進(jìn)行審核，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。審核通過后，將電子檔案錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案數(shù)字化操作規(guī)程進(jìn)行掃描，形成電子圖像文件，并進(jìn)行圖像處理、存儲(chǔ)和掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)性。3.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子檔案一起存儲(chǔ)，并在電子檔案利用過程中發(fā)揮重要作用。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和考核。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理經(jīng)費(fèi)的使用情況等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.公司/組織內(nèi)部員工有權(quán)對檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)受理舉報(bào)，并進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案檢索工具的完善程度，檔案利用服務(wù)的效率等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫房的溫濕度控制、消防設(shè)備的有效性、存儲(chǔ)設(shè)備的安全性等。4.檔案信息化管理工作的進(jìn)展情況，包括電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用、電子檔案的采集與錄入、存儲(chǔ)與管理等方面的工作。（三）檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，由檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查。