檔案涉密性制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的保密管理，確保公司機(jī)密信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中涉及的涉密檔案的管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)，采取有效措施預(yù)防涉密檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉涉密檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉(zhuǎn)和使用。4.全程管控原則：對(duì)涉密檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管理和監(jiān)控。二、檔案涉密范圍界定（一）商業(yè)秘密類(lèi)1.公司的產(chǎn)品研發(fā)資料，包括未公開(kāi)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、工藝流程、配方等。2.市場(chǎng)策略及營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃，如未發(fā)布的市場(chǎng)推廣方案、客戶(hù)名單、銷(xiāo)售渠道信息等。3.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，如未公開(kāi)的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算方案、成本核算資料等。（二）技術(shù)秘密類(lèi)1.公司自主研發(fā)的技術(shù)成果，包括專(zhuān)利技術(shù)、專(zhuān)有技術(shù)、軟件代碼等。2.技術(shù)研發(fā)過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、技術(shù)文檔等。（三）公司機(jī)密信息類(lèi)1.公司的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、投資計(jì)劃等。2.尚未公開(kāi)的公司內(nèi)部管理制度、流程、規(guī)范等。3.涉及公司核心業(yè)務(wù)的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件。（四）其他涉密類(lèi)1.公司員工的個(gè)人隱私信息，如員工檔案中的敏感信息等，但僅限在必要的管理范圍內(nèi)使用。2.按照法律法規(guī)或與第三方簽訂的保密協(xié)議需要保密的其他信息。三、檔案密級(jí)劃分（一）絕密級(jí)涉及公司核心商業(yè)秘密、關(guān)鍵技術(shù)秘密以及對(duì)公司生存和發(fā)展具有重大影響的信息，一旦泄露將給公司帶來(lái)不可估量的損失。（二）機(jī)密級(jí)重要的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及對(duì)公司運(yùn)營(yíng)有較大影響的信息，泄露后可能對(duì)公司造成較大損害。（三）秘密級(jí)一般的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及對(duì)公司正常工作有一定影響的信息，泄露后可能對(duì)公司造成一定損害。四、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案涉密性管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)涉密檔案的集中存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定對(duì)涉密檔案進(jìn)行密級(jí)鑒定、解密審核和銷(xiāo)毀處理。（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)人1.為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)員工學(xué)習(xí)和遵守檔案涉密性制度。2.對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確定密級(jí)，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.嚴(yán)格控制本部門(mén)員工對(duì)涉密檔案的查閱、使用范圍，確保檔案信息安全。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程。2.對(duì)涉密檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)、登記和統(tǒng)計(jì)，建立健全檔案管理臺(tái)賬。3.按照規(guī)定為有權(quán)限的人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的密級(jí)鑒定、解密審核和銷(xiāo)毀處理等工作。（四）查閱、使用檔案人員1.嚴(yán)格遵守檔案涉密性制度，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)查閱、使用檔案。2.不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播涉密檔案信息，不得將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所。3.使用完畢后，及時(shí)歸還檔案，并確保檔案的完整性和保密性。五、檔案的形成與收集（一）文件起草與審核1.各部門(mén)在起草涉及涉密內(nèi)容的文件時(shí)，應(yīng)明確文件密級(jí)，并按照規(guī)定進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保文件內(nèi)容符合保密要求，避免出現(xiàn)涉密信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的涉密檔案收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類(lèi)。2.對(duì)于重要的涉密檔案，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。（三）特殊情況處理1.因工作需要在緊急情況下形成的涉密檔案，應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。六、檔案的整理與存儲(chǔ)（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的基本原則和方法，對(duì)收集到的涉密檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，便于查找和利用。（二）檔案存儲(chǔ)1.涉密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的保密檔案室或具備保密條件的存儲(chǔ)設(shè)備中。2.保密檔案室應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。3.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全穩(wěn)定。4.對(duì)電子涉密檔案，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.絕密級(jí)檔案：僅限公司高層管理人員、核心業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及經(jīng)授權(quán)的特定人員查閱。查閱時(shí)需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行。2.機(jī)密級(jí)檔案：公司中層管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員以及因工作需要的其他人員，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱。查閱時(shí)需在檔案管理部門(mén)登記，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。3.秘密級(jí)檔案：公司員工因工作需要，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門(mén)進(jìn)行登記，并按照要求使用。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《涉密檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、密級(jí)、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人簽收。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱、借閱要求1.查閱、借閱人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。2.查閱、借閱過(guò)程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像。3.查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案的利用與共享（一）檔案利用1.各部門(mén)在利用涉密檔案開(kāi)展工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行，確保檔案信息的安全。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行摘錄、引用或改編，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)審核批準(zhǔn)，并注明出處。（二）檔案共享1.公司內(nèi)部各部門(mén)之間如需共享涉密檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.共享的涉密檔案應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，共享雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任。3.涉及與外部單位共享涉密檔案的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。九、檔案的保密措施（一）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和涉及檔案工作的員工的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。培訓(xùn)應(yīng)定期進(jìn)行，每年不少于[X]次。2.與檔案管理人員和涉及檔案工作的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.對(duì)離職人員進(jìn)行檔案保密事項(xiàng)的提醒和交接，確保其離職后不泄露公司涉密檔案信息。（二）物理防護(hù)1.保密檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的區(qū)域，與其他區(qū)域進(jìn)行有效隔離。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。3.對(duì)存儲(chǔ)涉密檔案的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備，應(yīng)采取加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施。（三）技術(shù)防范1.采用先進(jìn)的檔案管理軟件，對(duì)涉密檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案操作的全程記錄和監(jiān)控。2.利用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露，確保檔案信息在傳輸過(guò)程中的安全。（四）環(huán)境管理1.保持保密檔案室的清潔、整齊，定期進(jìn)行衛(wèi)生清掃和消毒。2.控制保密檔案室的溫度和濕度，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。十、檔案的密級(jí)變更與解密（一）密級(jí)變更1.當(dāng)檔案所涉及的事項(xiàng)發(fā)生變化，導(dǎo)致其密級(jí)需要調(diào)整時(shí)，由原確定密級(jí)的部門(mén)或檔案管理部門(mén)提出密級(jí)變更申請(qǐng)。2.申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明變更的原因、依據(jù)以及擬變更的密級(jí)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)結(jié)果，及時(shí)對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行調(diào)整，并做好相關(guān)記錄。（二）解密1.檔案在下列情況下可以解密：保密期限屆滿(mǎn)的。所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)公開(kāi)的。經(jīng)公司批準(zhǔn)解密的。2.解密申請(qǐng)由原確定密級(jí)的部門(mén)或檔案管理部門(mén)提出，說(shuō)明解密的原因和依據(jù)。3.申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)結(jié)果，對(duì)檔案進(jìn)行解密處理，并做好記錄。十一、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保密期限且無(wú)需繼續(xù)保存的涉密檔案。2.因各種原因失去保存價(jià)值的涉密檔案。3.按照規(guī)定需要銷(xiāo)毀的其他涉密檔案。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)擬銷(xiāo)毀的涉密檔案進(jìn)行清理和造冊(cè)，填寫(xiě)《涉密檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞酱_保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等。5.銷(xiāo)毀工作完成后，由檔案管理部門(mén)、監(jiān)銷(xiāo)人員等共同簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀記錄存檔。十二、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到妥善解決。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案涉密性制度的執(zhí)行情況、檔案信