勞務(wù)公司檔案制度一、總則（一）目的為加強勞務(wù)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于勞務(wù)公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.依法合規(guī)原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。7.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合綜合管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，行政辦公會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等文件。2.人力資源類：員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件，員工勞動合同、薪酬福利、社會保險等文件，人事檔案、員工培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。3.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證、賬簿等文件，審計報告、審計工作底稿等文件。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：勞務(wù)合同、項目協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、業(yè)務(wù)往來函件等文件，業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、市場調(diào)研報告等文件。5.安全管理類：安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)資料等文件。6.其他類：不屬于以上分類的其他各類文件材料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“RL”表示人力資源類，“CW”表示財務(wù)審計類，“YW”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“AQ”表示安全管理類，“QT”表示其他類。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“23XZ001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、總結(jié)、成果等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，定期移交綜合管理部門。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)隨時收集并及時移交。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或補充。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。組卷時應(yīng)注意文件的來源、時間、內(nèi)容等因素，保持案卷的相對獨立性和完整性。3.編目：對每一卷案進(jìn)行編號、編頁、填寫卷內(nèi)文件目錄等工作。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。4.裝訂：對整理好的案卷進(jìn)行裝訂，確保案卷整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。4.定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則等，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.對檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案員和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等因素，綜合判斷其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、有償、及時的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.公司員工查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后查閱。3.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱時應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（四）利用登記1.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲。2.將公司各類檔案逐步進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子目錄。4.掛接存儲：將處理后的電子檔案與電子目錄進(jìn)行掛接，存