企業(yè)檔案制度建設一、總則（一）目的本企業(yè)檔案制度建設旨在規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為企業(yè)的各項工作提供有力的支持和保障，促進企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)總部及所屬各部門、分支機構、全資子公司、控股子公司等所有內設機構和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化和專業(yè)化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映企業(yè)各項活動的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集企業(yè)在生產經營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案使用效率，滿足企業(yè)各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立企業(yè)檔案管理部門，作為企業(yè)檔案管理的歸口部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導企業(yè)的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理部門負責人職責全面負責企業(yè)檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。協(xié)調檔案管理工作與企業(yè)其他部門工作的關系，確保檔案管理工作順利開展。定期檢查檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。對檔案信息進行分類、編目、數字化處理等工作，提高檔案管理的信息化水平。嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。參與企業(yè)檔案利用工作，為企業(yè)各項工作提供檔案信息服務。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，企業(yè)規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，黨群工作檔案等。2.經營管理檔案類涵蓋市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資采購、生產運營等方面的文件資料，如合同協(xié)議、市場調研報告、財務報表、員工招聘與培訓記錄、物資采購清單、生產計劃與調度文件等。3.基本建設檔案類涉及企業(yè)基本建設項目的立項、可行性研究、設計、施工、竣工驗收等全過程的文件，如項目建議書、可行性研究報告、設計圖紙、施工記錄、工程結算文件等。4.科研檔案類包括企業(yè)科研項目的立項申請、研究計劃、實驗記錄、科研成果鑒定與獎勵等文件資料。5.產品檔案類有關企業(yè)產品的設計開發(fā)、生產工藝、質量控制、產品認證等方面的文件，如產品設計圖紙、工藝流程圖、質量檢驗報告、產品說明書等。6.設備儀器檔案類企業(yè)各類設備儀器的購置、安裝調試、使用維護、報廢處理等過程中形成的文件，如設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備操作規(guī)程、設備維修保養(yǎng)記錄、設備報廢申請等。7.會計檔案類按照國家會計檔案管理規(guī)定，對企業(yè)的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料進行分類管理。8.聲像檔案類包括企業(yè)在生產經營活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如企業(yè)重大活動照片、會議錄音錄像、產品宣傳視頻等。9.電子檔案類以電子數據形式存在的各類文件資料，如電子公文、電子合同、電子報表、電子圖紙等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，確保每個檔案都有唯一的編號，便于檔案的識別和管理。2.編號方法采用層次分類編號法，按照檔案分類體系，為每一級類目賦予相應的代碼，形成檔案編號。例如：行政檔案類編號為XZ，其中XZ01表示行政公文，XZ02表示人事檔案等；經營管理檔案類編號為JY，其中JY01表示市場營銷檔案，JY02表示財務管理檔案等，以此類推。具體編號規(guī)則根據企業(yè)實際情況進行細化和完善。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍明確各部門、各崗位在工作活動中應形成和積累的檔案種類和內容，確保全面收集企業(yè)各項活動產生的檔案。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。檔案管理人員應定期對企業(yè)各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。對于重要的、具有長期保存價值的檔案，檔案管理人員應提前介入，指導相關部門做好檔案的收集和整理工作。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。對每一類檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，包括檔案題名、編號、日期、保管期限、密級等信息。對檔案進行裝訂、編頁、裝盒等物理整理，確保檔案的整齊、美觀和安全。對于電子檔案，按照電子檔案管理規(guī)范進行分類存儲，建立電子檔案數據庫，編制電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.歸檔時間定期進行檔案歸檔，一般每季度或半年進行一次集中歸檔，確保檔案及時整理歸檔。對于重要緊急的檔案，應隨時歸檔。2.歸檔流程檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，確認無誤后，按照檔案編號順序進行排列，裝入檔案盒或存儲設備，并在檔案盒封面和脊背標注檔案編號、題名、保管期限等信息。同時，將檔案目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案索引，便于檔案的檢索和利用。（二）檔案保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案庫房的安全、整潔和適宜的保管環(huán)境。2.保管要求按照檔案保管期限和密級要求，對檔案進行分類存放，便于檔案的查找和管理。定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并報告檔案管理部門負責人。做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據實際情況進行調節(jié)，防止檔案因溫濕度不適而損壞。嚴格執(zhí)行檔案庫房的安全管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關閉門窗、電源等設備，確保庫房安全。對電子檔案進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存儲在不同的地點，防止電子檔案因自然災害、設備故障等原因丟失。同時，定期對電子檔案進行數據維護和更新，確保電子檔案的可讀性和可利用性。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.利用范圍企業(yè)內部各部門在開展工作、進行決策、處理問題等過程中，需要查閱檔案信息的，均可按照規(guī)定程序進行檔案利用。2.利用方式檔案管理人員根據利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。對于需要頻繁查閱的檔案，檔案管理人員可以制作檔案副本或電子文檔，供利用者使用。檔案管理人員可以根據利用者的要求，對檔案信息進行整理、分析和匯總，為利用者提供參考資料。（二）檔案借閱1.借閱審批因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息，經所在部門負責人審核同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱要求借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如因特殊情況不能按時歸還，應及時向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對企業(yè)檔案進行定期鑒定。2.鑒定標準根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定和企業(yè)實際情況，制定檔案鑒定標準，明確檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。3.鑒定方法檔案鑒定工作小組按照檔案鑒定標準，對企業(yè)已到保管期限的檔案進行逐卷審查，分析檔案的價值和保存意義，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，報企業(yè)分管領導審批。2.銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，一般采用焚燒、粉碎等方式。對于電子檔案，應采用數據擦除等技術手段進行銷毀，確保電子檔案信息無法恢復。3.銷毀監(jiān)督檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)督，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為企業(yè)提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理措施1.檔案數字化對企業(yè)現(xiàn)有的紙質檔案和重要的聲像檔案進行數字化處理，將檔案信息轉化為電子數據，存儲在檔案管理系統(tǒng)中。數字化處理應確保檔案信息的準確性和完整性，符合國家有關電子檔案管理的標準和規(guī)范。2.檔案管理系統(tǒng)建設選用適合企業(yè)實際情況的檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)平臺。檔案管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。3.數據安全管理加強檔案管理系統(tǒng)的數據安全管理，采取數據備份、訪問控制、加密存儲等技術措施，防止數據丟失、泄露和被篡改。定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升