文物檔案室制度一、總則（一）目的為加強公司文物檔案的管理，確保文物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮文物檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及文物的收集、整理、保管、利用等相關(guān)活動及其形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.真實性原則：文物檔案應(yīng)如實反映文物的來源、歷史背景、現(xiàn)狀等信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與文物相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，涵蓋文物的各個方面信息。3.系統(tǒng)性原則：對文物檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保文物檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、文物檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文物檔案室各項管理制度，并組織實施。2.對公司各部門形成的文物檔案進行集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好文物檔案的收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)文物檔案的分類、編號、編目、裝訂、上架等整理工作，建立健全文物檔案檢索體系。4.做好文物檔案的保管工作，確保檔案實體安全，定期對檔案進行檢查、清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.負(fù)責(zé)文物檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)公司需求提供檔案查閱、借閱服務(wù)，編制檔案參考資料。6.對已超過保管期限的文物檔案，按照規(guī)定進行鑒定和處置。（二）文物管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文物的日常管理工作，包括文物的登記、清查、保養(yǎng)等。2.按照檔案管理部門的要求，及時將文物相關(guān)資料整理并移交檔案室，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.在文物的收集、鑒定、登記、保護、修復(fù)、展覽等過程中，同步做好相關(guān)檔案資料的形成、積累和整理工作。4.配合檔案管理部門做好文物檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及文物活動中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格遵守文物檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造文物檔案。3.在工作中如需查閱、借閱文物檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、文物檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文物的征集、捐贈、購買等來源文件，包括合同、協(xié)議、鑒定報告等。2.文物的詳細(xì)記錄，如名稱、年代、質(zhì)地、尺寸、出土地點、收藏情況等。3.文物的保護、修復(fù)、展覽等過程中產(chǎn)生的文件，如保護方案、修復(fù)記錄、展覽策劃資料等。4.與文物相關(guān)的研究成果、學(xué)術(shù)論文以及社會反響等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將文物相關(guān)資料收集齊全，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的資料應(yīng)真實可靠，具有保存價值，能夠全面反映文物的歷史、藝術(shù)和科學(xué)價值。3.對于重要文物或具有特殊意義的文物，應(yīng)同時收集多角度、多層次的資料，包括文字、圖片、影像等。（三）整理方法1.分類：根據(jù)文物的類別、年代、來源等因素進行分類，如青銅器類、陶瓷器類、書畫類等。2.編號：為每件文物或每組文物檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：編制文物檔案目錄，包括文物名稱、編號、來源、年代、質(zhì)地、尺寸、現(xiàn)狀、檔案資料清單等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。5.上架：將整理好的文物檔案按照分類順序上架存放，便于管理和利用。四、文物檔案的保管（一）保管環(huán)境1.文物檔案室應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，避免陽光直射和有害氣體侵蝕。3.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）檔案存放1.文物檔案應(yīng)按照分類順序存放于專用檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找。2.對于珍貴文物檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，標(biāo)識清晰，便于快速定位和取用。（三）檔案清點與核對1.定期對文物檔案進行清點，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.在檔案交接、查閱、借閱等環(huán)節(jié)后，應(yīng)及時進行核對，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對清點和核對中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的處理措施，并做好記錄。（四）檔案保護與修復(fù)1.對破損、褪色等有損壞跡象的文物檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和保護處理，確保檔案的可讀性和完整性。2.修復(fù)檔案應(yīng)遵循相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用合適的修復(fù)材料和方法，不得對檔案原件造成二次損害。3.對于重要文物檔案的修復(fù)，應(yīng)進行詳細(xì)記錄，并存入檔案。五、文物檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文物檔案，應(yīng)填寫《文物檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案室管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.如需借閱文物檔案，應(yīng)填寫《文物檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損，確保檔案安全完整。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)進行認(rèn)真核對，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制文物檔案，應(yīng)填寫《文物檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、數(shù)量等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的復(fù)制范圍和程序進行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋“復(fù)制件與原件核對無誤”章。3.復(fù)制的文物檔案應(yīng)妥善保管，不得用于非法目的或泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)建立文物檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期向上級部門報送統(tǒng)計報表。2.對文物檔案的利用情況進行分析，了解檔案的需求熱點和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，合理調(diào)整檔案管理策略，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。六、文物檔案的鑒定與處置（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的實際情況，對文物檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持客觀、公正原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性鑒定。2.檔案的保存價值鑒定，包括歷史價值、藝術(shù)價值、科學(xué)價值等。3.檔案的密級鑒定，確定檔案是否涉及保密內(nèi)容。（三）鑒定程序1.成立文物檔案鑒定小組，由檔案管理部門、文物管理部門及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對擬鑒定的文物檔案進行逐件審查，查閱相關(guān)資料，必要時進行實地考察。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行綜合評估，形成鑒定意見。4.對鑒定為具有保存價值的檔案，繼續(xù)進行保管和利用；對鑒定為已無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行處置。（四）處置方式1.銷毀：對于確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案應(yīng)進行登記，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。2.移交：對于涉及國家機密或具有重要歷史文化價值的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定移交相關(guān)部門進行管理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立文物檔案管理監(jiān)督機制，定期對文物檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強對自身工作的監(jiān)督，建立內(nèi)部自查制度，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.文物檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與處置等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運行情況，如溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。3.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改