綜合檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織綜合檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類綜合檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)綜合檔案的管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則歸檔的檔案必須是公司/組織在實際工作中形成的原始材料，如實反映工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件材料的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等，確保檔案能夠全面反映公司/組織工作活動的全過程。4.系統(tǒng)性原則按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性，便于查找和利用。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等機密性檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)綜合檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀公司/組織各類綜合檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利條件。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，并負(fù)責(zé)向本部門員工傳達(dá)檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類綜合檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議文件、記錄，工作計劃與總結(jié)，請示與批復(fù)，報告、通報，通知、通告、公告，函件、電報，介紹信、證明信，行政印章使用記錄，人事任免、獎懲文件，員工培訓(xùn)、考核、晉升材料，勞動工資、福利、保險文件，安全保衛(wèi)、消防、衛(wèi)生文件，外事活動文件等。2.業(yè)務(wù)管理類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點進(jìn)行分類，如市場營銷類、財務(wù)管理類、生產(chǎn)管理類、質(zhì)量管理類、技術(shù)研發(fā)類、物資采購類、客戶服務(wù)類等。每類業(yè)務(wù)管理檔案再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，如市場營銷類可分為市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶關(guān)系管理等。3.項目管理類包括公司/組織承擔(dān)的各類項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等文件材料，項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議，項目進(jìn)度報告、質(zhì)量檢驗報告、成本核算資料等。4.基本建設(shè)類涵蓋公司/組織新建、改建、擴建等基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等全過程的文件材料，包括項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程預(yù)算、施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督報告、竣工驗收報告等。5.設(shè)備儀器類包括公司/組織購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報廢等設(shè)備儀器的文件材料，設(shè)備儀器的采購合同、發(fā)票、驗收報告，設(shè)備儀器的操作規(guī)程、維護(hù)手冊、技術(shù)資料，設(shè)備儀器的運行記錄、故障維修記錄、報廢審批文件等。6.會計檔案類按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。7.聲像檔案類包括公司/組織在工作活動中形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料，如公司重大活動照片、工程建設(shè)影像資料、產(chǎn)品宣傳視頻等。8.電子檔案類指公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、電子郵件等，按照電子文件的格式、內(nèi)容等進(jìn)行分類管理。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號/卷號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定，用于標(biāo)識本公司/組織的檔案全宗。3.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對每大類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼，如行政管理類為“XZ”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”等。4.年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。5.保管期限：分為永久、長期（15年以上）、短期（不足15年）三種，分別用“YJ”、“CQ”、“DQ”表示。6.件號/卷號：對于以件為單位整理的檔案，編列件號；對于以卷為單位整理的檔案，編列卷號。件號/卷號從“1”開始依次順序編號。例如，一份行政管理類的永久檔案，其編號為：全宗號XZ2023YJ001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案歸檔范圍和要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并在活動結(jié)束后及時移交至檔案管理部門。3.員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作成果、技術(shù)資料、獲獎證書等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交至所在部門，由部門兼職檔案員統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期主動向各部門收集檔案，確保檔案收集工作的及時性和完整性。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除文件上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補或復(fù)制，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或處理。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)建立電子檔案的備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時間等順序進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并對聲像資料進(jìn)行數(shù)字化處理，保存電子副本。五、檔案的歸檔與移交（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員在完成檔案整理后，應(yīng)及時將檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門進(jìn)行補充或重新整理。3.檔案管理部門按照檔案編號規(guī)則對歸檔檔案進(jìn)行編號，并將編號標(biāo)注在檔案封面、目錄及備考表上。4.對歸檔的檔案建立檔案盒（卷），在檔案盒（卷）上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號/卷號等信息，并將檔案盒（卷）按照分類順序排列上架。（二）檔案移交1.檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清冊，詳細(xì)記錄移交檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量、起止件號/卷號等信息。移交清冊一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。2.檔案移交時，交接雙方應(yīng)在檔案移交清冊上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案移交情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，確保檔案移交工作的規(guī)范有序進(jìn)行。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒（卷）進(jìn)行保管，檔案盒（卷）應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，具有一定的強度和耐久性。2.電子檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照存儲介質(zhì)的保管要求進(jìn)行保管。同時，應(yīng)建立電子檔案的存儲目錄和索引，便于查找和利用。3.聲像檔案應(yīng)采用專用的存儲設(shè)備進(jìn)行保管，如錄像帶、錄音帶、光盤等，并按照聲像檔案的保管要求進(jìn)行分類存放，注明錄制時間、地點、內(nèi)容等信息。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。2.對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度和保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保其功能完好，能夠滿足檔案保管的需要。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等機密性檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司/組織保密工作部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱，并在指定地點進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，并根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)查閱申請表提供的信息，查找并提取相關(guān)檔案，交查閱申請人查閱。4.查閱申請人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。5.查閱結(jié)束后，查閱申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要編制檔案參考資料，如大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。2.對于涉及重要事項、重大決策等需要查閱檔案的，檔案管理部門應(yīng)及時提供相關(guān)檔案，并協(xié)助查閱人員做好檔案信息的分析和整理工作。3.鼓勵公司/組織員工充分利用檔案資源，開展業(yè)務(wù)研究、經(jīng)驗總結(jié)等工作，提高工作效率和質(zhì)量。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定意見書，注明鑒定檔案的名稱、年度、保管期限、存毀意見及理由等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄銷毀檔案