木質(zhì)檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)木質(zhì)檔案的管理與利用，確保木質(zhì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮木質(zhì)檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及木質(zhì)檔案的部門、單位及個(gè)人。（三）定義1.木質(zhì)檔案：指以木材為載體，記錄公司/組織重要活動(dòng)、業(yè)務(wù)信息、歷史資料等具有保存價(jià)值的各類文件、資料、圖表、實(shí)物等。2.利用：指對(duì)木質(zhì)檔案進(jìn)行查閱、借閱、復(fù)制、摘錄、展覽展示等活動(dòng)。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：木質(zhì)檔案的利用必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：在木質(zhì)檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，積極為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。4.合理利用原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理安排檔案利用，提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。二、木質(zhì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的與木材相關(guān)的原始文件、資料，如木材采購合同、木材加工工藝記錄、木材質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等。2.涉及公司/組織木材資源管理、開發(fā)利用等方面的規(guī)劃、方案、總結(jié)等文件。3.有關(guān)木材領(lǐng)域的科研成果、技術(shù)創(chuàng)新資料，包括研究報(bào)告、專利文件等。4.公司/組織參與的木材行業(yè)會(huì)議、培訓(xùn)、交流活動(dòng)的相關(guān)記錄，如會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)教材、交流材料等。5.反映公司/組織木材業(yè)務(wù)發(fā)展歷程的照片、影像資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門/單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)木質(zhì)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性、完整性。2.收集的木質(zhì)檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于電子形式的木質(zhì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。（三）整理方法1.按照木質(zhì)檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的分類體系。2.對(duì)每份木質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制詳細(xì)的目錄清單，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)實(shí)物類木質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行妥善包裝、標(biāo)識(shí)，注明相關(guān)信息，并與對(duì)應(yīng)的文件資料建立關(guān)聯(lián)。4.定期對(duì)整理后的木質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)查，確保整理質(zhì)量。三、木質(zhì)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的木質(zhì)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.木質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.對(duì)于珍貴、易損的木質(zhì)檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如密封保存、專柜存放等。3.定期對(duì)木質(zhì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量，確保檔案的安全與完整。（三）保管期限根據(jù)木質(zhì)檔案的重要程度、歷史價(jià)值等因素，確定不同的保管期限，一般分為短期（15年）、中期（510年）、長(zhǎng)期（10年以上）。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)木質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專家組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見。3.對(duì)失去保存價(jià)值的木質(zhì)檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。四、木質(zhì)檔案利用的申請(qǐng)與審批（一）利用申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用木質(zhì)檔案，應(yīng)填寫《木質(zhì)檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)利用的合理性與必要性。（二）審批流程1.檔案管理部門收到利用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)手續(xù)是否齊全、利用目的是否明確等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密、敏感信息的木質(zhì)檔案利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于一般性檔案利用申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，檔案管理部門向申請(qǐng)人出具《木質(zhì)檔案利用審批單》，明確利用時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求。五、木質(zhì)檔案利用的方式與要求（一）查閱1.利用者憑《木質(zhì)檔案利用審批單》到檔案庫房查閱木質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供協(xié)助。2.查閱時(shí)，利用者應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并使用統(tǒng)一的摘錄工具，確保摘錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）借閱1.因工作需要較長(zhǎng)時(shí)間使用木質(zhì)檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱木質(zhì)檔案時(shí)，利用者應(yīng)填寫《木質(zhì)檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱的木質(zhì)檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，并向利用者提供檔案副本或復(fù)印件（如可能）。4.利用者應(yīng)妥善保管借閱的木質(zhì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織指定場(chǎng)所。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）復(fù)制1.利用者如需復(fù)制木質(zhì)檔案，應(yīng)填寫《木質(zhì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。2.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定的復(fù)制方式進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的木質(zhì)檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（四）摘錄1.利用者因工作需要摘錄木質(zhì)檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)填寫《木質(zhì)檔案摘錄申請(qǐng)表》，注明摘錄范圍、用途等信息。2.摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映原件信息，不得斷章取義、歪曲原意。摘錄完成后，利用者應(yīng)簽字確認(rèn)，并交檔案管理人員審核。（五）展覽展示1.公司/組織內(nèi)部舉辦涉及木質(zhì)檔案的展覽展示活動(dòng)，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明展覽展示的主題、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.檔案管理部門對(duì)展覽展示方案進(jìn)行審核，確保展覽展示活動(dòng)符合檔案安全管理要求。3.在展覽展示過程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，防止木質(zhì)檔案受到損壞或丟失。展覽展示結(jié)束后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、檢查，如有問題及時(shí)處理。六、木質(zhì)檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督措施1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)木質(zhì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，查看利用記錄是否完整、利用手續(xù)是否齊全、檔案是否完好無損等。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受公司/組織內(nèi)部人員對(duì)木質(zhì)檔案利用過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定利用木質(zhì)檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令改正。2.情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育；情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、通報(bào)批評(píng)等