討厭檔案制度關(guān)于優(yōu)化檔案制度的相關(guān)規(guī)定一、總則（一）目的本規(guī)定旨在規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，同時提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。鑒于部分員工對現(xiàn)有檔案制度存在不滿情緒，為解決這一問題，特制定本優(yōu)化后的檔案制度。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工及涉及公司檔案管理的相關(guān)外部人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司利益。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為員工提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期開展檔案檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。5.開發(fā)和利用檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門產(chǎn)生的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出合理的建議和意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等。4.員工個人的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.其他應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行收集，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。3.人事檔案按照國家有關(guān)人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，妥善保管各類會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對接收的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照整理要求對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，填寫檔案盒（袋）封面和脊背的相關(guān)信息。4.將檔案上架存放，建立檔案檢索目錄。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[具體年限]。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：根據(jù)查閱權(quán)限，由所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進(jìn)行審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，借閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人一般不得借閱公司檔案，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)按照查閱程序辦理審批手續(xù)，并繳納一定的押金。（四）借閱程序1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。2.按照借閱權(quán)限進(jìn)行審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對雖未超過保管期限，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，可進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.將《檔案銷毀清冊》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便員工使用。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況和檔案管理的規(guī)范性。（二）考核評價(jià)1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核內(nèi)容包括