開放檔案審核制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范開放檔案的審核工作，確保檔案信息的安全與準(zhǔn)確，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及涉及公司檔案查閱、使用的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案審核工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在審核過程中，充分保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確規(guī)范原則：審核工作應(yīng)確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，審核流程規(guī)范有序。4.高效便民原則：在保障安全與準(zhǔn)確的前提下，盡量提高審核效率，方便合法的檔案使用需求。二、檔案開放范圍及條件（一）開放范圍1.已過保密期限且不涉及公司核心商業(yè)秘密、敏感信息的一般性業(yè)務(wù)檔案。2.法律法規(guī)規(guī)定可以公開的檔案。（二）開放條件1.申請(qǐng)查閱、使用開放檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)具有合法的身份及合理的使用目的。2.提交的查閱、使用申請(qǐng)應(yīng)明確檔案的具體內(nèi)容及用途。三、審核機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）審核機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案審核小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門代表、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。（二）職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核申請(qǐng)查閱、使用檔案的流程完整性，包括申請(qǐng)材料是否齊全等。對(duì)檔案內(nèi)容的一般性合規(guī)性進(jìn)行初步審查。2.法務(wù)部門代表從法律角度審核檔案開放是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)涉及法律糾紛或可能引發(fā)法律問題的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，審核檔案開放對(duì)本部門業(yè)務(wù)是否存在影響，是否涉及業(yè)務(wù)機(jī)密等。對(duì)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。四、審核流程（一）申請(qǐng)1.外部單位或個(gè)人申請(qǐng)查閱、使用開放檔案時(shí)，應(yīng)填寫《開放檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)查閱的檔案名稱、文號(hào)、所屬年度、查閱用途、查閱期限等信息，并加蓋單位公章或個(gè)人簽字。2.公司內(nèi)部部門因工作需要申請(qǐng)查閱、使用開放檔案時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫申請(qǐng)表，并說明申請(qǐng)理由及使用范圍。（二）受理檔案管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行形式審查。如申請(qǐng)材料齊全、符合要求，予以受理，并出具《受理通知書》；如申請(qǐng)材料不齊全或不符合要求，一次性告知申請(qǐng)人需要補(bǔ)充或更正的內(nèi)容。（三）初審檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)受理的申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，主要審查申請(qǐng)流程的合規(guī)性以及檔案的基本情況，如檔案是否屬于開放范圍、是否存在缺失等。初審?fù)ㄟ^后，將申請(qǐng)材料及初審意見移送審核小組其他成員。（四）審核1.法務(wù)部門代表從法律層面進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注檔案開放是否可能引發(fā)法律糾紛、是否符合保密協(xié)議等法律規(guī)定。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，判斷是否會(huì)對(duì)本部門業(yè)務(wù)造成不利影響，以及檔案信息的準(zhǔn)確性。3.審核小組成員在收到移送材料后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并簽署審核意見。（五）審批審核小組組長(zhǎng)根據(jù)各成員的審核意見進(jìn)行綜合審批。如審核意見一致，同意開放檔案的，簽署批準(zhǔn)意見；如存在分歧，應(yīng)組織審核小組進(jìn)行討論，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)專家或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參與決策，最終形成審批意見。（六）反饋檔案管理部門根據(jù)審批意見，向申請(qǐng)人反饋審核結(jié)果。如批準(zhǔn)開放檔案，告知申請(qǐng)人查閱、使用的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等具體安排；如不同意開放，應(yīng)說明理由。五、檔案查閱與使用規(guī)范（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在公司指定的檔案查閱場(chǎng)所，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。2.復(fù)制：對(duì)于允許復(fù)制的檔案內(nèi)容，申請(qǐng)人可按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明復(fù)制的檔案名稱、文號(hào)、復(fù)制日期、申請(qǐng)人等信息。使用限制1.申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.查閱、使用開放檔案過程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等行為。3.如需將檔案帶出公司查閱，應(yīng)提前經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及審核小組組長(zhǎng)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間。歸還與銷毀1.查閱、使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。2.對(duì)于已開放且不再需要保存的檔案，按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、文號(hào)、銷毀日期、銷毀方式等信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案開放審核制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查審核流程是否合規(guī)、檔案信息是否安全等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱、使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向公司管理層匯報(bào)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案及審核資料。2.對(duì)于涉及公眾利益的檔案開放情況，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)處理公眾反饋的問題。七、責(zé)任追究（一）申請(qǐng)人責(zé)任1.如申請(qǐng)人提供虛假申請(qǐng)材料或違反檔案查閱、使用規(guī)范，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.在查閱、使用檔案過程中，因申請(qǐng)人故意或重大過失導(dǎo)致檔案信息泄露、損壞等情況發(fā)生的，依法追究其法律責(zé)任。（二）審核人員責(zé)任1.審核人員如未認(rèn)真履行審核職責(zé)，導(dǎo)致不符合開放條件的檔案被開放，或因?qū)徍耸д`造成檔案信息安全事故等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因?qū)徍巳藛T玩忽職守、徇私舞弊等行為給公司或第三方造成重大損失的，依法追究其法律責(zé)任。（三）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員如未嚴(yán)格執(zhí)行檔案開放審核制度，擅自開放檔案或?qū)n案查閱、使用情況監(jiān)管不力的，給予批評(píng)教育、警告等處分。2.因檔案管理人員失職導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失等嚴(yán)重后果的，依法追究其法