檔案業(yè)績管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案業(yè)績管理工作，提高檔案管理水平和工作效率，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案業(yè)績管理方面的工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動和工作實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰、規(guī)范。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔檔案資料，確保檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作同步推進(jìn)。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會會議記錄，公司章程，行政管理制度，各類通知、通報等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升等手續(xù)文件，勞動合同，薪酬福利資料，培訓(xùn)記錄，績效考核檔案等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)預(yù)算、決算資料，審計報告，稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，項目策劃書、可行性研究報告，招投標(biāo)文件，客戶資料，業(yè)務(wù)往來信函等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料，生產(chǎn)工藝文件，質(zhì)量檢測報告，技術(shù)圖紙，專利文件等。6.其他檔案：除上述類別以外的其他與公司有關(guān)的檔案資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。2.年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，具體如下：行政檔案：XZ人事檔案：RS財務(wù)檔案：CW業(yè)務(wù)檔案：YW技術(shù)檔案：JS其他檔案：QT4.流水號為三位數(shù)，從“001”開始依次遞增。例如，2023年的第一份行政檔案編號為“2023XZ001”。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.在業(yè)務(wù)活動和工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，承辦人員應(yīng)在完成相關(guān)工作后的[X]個工作日內(nèi)將其整理后移交至本部門檔案管理人員。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位信函等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收，并在[X]個工作日內(nèi)將原件或復(fù)印件移交至檔案管理人員。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。3.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊統(tǒng)一。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.審核通過后，將檔案資料按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫時間、編號、題名等信息。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會和董事會決議、重要合同協(xié)議等涉及公司重大權(quán)益和歷史沿革的文件。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和實際使用價值確定具體保管期限。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司檔案管理部門備案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、檔案業(yè)績考核（一）考核對象檔案管理部門及各部門檔案管理人員。（二）考核內(nèi)容1.檔案收集與整理：檔案資料收集的及時性、完整性，整理的規(guī)范性。2.檔案歸檔與保管：檔案歸檔的準(zhǔn)確性、及時性，保管的安全性。3.檔案查閱與借閱：查閱和借閱手續(xù)的辦理情況，對查閱和借閱人員的監(jiān)督管理情況。4.檔案鑒定與銷毀：鑒定工作的組織實施情況，銷毀程序的執(zhí)行情況。5.檔案信息化管理：信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用情況，數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)情況。（三）考核方式1.采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。2.定期考核每[X]年進(jìn)行一次，由檔案管理部門制定考核方案，組織實施考核工作。3.在日常工作中，檔案管理部門可根據(jù)實際情況對各部門檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。2.對考核結(jié)果為優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎