國(guó)土檔案制度一、總則（一）目的國(guó)土檔案制度旨在規(guī)范國(guó)土資源管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保國(guó)土檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為國(guó)土資源管理決策、行政復(fù)議、司法裁判以及社會(huì)公眾提供可靠的信息支持，保障國(guó)土資源管理工作的順利開(kāi)展，維護(hù)國(guó)家和社會(huì)的公共利益。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)土資源管理部門(mén)及其所屬單位在履行土地資源、礦產(chǎn)資源、海洋資源等管理職能過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于土地出讓、土地登記、礦產(chǎn)勘查開(kāi)采、海洋權(quán)益維護(hù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形式的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國(guó)土檔案由國(guó)土資源管理部門(mén)設(shè)立的專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)或指定的檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案的形成應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的要求，如實(shí)反映國(guó)土資源管理活動(dòng)的全過(guò)程，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案檢索和利用效率，為檔案利用者提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置國(guó)土資源管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案科或檔案室，配備與檔案管理工作相適應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，負(fù)責(zé)國(guó)土檔案的日常管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)做好檔案交接等相關(guān)工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門(mén)實(shí)際情況，制定和修訂國(guó)土檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集國(guó)土資源管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理，編制檔案目錄和檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.檔案保管與保護(hù)建立安全可靠的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全。對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)采取備份等安全措施，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。4.檔案利用與服務(wù)按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為國(guó)土資源管理部門(mén)內(nèi)部的決策、審批、業(yè)務(wù)辦理等工作提供檔案查閱、借閱服務(wù)，同時(shí)依法為社會(huì)公眾提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)國(guó)土資源管理部門(mén)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，促進(jìn)全系統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.土地資源管理檔案包括土地利用總體規(guī)劃、土地利用年度計(jì)劃、土地出讓合同、土地登記申請(qǐng)書(shū)及相關(guān)材料、土地征收補(bǔ)償安置文件、土地執(zhí)法監(jiān)察文件等。2.礦產(chǎn)資源管理檔案涵蓋礦產(chǎn)資源勘查許可證、采礦許可證審批文件、礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量報(bào)告、礦山地質(zhì)環(huán)境保護(hù)與恢復(fù)治理方案、礦產(chǎn)資源開(kāi)發(fā)利用方案等。3.海洋資源管理檔案涉及海域使用申請(qǐng)與審批文件、海洋環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、海洋生態(tài)保護(hù)與修復(fù)項(xiàng)目資料、海洋權(quán)益維護(hù)相關(guān)文件等。4.其他相關(guān)檔案如國(guó)土資源管理部門(mén)的行政公文、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、信息化建設(shè)檔案等與國(guó)土資源管理工作相關(guān)的各類(lèi)檔案資料。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在檔案形成后及時(shí)向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。對(duì)于重大國(guó)土資源管理項(xiàng)目或突發(fā)事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集工作。2.齊全完整移交的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、電子文檔等各種載體形式，確保檔案能夠全面反映國(guó)土資源管理活動(dòng)的真實(shí)情況。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章等手續(xù)完備，嚴(yán)禁虛假檔案進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。（三）檔案整理方法1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)土資源管理業(yè)務(wù)分類(lèi)和檔案載體形式相結(jié)合的原則進(jìn)行分類(lèi)。具體分類(lèi)如下：土地資源管理類(lèi)：按照土地利用規(guī)劃、土地市場(chǎng)管理、土地產(chǎn)權(quán)管理等業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)一步細(xì)分。礦產(chǎn)資源管理類(lèi)：依據(jù)礦產(chǎn)勘查、開(kāi)采管理、儲(chǔ)量管理、礦山生態(tài)保護(hù)等方面進(jìn)行分類(lèi)。海洋資源管理類(lèi)：根據(jù)海域使用管理、海洋環(huán)境保護(hù)、海洋權(quán)益維護(hù)等內(nèi)容分類(lèi)。其他類(lèi)：按照行政公文、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類(lèi)別進(jìn)行劃分。載體形式分類(lèi)：分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.編號(hào)與編目對(duì)整理后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編制唯一的檔案標(biāo)識(shí)，便于檔案的識(shí)別和管理。同時(shí)，按照檔案分類(lèi)順序編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，實(shí)現(xiàn)檔案的有序管理和快速檢索。3.裝訂與裝盒紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化裝訂，去除金屬物等可能影響檔案保存的物品，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、起止日期等信息。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理存儲(chǔ)，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢(xún)和利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所建設(shè)1.選址要求檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全穩(wěn)定。2.建筑設(shè)計(jì)檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)地面應(yīng)采用防潮、耐磨材料，墻面和天花板應(yīng)進(jìn)行防潮、防霉處理，門(mén)窗應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能，配備防火門(mén)、防火卷簾等消防設(shè)施。3.溫濕度控制安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間，確保檔案保存環(huán)境適宜。（二）檔案保管設(shè)備配備1.檔案裝具配備標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案架、檔案柜、檔案盒等裝具，用于存放紙質(zhì)檔案。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.消防設(shè)備根據(jù)檔案庫(kù)房面積和火災(zāi)危險(xiǎn)性，配備適量的滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)報(bào)警裝置等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。3.防蟲(chóng)防鼠設(shè)備安裝防蟲(chóng)網(wǎng)、驅(qū)蟲(chóng)燈、滅鼠設(shè)備等，防止昆蟲(chóng)和老鼠對(duì)檔案造成破壞。同時(shí)，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔消毒，保持庫(kù)房環(huán)境整潔衛(wèi)生。4.電子設(shè)備配備服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備等電子設(shè)備，用于存儲(chǔ)和管理電子檔案。電子設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管措施1.上架存放紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊有序，便于查找和利用。不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，以便于檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)受潮檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)等。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。同時(shí)，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。4.電子檔案保管電子檔案應(yīng)采用異地備份、多介質(zhì)備份等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移和格式轉(zhuǎn)換，防止因技術(shù)更新等原因?qū)е码娮訖n案無(wú)法讀取。五、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍與權(quán)限1.內(nèi)部利用國(guó)土資源管理部門(mén)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理利用手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好利用記錄。2.外部利用公民、法人和其他組織因涉及土地權(quán)益、礦產(chǎn)資源信息公開(kāi)、海洋環(huán)境知情權(quán)等合法權(quán)益需要查閱國(guó)土檔案的，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、所需檔案內(nèi)容等信息，并按照規(guī)定繳納查閱費(fèi)用。檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，按照規(guī)定程序提供檔案查閱服務(wù)。涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得對(duì)外提供利用。（二）利用方式與程序1.查閱檔案利用者可在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的查閱場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保利用者正確查閱檔案。查閱過(guò)程中，利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取檔案材料等。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱(chēng)、查閱或借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。2.利用統(tǒng)計(jì)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案利用人次、利用檔案類(lèi)別、利用目的分布等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作的優(yōu)化和改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和國(guó)土資源管理工作實(shí)際，制定檔案保管期限鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，涉及國(guó)土資源管理決策、行政復(fù)議、司法裁判等重要事項(xiàng)的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存；一般性業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）鑒定程序1.初步篩選檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單，提交鑒定小組。2.詳細(xì)審查鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、價(jià)值等因素，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估和確定。3.形成鑒定意見(jiàn)鑒定小組根據(jù)審查情況，形成鑒定意見(jiàn)，明確每一份檔案的保管期限，并填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。鑒定意見(jiàn)書(shū)應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限建議等內(nèi)容，由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清單對(duì)經(jīng)鑒定確定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。銷(xiāo)毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字。