上饒職院檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)上饒職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)院”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各系部、附屬單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集學(xué)院在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)院機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)院各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院師生的檔案意識(shí)。（二）各部門、系部檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、系部檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、系部檔案工作的日常管理，督促本部門、系部人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔。3.配合學(xué)院綜合檔案室做好檔案的統(tǒng)計(jì)、查詢、利用等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類學(xué)院檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等十三類。具體分類如下：1.黨群類：主要包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政類：主要包括學(xué)院行政管理工作中形成的各類文件材料，如學(xué)院規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事任免、公文處理等。3.教學(xué)類：主要包括教學(xué)管理、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)研究與改革、教學(xué)成果、學(xué)生成績(jī)管理等方面形成的文件材料。4.科研類：主要包括科研項(xiàng)目管理、科研成果、學(xué)術(shù)交流、科研獎(jiǎng)勵(lì)等方面形成的文件材料。5.學(xué)生類：主要包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、就業(yè)、軍訓(xùn)、社會(huì)實(shí)踐等方面形成的文件材料。6.基本建設(shè)類：主要包括學(xué)院基本建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程預(yù)決算、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。7.儀器設(shè)備類：主要包括儀器設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面形成的文件材料。8.產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括學(xué)院產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)等方面形成的文件材料。9.出版物類：主要包括學(xué)院編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)、教材、專著、論文集等出版物的編輯、出版、發(fā)行等方面形成的文件材料。10.外事類：主要包括學(xué)院對(duì)外交流合作、出國(guó)留學(xué)、來(lái)訪接待、國(guó)際會(huì)議等方面形成的文件材料。11.財(cái)會(huì)類：主要包括學(xué)院財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等方面形成的文件材料。12.聲像類：主要包括學(xué)院在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、光盤(pán)等聲像材料。13.實(shí)物類：主要包括學(xué)院獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗、印章等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：暫定為“01”，代表上饒職業(yè)技術(shù)學(xué)院全宗。2.分類號(hào)：按照上述檔案分類，分別用大寫(xiě)字母“AN”表示十三類檔案。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示檔案形成的年份。4.保管期限：分為“永久”、“長(zhǎng)期”（1650年）、“短期”（15年以下），分別用“Y”、“C”、“D”表示。5.件號(hào)：以每份文件為一件，按文件排列順序從“1”開(kāi)始編號(hào)。例如：一份黨群類的永久檔案，形成于2023年，其編號(hào)為：01A2023Y001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)院各部門、各系部在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.學(xué)院教職員工和學(xué)生在教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)、實(shí)踐等活動(dòng)中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)作品及其它相關(guān)材料。3.學(xué)院舉辦或承辦的各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件材料。4.學(xué)院與上級(jí)主管部門、其他單位及社會(huì)組織之間往來(lái)的文件材料。5.學(xué)院在基本建設(shè)、儀器設(shè)備購(gòu)置、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物編輯出版、外事活動(dòng)、財(cái)務(wù)管理等工作中形成的文件材料。6.學(xué)院獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、印章等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門、系部應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.凡學(xué)院工作活動(dòng)中形成的文件材料，承辦部門或個(gè)人應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或散失。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。4.對(duì)破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將歸檔文件分為十三類，分別進(jìn)行整理。2.裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。3.編目：歸檔文件應(yīng)逐件編目。編目項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、密級(jí)等。4.裝盒：將編目后的歸檔文件裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背上填寫(xiě)相關(guān)信息，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.學(xué)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的規(guī)定，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等，確保檔案庫(kù)房溫濕度適宜，環(huán)境安全。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.實(shí)物檔案應(yīng)專柜存放，妥善保管，防止損壞或丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.確定檔案保管期限的原則是：凡是反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管；凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。（四）檔案定期檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)霉變檔案進(jìn)行消毒處理、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找等，并做好檢查記錄。（五）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠工作，定期檢查消防器材的有效性，確保檔案庫(kù)房安全。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案，確保檔案信息安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)院內(nèi)部各部門、系部因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案。2.學(xué)院教職員工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)需要，可查閱利用本人業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)檔案。3.學(xué)生因畢業(yè)實(shí)習(xí)、論文寫(xiě)作等需要，可查閱利用相關(guān)檔案。4.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn)，可查閱利用相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.學(xué)院內(nèi)部人員查閱利用檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.校外單位查閱利用檔案，需提前向?qū)W院提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員等情況，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，需有學(xué)院工作人員陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。3.查閱利用檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借出。借出期限一般不得超過(guò)兩周，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）利用反饋1.檔案利用者在查閱利用檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并反饋利用效果。2.綜合檔案室應(yīng)定期收集檔案利用者的反饋意見(jiàn)，對(duì)檔案利用工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從學(xué)院工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合學(xué)院檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的精煉和有效管理。（二）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定工作小組應(yīng)逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的價(jià)值。2.分析比較法通過(guò)對(duì)同類檔案的分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。如對(duì)不同年度、不同部門形成的類似檔案進(jìn)行比較，判斷哪些檔案更具有代表性和保存意義。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意