檔案室制度底圖一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室底圖的管理，確保底圖的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮底圖在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有檔案室底圖的管理，包括但不限于工程圖紙、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程圖等各類技術(shù)文件底圖，以及重要合同、協(xié)議等文件的底圖。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)所有底圖進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保底圖管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保底圖信息的安全，防止底圖泄露。3.方便利用原則在確保底圖安全和保密的前提下，充分考慮公司各部門對(duì)底圖的利用需求，提供便捷、高效的服務(wù)。二、底圖的歸檔與接收（一）歸檔范圍1.公司自行設(shè)計(jì)、繪制的各類技術(shù)文件底圖，包括但不限于新產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝改進(jìn)圖紙、工裝模具圖紙等。2.外購(gòu)設(shè)備、材料的隨機(jī)圖紙及相關(guān)技術(shù)文件底圖。3.與公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)相關(guān)的重要合同、協(xié)議等文件的底圖。4.其他具有保存價(jià)值的底圖資料。（二）歸檔要求1.底圖應(yīng)具備完整、準(zhǔn)確的信息，圖面清晰、整潔，標(biāo)注規(guī)范。2.底圖應(yīng)按照規(guī)定的分類編號(hào)體系進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.歸檔的底圖應(yīng)附帶相應(yīng)的電子文檔，電子文檔格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一要求，且內(nèi)容與底圖一致。4.底圖歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《底圖歸檔登記表》，詳細(xì)記錄底圖的名稱、編號(hào)、來源、歸檔日期等信息。（三）接收流程1.各部門在完成底圖的繪制或收集后，應(yīng)及時(shí)將底圖及相關(guān)資料提交至公司檔案室。2.檔案室接收人員對(duì)提交的底圖進(jìn)行初步審核，檢查底圖的完整性、準(zhǔn)確性和編號(hào)情況。3.審核無誤后，接收人員在《底圖歸檔登記表》上簽字確認(rèn)，并將底圖及相關(guān)資料進(jìn)行妥善存放。三、底圖的分類與編號(hào)（一）分類原則1.根據(jù)底圖的專業(yè)性質(zhì)、用途和來源進(jìn)行分類，確保分類的科學(xué)性和合理性。2.分類應(yīng)便于底圖的查找、利用和管理。（二）分類方法1.工程圖紙類建筑工程圖紙機(jī)械工程圖紙電氣工程圖紙化工工程圖紙其他工程圖紙2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙類新產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙產(chǎn)品改進(jìn)設(shè)計(jì)圖紙產(chǎn)品零部件設(shè)計(jì)圖紙3.工藝流程圖類生產(chǎn)工藝流程圖質(zhì)量控制流程圖設(shè)備操作規(guī)程流程圖4.合同協(xié)議類采購(gòu)合同底圖銷售合同底圖技術(shù)合作協(xié)議底圖其他重要合同協(xié)議底圖（三）編號(hào)規(guī)則1.底圖編號(hào)應(yīng)采用層次編碼法，由分類代碼、項(xiàng)目代碼、順序號(hào)等組成。2.分類代碼：根據(jù)底圖的分類方法，采用大寫字母表示，如“G”表示工程圖紙類，“P”表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙類等。3.項(xiàng)目代碼：根據(jù)底圖所屬的具體項(xiàng)目或產(chǎn)品，采用數(shù)字或字母組合表示，確保項(xiàng)目代碼的唯一性。4.順序號(hào)：按照底圖在該項(xiàng)目或類別中的順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)。5.示例：G01001，表示工程圖紙類中第1個(gè)項(xiàng)目的第1張底圖。四、底圖的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，保持溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在40%60%之間。2.存儲(chǔ)底圖的庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，防止灰塵、有害氣體等對(duì)底圖造成損害。3.底圖應(yīng)存放在專用的底圖柜中，底圖柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（二）保管方式1.底圖應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要的底圖或易損的底圖，應(yīng)采取特殊的保管措施，如備份存儲(chǔ)、定期檢查等。3.底圖存放應(yīng)避免重壓、折疊、彎曲等，防止底圖變形損壞。（三）盤點(diǎn)與清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)底圖進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保底圖數(shù)量與《底圖歸檔登記表》記錄一致。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)底圖丟失、損壞或信息變更等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。3.對(duì)于盤點(diǎn)結(jié)果，應(yīng)編制《底圖盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況、存在問題及處理建議等。五、底圖的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱底圖時(shí)，應(yīng)填寫《底圖借閱申請(qǐng)表》，注明借閱底圖的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《底圖借閱申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并提交至公司檔案室。（二）審批流程1.檔案室收到《底圖借閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱目的、借閱期限等是否合理。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或關(guān)鍵技術(shù)的底圖，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.審核通過后，檔案室在《底圖借閱申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并登記借閱信息。（三）借閱期限1.底圖借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.續(xù)借手續(xù)應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理，續(xù)借期限不得超過原借閱期限。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按照約定的借閱期限及時(shí)歸還底圖，歸還時(shí)應(yīng)確保底圖的完整性和準(zhǔn)確性，不得在底圖上進(jìn)行涂改、標(biāo)記等操作。2.檔案室接收人員對(duì)歸還的底圖進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)底圖有損壞、丟失或信息變更等情況，應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.借閱人員歸還底圖后，檔案室應(yīng)在《底圖借閱登記表》上記錄歸還日期，并注銷借閱信息。（五）使用規(guī)范1.借閱人員在使用底圖過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度和相關(guān)操作規(guī)程，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露底圖內(nèi)容。2.如需對(duì)底圖進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)填寫《底圖復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司檔案室批準(zhǔn)后方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的底圖應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編號(hào)和管理，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.底圖使用完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將底圖歸還至檔案室，不得隨意放置或帶出檔案室。六、底圖的修改與補(bǔ)充（一）修改申請(qǐng)1.當(dāng)?shù)讏D需要修改時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)填寫《底圖修改申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明修改的原因、內(nèi)容、涉及的底圖編號(hào)等信息。2.《底圖修改申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并提交至公司檔案室。（二）審核與批準(zhǔn)1.檔案室收到《底圖修改申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)專業(yè)人員對(duì)修改內(nèi)容進(jìn)行審核，確保修改后的底圖符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.對(duì)于涉及重大技術(shù)變更或?qū)旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)有較大影響的底圖修改，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實(shí)施。3.審核通過后，檔案室在《底圖修改申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)底圖的修改工作。（三）修改實(shí)施1.底圖修改人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的修改內(nèi)容進(jìn)行修改，修改過程中應(yīng)做好記錄，并確保修改后的底圖編號(hào)不變。2.修改完成后，修改人員應(yīng)對(duì)修改后的底圖進(jìn)行自檢，確保底圖的準(zhǔn)確性和完整性。3.自檢合格后，修改人員將修改后的底圖提交至檔案室，檔案室對(duì)修改后的底圖進(jìn)行再次審核，審核無誤后進(jìn)行存檔。（四）補(bǔ)充登記1.底圖修改或補(bǔ)充后，檔案室應(yīng)及時(shí)更新《底圖歸檔登記表》，記錄底圖的修改日期、修改內(nèi)容、修改人等信息。2.同時(shí)，應(yīng)確保底圖的電子文檔與紙質(zhì)底圖內(nèi)容一致，并進(jìn)行相應(yīng)的更新。七、底圖的銷毀（一）銷毀范圍1.已失去保存價(jià)值的底圖，如過期的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、不再使用的工藝流程圖等。2.因損壞、丟失等原因無法修復(fù)或補(bǔ)充的底圖。（二）銷毀申請(qǐng)1.各部門如需銷毀底圖，應(yīng)填寫《底圖銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀底圖的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《底圖銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，并提交至公司檔案室。（三）審核與批準(zhǔn)1.檔案室收到《底圖銷毀申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核銷毀原因是否合理、底圖是否確實(shí)已失去保存價(jià)值等。2.對(duì)于涉及重要機(jī)密或關(guān)鍵技術(shù)的底圖銷毀，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可進(jìn)行。3.審核通過后，檔案室在《底圖銷毀申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)底圖的銷毀工作。（四）銷毀實(shí)施1.底圖銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保底圖信息無法恢復(fù)。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《底圖銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案室。（五）記錄存檔1.檔案室應(yīng)將《底圖銷毀申請(qǐng)表》、《底圖銷毀登記表》等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.同