漢中市檔案制度一、總則（一）目的為加強漢中市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于漢中市各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，便于檔案的查閱和使用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門漢中市設立專門的檔案管理部門，負責全市檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和業(yè)務培訓等工作。（二）各單位檔案管理職責1.設立檔案管理崗位：各單位應明確檔案管理崗位，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度：各單位應根據本制度，結合自身實際情況，制定具體的檔案管理制度，并報檔案管理部門備案。3.開展檔案管理工作：各單位檔案管理人員應按照檔案管理的有關規(guī)定和要求，認真做好檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括各類公文、函件、會議記錄、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。2.科技檔案：涵蓋科研項目、工程建設、設備儀器等方面的文件材料。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資等檔案材料。4.會計檔案：如會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。5.業(yè)務檔案：根據各單位業(yè)務特點，收集與業(yè)務工作相關的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務報表、客戶資料等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映單位重要活動和歷史事件的資料。7.電子檔案：以電子形式存儲的各類文件和數據。（二）收集要求1.及時收集：各部門應及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的時效性。2.齊全完整：收集的檔案應全面反映各項工作的真實情況，保證檔案內容的完整性。3.真實準確：檔案材料應真實可靠，不得偽造、篡改。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理。2.保持文件之間的有機聯(lián)系：使檔案之間具有內在的邏輯性和系統(tǒng)性。3.便于保管和利用：采用科學合理的分類方法和編號方式，提高檔案管理的效率。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：根據項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷冊。3.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定進行整理，建立個人檔案。4.會計檔案整理：按照會計檔案管理辦法進行分類裝訂，編制會計檔案目錄。5.業(yè)務檔案整理：根據業(yè)務特點和管理要求進行分類整理，建立業(yè)務檔案索引。6.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等進行分類編號，注明拍攝時間、地點、內容等信息。7.電子檔案整理：按照電子文件管理的相關規(guī)定，進行分類存儲和元數據管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房：應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的場所作為檔案庫房，確保檔案的安全保管。2.庫房設施：庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并設置溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲防鼠設備等。（二）保管要求1.分類存放：檔案應按照不同的類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，及時發(fā)現和處理檔案保管中存在的問題。3.安全防護：加強檔案庫房的安全管理，嚴格控制庫房人員出入，確保檔案的安全。（三）檔案數字化1.推進檔案數字化工作：逐步實現檔案的數字化管理，提高檔案的檢索和利用效率。2.數字化標準：按照國家和行業(yè)相關標準，對檔案進行數字化處理，確保數字化檔案的質量。3.存儲與備份：數字化檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，防止數據丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內部利用：供本單位內部人員查閱、借閱檔案，為各項工作提供參考依據。2.外部利用：根據國家有關規(guī)定，經批準后，向外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：內部人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。外部單位或個人查閱檔案，應持單位介紹信或有效證件，填寫查閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱手續(xù)：借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應加強對檔案利用情況的監(jiān)督檢查，確保檔案利用的合法性、規(guī)范性和安全性。對違反檔案利用規(guī)定的行為，應及時予以制止，并追究相關人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查：鑒定工作應全面審查檔案的內容、價值和保管狀況，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判斷其保存價值。2.綜合評估法：綜合考慮檔案的形成時間、來源、內容、利用價值等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊經檔案管理部門負責人審核，報單位主管領導批準后，方可進行銷毀。3.實施銷毀：銷毀檔案應采用適當的方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度：檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內容：統(tǒng)計內容包括檔案數量、種類、保管期限、利用情況等。3.統(tǒng)計報表：定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據。（二）移交工作1.移交范圍：各單位應按照國家有關規(guī)定，定期將檔案移交同級國家綜合檔案館。