制度管理檔案一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案庫房、檔案架、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等工作，根據(jù)規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員和外部相關(guān)單位提供檔案服務(wù)，并做好登記和記錄。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計(jì)，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。7.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高公司/組織整體的檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織的檔案分為以下幾大類：1.行政管理檔案：包括公司/組織的章程、制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文、證照等。2.業(yè)務(wù)管理檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項(xiàng)目檔案：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.客戶檔案：記錄公司/組織與客戶之間的業(yè)務(wù)往來，包括客戶基本信息、合作協(xié)議、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、客戶反饋等?.其他檔案：不屬于以上分類的其他檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體規(guī)則如下：1.大類編號(hào)：用大寫字母表示檔案的大類，如“A”表示行政管理檔案，“B”表示業(yè)務(wù)管理檔案，“C”表示項(xiàng)目檔案，“D”表示客戶檔案，“E”表示其他檔案。2.分類編號(hào)：在大類編號(hào)后，根據(jù)該類檔案的具體分類，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政管理檔案中的章程制度，“B01”表示業(yè)務(wù)管理檔案中的市場營銷檔案。3.順序編號(hào)：在分類編號(hào)后，按照檔案形成的時(shí)間順序，依次用三位數(shù)字進(jìn)行編號(hào)，如“A01001”表示公司/組織最早形成的章程制度檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作中形成的各類檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案的及時(shí)收集和完整歸檔。3.對于外部單位發(fā)來的文件、信函、資料等，由相關(guān)部門簽收后，及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行登記和整理。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.文件裝訂：對紙張大小不一致、破損或折疊的文件進(jìn)行修整和裝訂，確保文件的整齊和牢固。3.編號(hào)編目：按照檔案編號(hào)規(guī)則，對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄索引，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，便于查詢和利用。4.電子文檔整理：對于電子檔案，按照電子文件管理的要求，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄索引，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案架應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)順序排列，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和完整性。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火、防盜等，避免檔案受損。3.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。5.對于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。六、檔案的利用（一）借閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，予以借閱，并在《檔案借閱登記薄》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱檔案一般不得帶出檔案庫房，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記薄》上進(jìn)行登記。2.在查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或抽取檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，注明復(fù)印日期和用途。（三）外部單位利用檔案1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.公司/組織相關(guān)部門對外部單位的申請進(jìn)行審核，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱或借閱的過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱或借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。鑒定工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要性等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。對于具有重要?dú)v史意義、法律憑證作用或?qū)?組織發(fā)展有參考價(jià)值的檔案應(yīng)予以長期保存；對于保存期限已滿、失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷毀。3.檔案鑒定后，應(yīng)形成《檔案鑒定意見書》，明確檔案的保存期限和銷毀意見，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.對于經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字