檔案制度建立情況一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案資料，做好檔案的借閱、歸還等工作。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.參與公司/組織的重大活動，負(fù)責(zé)活動檔案的收集、整理和歸檔工作。8.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項目管理類檔案包括公司/組織承擔(dān)的各類項目的立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。4.合同協(xié)議類檔案包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.客戶資料類檔案包括客戶基本信息、客戶往來文件、客戶投訴處理記錄等。6.財務(wù)審計類檔案包括財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。7.聲像電子類檔案包括照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行編號。編號采用“類別代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.行政管理類檔案：XZ+年度+流水號2.業(yè)務(wù)管理類檔案：YW+類別代碼+年度+流水號3.項目管理類檔案：XM+項目編號+年度+流水號4.合同協(xié)議類檔案：HT+合同編號+年度+流水號5.客戶資料類檔案：KH+客戶編號+年度+流水號6.財務(wù)審計類檔案：CJ+年度+流水號7.聲像電子類檔案：SX+文件類別+年度+流水號其中，類別代碼根據(jù)檔案的具體類別進行設(shè)定，如市場營銷檔案代碼為SC，財務(wù)管理檔案代碼為CW等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理的要求，及時將文件整理歸檔。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)檔案的收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行整理，按照檔案分類和編號的要求，對檔案進行分類、排序、編目等工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號等順序排列存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案的丟失和損壞。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（三）檔案利用1.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同有關(guān)部門組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)的要求，對檔案進行數(shù)字化處理，包括檔案的掃描、錄入、存儲等工作。2.建立檔案管理