檔案移交新制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的合法性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動，保持檔案的原始性和完整性。3.及時準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求進(jìn)行，確保檔案信息的及時傳遞和準(zhǔn)確無誤。4.安全保密原則：在檔案移交過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.會議記錄、紀(jì)要、決議等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）人事檔案1.員工的入職登記表、勞動合同、工資表、考勤記錄等。2.員工的培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、獎懲情況等。3.員工的離職手續(xù)辦理材料等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)材料等。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料等。（四）業(yè)務(wù)檔案1.項(xiàng)目合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.業(yè)務(wù)流程記錄、客戶資料、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等。3.產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（五）其他檔案1.公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、商標(biāo)專利等相關(guān)材料。2.公司/組織的大事記、年鑒等。3.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。三、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門對擬移交的檔案進(jìn)行整理、分類、編號，編制檔案移交清單。2.移交部門對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行自查，確保檔案符合移交要求。3.接收部門對檔案移交清單進(jìn)行審核，提出審核意見。（二）移交實(shí)施1.移交部門與接收部門按照審核后的檔案移交清單進(jìn)行檔案交接，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)。2.交接過程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、載體等，確保檔案移交的準(zhǔn)確性。3.對于電子檔案，移交部門應(yīng)確保電子檔案的格式正確、數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定的存儲介質(zhì)和方式進(jìn)行移交。（三）移交后的處理1.接收部門對接收的檔案進(jìn)行登記、入庫，并按照檔案管理的要求進(jìn)行妥善保管。2.移交部門應(yīng)將檔案移交清單及相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。3.對于移交過程中發(fā)現(xiàn)的問題，移交部門與接收部門應(yīng)及時協(xié)商解決，并做好記錄。四、檔案移交的時間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門應(yīng)在收到移交檔案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核、登記和入庫工作。（二）臨時移交1.因工作需要，如項(xiàng)目結(jié)束、機(jī)構(gòu)調(diào)整等，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將涉及的檔案及時移交檔案管理部門。2.臨時移交檔案的時間要求由公司/組織根據(jù)具體情況另行規(guī)定。五、檔案移交的責(zé)任劃分（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)按照本制度的要求對擬移交的檔案進(jìn)行整理、分類、編號，編制檔案移交清單。2.確保移交的檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.配合接收部門做好檔案移交過程中的各項(xiàng)工作，解答接收部門提出的問題。（二）接收部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)對檔案移交清單進(jìn)行審核，提出審核意見。2.按照審核后的檔案移交清單接收檔案，并對接收的檔案進(jìn)行登記、入庫和保管。3.對檔案移交過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與移交部門溝通協(xié)商，共同解決。（三）檔案管理部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案移交制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案移交工作。2.對各部門移交的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和有效利用。3.定期對檔案移交工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)工作。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案移交工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案移交是否符合規(guī)定的流程和要求。2.檔案管理部門定期對各部門的檔案移交情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時改進(jìn)檔案移交工作。七、檔案移交的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與檔案移交工作的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對在工作中知悉的檔案信息予以保密。2.移交部門和接收部門應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.檔案移交過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對檔案進(jìn)行加密處理、限制接觸人員等。2.禁止在非保密場所談?wù)摍n案移交工作涉及的機(jī)密信息。3.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案移交的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.公司/組織應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和移交。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、移交等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）電子檔案移交要求1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。2.移交電子檔案時，應(yīng)同時移交電子檔案的元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子檔案的完整性和真實(shí)性。3.接收部門應(yīng)及時將電子檔案導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行備份和存儲。九、附則（一）