廳檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廳檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在廳各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廳機(jī)關(guān)各部門、直屬單位及其工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則廳檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由廳辦公室負(fù)責(zé)全廳檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映廳各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理廳工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本制度的規(guī)定進(jìn)行，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立廳檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由廳主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)全廳檔案管理工作。（二）辦公室廳辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善廳檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全廳檔案工作的日常管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查廳機(jī)關(guān)各部門及直屬單位的檔案工作，對檔案工作中存在的問題提出改進(jìn)意見和建議。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（三）檔案工作人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，檔案工作人員應(yīng)具備一定的檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與廳工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.廳黨組會(huì)議、廳長辦公會(huì)議、專題會(huì)議等各類會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、記錄等。3.廳機(jī)關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、合同、協(xié)議等。4.廳直屬單位上報(bào)的各類文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。5.廳開展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、資料、記錄、照片、音像等。6.廳工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的文件材料進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無用的文件，對重要文件進(jìn)行分類、編號，確保文件材料的有序存放。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類根據(jù)廳工作職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)監(jiān)督類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如“2023行政管理001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映廳主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對廳工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是反映廳一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對廳工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對廳工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，各部門應(yīng)在檔案形成時(shí)準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中注明。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由廳辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干等為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及廳重要職能活動(dòng)、核心業(yè)務(wù)等。2.檔案的保存價(jià)值是否已經(jīng)喪失或降低。3.檔案的保管期限是否符合國家有關(guān)規(guī)定。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合廳工作實(shí)際情況，對檔案的整體情況進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)廳辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)廳檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)（具體位置）、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或贈(zèng)送他人。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如整理的檔案類別、數(shù)量、完成時(shí)間等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的、提供利用的檔案數(shù)量等。4.檔案保管期限統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)不同保管期限檔案的數(shù)量及占比。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送廳辦公室負(fù)責(zé)人和檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并作為檔案管理工作考核的重要依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)圍繞廳中心工作，為廳各項(xiàng)決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.廳機(jī)關(guān)各部門因工作需要查閱檔案。2.廳直屬單位因工作需要查閱檔案。3.外單位因工作需要查閱與廳工作相關(guān)的檔案，需經(jīng)廳辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，需按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)廳辦公室審批。3.廳辦公室根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.查閱檔案應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)廳辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用反饋檔案利用者在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)向廳辦公室反饋利用效果和意見建議，以便進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作的效率和水平，為檔案利用提供更加便捷的服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合廳檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。2.加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和清理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）人員培訓(xùn)加強(qiáng)對檔案工作人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)和信息技術(shù)處理檔案工作的能力。九、檔案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全檔案安全保密制度，明確檔案安全保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案工作人員的安全保密教育。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.嚴(yán)格控制檔案查閱范圍，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.對檔案管理人員進(jìn)行保