華發(fā)集團(tuán)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)華發(fā)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于華發(fā)集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指集團(tuán)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全集團(tuán)的檔案工作。2.真實(shí)性原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映集團(tuán)各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則全面收集、整理和保存集團(tuán)在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的歸口管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團(tuán)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和完善集團(tuán)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.對集團(tuán)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處置。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。（二）各部門檔案工作小組集團(tuán)各部門設(shè)立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照集團(tuán)檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門。3.配合集團(tuán)檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)黨委、行政、工會(huì)等組織形成的各類文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。2.在生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、報(bào)表、合同、協(xié)議等。3.基本建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等形成的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。4.各類聲像檔案，如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄集團(tuán)重要活動(dòng)、重大事件、工程建設(shè)等情況。5.電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集其原件；如原件確需留存其他部門或單位的，應(yīng)收集其復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。年度劃分以文件形成的自然年度為準(zhǔn)；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機(jī)構(gòu)（問題）根據(jù)集團(tuán)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成卷，并編制案卷目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件材料的形成階段和性質(zhì)進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。對每份科技文件進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成卷，并編制項(xiàng)目檔案總目錄。3.聲像檔案按照載體形式分類，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案。照片檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或?qū)ｎ}進(jìn)行排列，編寫照片說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等；錄音、錄像檔案應(yīng)注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、錄制人等信息，并進(jìn)行分類編目。4.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。建立電子文件元數(shù)據(jù)，對電子文件的背景信息、內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保電子檔案的可讀性和可理解性。四、檔案的保管（一）保管場所及設(shè)施1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，不同類別、不同保管期限的檔案分開存放。2.文書檔案應(yīng)按照案卷目錄的順序依次上架；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目檔案總目錄的順序排列；聲像檔案應(yīng)按照分類編目順序存放；電子檔案應(yīng)按照存儲(chǔ)路徑有序存儲(chǔ)。3.上架排列應(yīng)便于檔案的查找和利用，同時(shí)要考慮庫房空間的合理利用。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映集團(tuán)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對集團(tuán)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：集團(tuán)黨委、行政的重要文件、會(huì)議記錄、決議等。集團(tuán)年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。集團(tuán)重大建設(shè)項(xiàng)目、科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收等文件材料。集團(tuán)重要的人事任免文件、職工名冊等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年和10年兩種。保管期限為30年的檔案：主要包括集團(tuán)一般性的文件材料、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要文件等，在30年后仍需查考利用的。保管期限為10年的檔案：主要包括集團(tuán)一般性的業(yè)務(wù)文件、短期的工作計(jì)劃、總結(jié)等，在10年后查考利用價(jià)值不大的。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.建立檔案清查盤點(diǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、處理情況等信息。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.集團(tuán)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到集團(tuán)檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)集團(tuán)保密管理部門審批同意，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.集團(tuán)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱集團(tuán)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守集團(tuán)檔案管理規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請表提交至集團(tuán)檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)，根據(jù)利用需求，可采用查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等方式提供檔案。2.借閱檔案的，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制檔案的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并對復(fù)制件進(jìn)行登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處，與原件具有同等效力。（四）利用效果跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用效果跟蹤機(jī)制，對檔案利用情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)和分析。2.對于重要檔案的利用，應(yīng)及時(shí)了解利用效果，收集利用者的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。3.根據(jù)檔案利用效果跟蹤情況，總結(jié)檔案利用規(guī)律和特點(diǎn)，為檔案資源的優(yōu)化配置提供依據(jù)六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。。2.堅(jiān)持全面的歷史唯物主義觀點(diǎn)，從集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織1.集團(tuán)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括集團(tuán)辦公室、財(cái)務(wù)審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類型、同年度的其他檔案進(jìn)行比較，分析其在集團(tuán)工作中的作用和地位，確定其保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)檔案鑒定工作小組審核。2.檔案鑒定工作小組審核通過后，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀后應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)材料應(yīng)作為檔案永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的集團(tuán)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接將檔案的元數(shù)據(jù)、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并與數(shù)字化檔案進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序存儲(chǔ)和快速檢索。3.系統(tǒng)維護(hù)與管理定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。4.電子檔案備份建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）信息安全保障1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。