工程檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，規(guī)范工程檔案的借閱行為，確保工程檔案的安全與完整，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位（如有）借閱工程檔案的管理。（三）工程檔案定義本制度所指工程檔案是公司在工程建設(shè)、管理等活動中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。二、借閱申請與審批（一）內(nèi)部借閱申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請表由申請部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至檔案管理部門。（二）外部單位借閱申請1.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位如需借閱工程檔案，須提前向公司提出書面申請，說明借閱檔案的用途、范圍、期限等，并加蓋單位公章。2.申請經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)送至檔案管理部門。（三）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、借閱范圍是否合理、預(yù)計(jì)歸還日期是否可行等。2.對于內(nèi)部借閱申請，如申請內(nèi)容符合規(guī)定，檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后即可辦理借閱手續(xù)；對于外部單位借閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請人前來辦理借閱手續(xù)。三、借閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部借閱權(quán)限與范圍1.公司各部門因工作需要，可借閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的工程檔案。具體借閱范圍由各部門根據(jù)實(shí)際工作需求確定，但應(yīng)確保不超出檔案管理部門規(guī)定的可借閱范圍。2.項(xiàng)目組人員可借閱本項(xiàng)目的全部工程檔案，以便于項(xiàng)目的順利推進(jìn)和管理。3.涉及工程技術(shù)、質(zhì)量、安全等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的部門，在必要時(shí)可借閱相關(guān)工程檔案進(jìn)行查閱、分析和研究，以支持業(yè)務(wù)工作的開展。（二）外部單位借閱權(quán)限與范圍1.外部單位借閱工程檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的范圍內(nèi)，且不得將檔案用于與業(yè)務(wù)無關(guān)的其他用途。2.未經(jīng)公司書面同意，外部單位不得擅自復(fù)制、傳播所借閱的工程檔案。3.外部單位如需借閱涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程檔案，必須與公司簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議要求進(jìn)行管理和使用。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.內(nèi)部借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.外部單位借閱期限根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況由雙方協(xié)商確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長，須重新辦理審批手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將所借閱的工程檔案完整無損地歸還至檔案管理部門。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.借閱人如需繼續(xù)使用檔案，應(yīng)在歸還期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還且未辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案管理部門將按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、借閱登記與保管（一）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《工程檔案借閱登記簿》，對每一次借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期、實(shí)際歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保每一筆借閱業(yè)務(wù)都有清晰的記錄可查。（二）保管要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的工程檔案，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。2.借閱人在借閱期間如需對檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件一同妥善保管，不得隨意丟棄或傳播。3.借閱人應(yīng)將檔案存放在安全、保密的地方，防止檔案因保管不善而造成損壞或丟失。如因特殊原因需要帶出公司借閱的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全防護(hù)措施。六、保密與安全（一）保密規(guī)定1.借閱人應(yīng)對所借閱工程檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案中的任何信息。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理和使用，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.在借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有保密風(fēng)險(xiǎn)，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的防范措施。（二）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)確保工程檔案存儲環(huán)境的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，防止檔案因自然災(zāi)害或人為破壞而受損。2.借閱人在借閱期間應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，不得將檔案用于非法活動或違反公司規(guī)定的行為。如發(fā)現(xiàn)檔案存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行處理。七、違規(guī)處理（一）內(nèi)部違規(guī)處理1.公司內(nèi)部人員如有違反本制度規(guī)定的借閱行為，如逾期未還、擅自轉(zhuǎn)借、涂改污損檔案等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出書面通知，責(zé)令其限期改正。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評；對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、降職降薪等，并要求其承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。（二）外部單位違規(guī)處理1.外部單位如有違反本制度規(guī)定的借閱行為，如未經(jīng)同意擅自復(fù)制、傳播檔案，或因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失等情況，公司將立即停止其借閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.對于違反保密協(xié)議的外部單位，公司將依法追究其違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)公司的合法權(quán)益。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有本制度未明