社區(qū)檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)檔案室的規(guī)范化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為社區(qū)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映社區(qū)工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集與社區(qū)工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社區(qū)工作人員和居民提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作。2.按照檔案管理規(guī)范，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，確保檔案的有序存放。3.建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，及時反饋檔案利用效果。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的整理、編目等工作，提供檔案信息。3.按照檔案利用規(guī)定，為本部門及其他部門提供檔案利用服務(wù)。4.對本部門檔案的保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告檔案室。（三）社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核檔案管理制度和工作計劃，確保檔案管理工作符合社區(qū)發(fā)展需要。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題，為檔案管理工作提供必要的支持和保障。3.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織建設(shè)方面的文件、資料、會議記錄等。2.社區(qū)居委會工作文件、決議、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.社區(qū)民政工作檔案，包括低保、救助、優(yōu)撫、婚姻登記等相關(guān)材料。4.社區(qū)計劃生育工作檔案，如人口信息、生育登記、藥具管理等資料。5.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理等方面的文件、檢查記錄、整改報告等。6.社區(qū)安全管理檔案，包括安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等。7.社區(qū)文化活動檔案，如活動方案、照片、視頻等資料。8.社區(qū)居民信息檔案，包括居民基本情況、家庭關(guān)系、聯(lián)系方式等。9.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位的往來文件、信函等。10.其他與社區(qū)工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的時效性。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲，并確保其可讀性和完整性。4.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步分類，便于移交檔案室時的整理工作。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，兼職檔案員應(yīng)在每季度末整理后移交檔案室。2.重大活動、重要項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項目結(jié)束后一個月內(nèi)將檔案材料移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋社區(qū)居委會工作、人事管理、財務(wù)管理、后勤保障等檔案。3.社區(qū)服務(wù)類：如民政、計生、勞動保障、環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面的檔案。4.文化活動類：涉及社區(qū)文化、體育、教育等活動的檔案。5.居民信息類：居民基本信息、家庭檔案等。6.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023黨群001，表示2023年度黨群工作類的第1份檔案。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，便于查詢。3.對于電子檔案，應(yīng)建立電子目錄，與紙質(zhì)目錄相對應(yīng)。（四）裝訂規(guī)范1.檔案材料應(yīng)按照順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張規(guī)格不一致的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行托裱或折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.拆除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)整齊排列在檔案架上，標(biāo)識清晰，便于識別。3.對于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）保管期限劃分1.永久保管：反映社區(qū)歷史面貌、重要決策、重大事件等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限。（四）檔案清查1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級報告。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報告，歸檔保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.社區(qū)工作人員為開展工作查閱相關(guān)檔案。2.居民因個人事務(wù)需要查閱本人或家庭相關(guān)檔案。3.上級部門、其他社區(qū)及相關(guān)單位因工作需要查閱社區(qū)檔案。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法查閱社區(qū)檔案。（二）利用手續(xù)1.社區(qū)工作人員利用檔案填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱和編號，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.居民利用檔案攜帶本人有效身份證件，填寫檔案利用申請表，說明利用檔案的用途，經(jīng)社區(qū)居委會審核同意后，到檔案室查閱。查閱本人或家庭檔案時，可由本人或委托人查閱，委托人需提供授權(quán)委托書。3.外部單位利用檔案需持有單位介紹信，注明利用檔案的目的、范圍和期限，經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱重要檔案時，需提前預(yù)約，并由檔案室管理人員陪同查閱。（三）利用方式1.查閱：檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限，按時歸還。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制檔案。3.復(fù)印：利用者如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋檔案室印章，注明復(fù)印日期和用途。（四）利用登記1.檔案室管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用目的、檔案名稱和編號、利用時間、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成檔案利用情況報告，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私仍在保密期限內(nèi)的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保管，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員負(fù)責(zé)組織實施銷