中國檔案制度知乎一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集整理、保管、利用、鑒定銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和工作情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率和利用價值，方便公司/組織內(nèi)部人員和外部相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織的檔案管理制度和工作流程。2.負責接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，提高檔案查閱效率。4.負責檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持，依法依規(guī)為外部單位和個人提供檔案查閱服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)工作，負責具體的檔案管理工作任務(wù)。其職責包括：1.按照檔案管理制度和工作流程，做好檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。2.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。3.對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全和完整。4.協(xié)助檔案利用部門和人員查閱檔案，提供必要的檔案信息咨詢服務(wù)。5.負責檔案信息化管理工作，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。6.參與檔案鑒定銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行審核和登記，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時歸檔和規(guī)范管理。其職責包括：1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類整理。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好本部門檔案的查閱利用工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.負責本部門檔案的保密工作，對涉及本部門業(yè)務(wù)秘密的檔案嚴格按照保密規(guī)定進行管理。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進行細分。具體分類如下：1.文書檔案上級文件公司/組織文件會議文件請示報告通知通報規(guī)章制度其他文書2.科技檔案科研項目檔案工程建設(shè)檔案設(shè)備儀器檔案產(chǎn)品檔案技術(shù)合同檔案其他科技檔案3.會計檔案會計憑證會計賬簿財務(wù)報告審計報告稅務(wù)資料其他會計檔案4.人事檔案員工履歷檔案工資福利檔案考核獎懲檔案培訓檔案職稱檔案黨團組織關(guān)系檔案其他人事檔案5.業(yè)務(wù)檔案市場營銷檔案客戶服務(wù)檔案生產(chǎn)經(jīng)營檔案（如生產(chǎn)計劃、訂單合同等）質(zhì)量控制檔案物資采購檔案其他業(yè)務(wù)檔案（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則，便于檔案的管理和檢索。編號方法如下：1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號：根據(jù)不同的科技項目或工程建設(shè)項目進行編號設(shè)計，一般采用項目代號分類號流水號的形式。例如：KJ20230101001，表示2023年第1個科技項目中的第1類第1份科技檔案。3.會計檔案編號：按照會計年度文件類別保管期限流水號進行編號。例如：2023憑證永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份會計憑證。4.人事檔案編號：采用員工工號檔案類別流水號的形式。例如：001履歷001，表示工號為001的員工的第1份履歷檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)流程進行編號，一般采用業(yè)務(wù)代號年度流水號的形式。例如：SY2023001，表示2023年第1筆業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等不同載體形式的資料。具體收集范圍如下：1.反映公司/組織行政管理、業(yè)務(wù)活動、經(jīng)營決策等方面的文件材料。2.各類會議記錄、紀要、決議等文件。3.工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件。4.各類合同、協(xié)議、意向書等法律文件。5.科研項目立項、研究、驗收等過程中形成的文件材料。6.工程建設(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等各個階段的文件材料。7.設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維修、報廢等過程中形成的文件材料。8.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)形成的文件材料。9.員工的人事檔案材料，包括履歷、考核、獎懲、培訓等方面的記錄。10.財務(wù)會計憑證、賬簿、報表等文件材料。11.市場營銷、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。12.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.及時性各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案管理部門。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，確保檔案能夠全面反映相關(guān)工作活動的全貌。3.準確性對收集的文件材料進行認真核對，確保文件內(nèi)容準確無誤，避免出現(xiàn)虛假信息或錯誤記錄。4.規(guī)范性文件材料應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，格式規(guī)范、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）整理方法檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對收集到的文件材料進行整理，具體方法如下：1.分類將文件材料按照檔案分類標準進行分類，確定其所屬類別。2.裝訂對紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。3.編號按照檔案編號規(guī)則對整理好的檔案進行編號，確保每份檔案都有唯一的編號。編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的檢索和查閱。5.裝盒將編目后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等設(shè)施。（二）保管方式檔案保管應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序上架存放，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織的章程、大事記、重要會議記錄、重要合同協(xié)議、財務(wù)決算等檔案。2.長期保管對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、科研項目檔案、工程建設(shè)檔案等。3.短期保管對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時性工作文件、一般性的通知通報等。（四）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲環(huán)境等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、更換存儲設(shè)備、調(diào)整庫房溫濕度等。同時，應(yīng)做好檢查記錄，以備查閱。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可以查閱、借閱本部門或其他部門相關(guān)的檔案。外部單位和個人因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案利用范圍主要包括：1.行政管理為制定政策、決策、計劃、規(guī)章制度等提供參考依據(jù)。2.業(yè)務(wù)工作為開展市場營銷、生產(chǎn)經(jīng)營、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動提供信息支持。3.科研項目為科研項目的立項、研究、論證、驗收等提供資料參考。4.工程建設(shè)為工程建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等提供技術(shù)資料。5.人事管理為員工的考核、晉升、培訓、獎懲等提供人事檔案信息。6.財務(wù)管理為財務(wù)審計、稅務(wù)申報、資金管理等提供會計檔案資料。7.法律事務(wù)為處理法律糾紛、合同審查等提供相關(guān)檔案依據(jù)。8.其他工作為公司/組織其他各項工作提供檔案信息服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用公司/組織內(nèi)部人員如需查閱、借閱檔案，可以填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》（以下簡稱申請表），注明查閱或借閱檔案的名稱、編號、利用目的、利用期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱或借閱記錄。查閱或借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。2.外部利用外部單位和個人如需查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱檔案的目的、范圍、內(nèi)容等信息，并提交相關(guān)證明材料。公司/組織應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定進行審核，審核通過后，由檔案管理部門與查閱單位或個人簽訂《檔案查閱協(xié)議》，明確查閱檔案的范圍、期限、保密要求等事項，并收取相應(yīng)的查閱費用（如有）。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱活動符合規(guī)定要求。查閱結(jié)束后，查閱單位或個人應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱協(xié)議》上簽字確認。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱、借閱和對外提供。2.檔案利用人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的責任。3.檔案利用人員不得將檔案帶出檔案庫房或公司/組織指定的查閱場所，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。4.檔案利用期限應(yīng)嚴格按照申請表或查閱協(xié)議的規(guī)定執(zhí)行，如需延長利用期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，結(jié)合檔案的保管期限、利用價值以及現(xiàn)實需要等因素進行。具體鑒定標準如下：1.保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.檔案內(nèi)容已失去真實性、完整性或準確性，無法作為工作依據(jù)和參考的，應(yīng)予以銷毀。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)公司/組織批準，可按照規(guī)定進行銷毀。4.其他經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。4.將《檔案銷毀清冊》提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方