檔案收集鑒別制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案的利用價值，特制定本檔案收集鑒別制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面收集原則涵蓋公司/組織在各項工作活動中形成的各類文件材料，保證檔案的全面性。3.真實準(zhǔn)確原則對收集的檔案進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保檔案內(nèi)容真實可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.及時有效原則及時收集、整理檔案，提高檔案管理效率，確保檔案能夠及時發(fā)揮作用。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程等。行政會議文件、決議、紀(jì)要等。工作計劃、總結(jié)、報告等。人事任免文件、員工檔案等。行政事務(wù)處理文件，如公文收發(fā)登記、印章使用記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研資料、分析報告、客戶信息等。銷售合同、訂單、報價單等。采購合同、供應(yīng)商資料等。生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。3.項目管理類項目立項文件、可行性研究報告等。項目規(guī)劃、設(shè)計方案、施工圖紙等。項目進(jìn)度報告、驗收文件等。項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。4.技術(shù)研發(fā)類科研項目申請書、立項批復(fù)等。技術(shù)研發(fā)報告、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等。產(chǎn)品設(shè)計文檔、技術(shù)圖紙、測試報告等。5.企業(yè)文化類公司/組織文化建設(shè)規(guī)劃、實施方案等。文化活動記錄、照片、視頻等。員工文化作品、榮譽證書等。（二）收集渠道1.內(nèi)部部門收集各部門指定專人負(fù)責(zé)定期收集本部門形成的文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理，移交至檔案管理部門。2.員工個人移交員工在工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，應(yīng)及時主動移交至所在部門的檔案收集責(zé)任人。3.特殊渠道收集對于涉及公司/組織重大事件、重要活動等形成的具有特殊價值的檔案，檔案管理部門可通過現(xiàn)場收集、采訪當(dāng)事人等方式進(jìn)行補(bǔ)充收集。（三）收集要求1.及時收集各部門和員工應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集各類文件材料，避免文件丟失或延誤歸檔。2.完整收集確保收集的文件材料齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、電子文檔等。3.規(guī)范整理收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和格式要求進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的鑒別和歸檔。三、檔案鑒別（一）鑒別人員成立檔案鑒別小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。（二）鑒別內(nèi)容1.文件材料的真實性核對文件的形成時間、地點、作者、內(nèi)容等是否與實際情況相符。檢查文件的字跡、印章、簽署等是否清晰、真實。對于電子文件，核實其來源、版本、完整性等。2.文件材料的完整性檢查文件是否齊全，有無缺頁、漏頁等情況。確認(rèn)文件與其相關(guān)的附件、補(bǔ)充材料等是否配套。3.文件材料的準(zhǔn)確性審核文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準(zhǔn)確無誤。檢查文件中的術(shù)語、符號、計量單位等是否符合規(guī)范。4.文件材料的保存價值根據(jù)公司/組織的職能、業(yè)務(wù)范圍和工作需要，判斷文件材料對今后工作的查考、利用價值。評估文件材料是否涉及公司/組織的機(jī)密信息、知識產(chǎn)權(quán)等重要內(nèi)容。（三）鑒別方法1.直接核對法將文件材料與形成過程中的原始記錄、相關(guān)資料等進(jìn)行直接核對，驗證其真實性和準(zhǔn)確性。2.邏輯分析法對文件材料的內(nèi)容進(jìn)行邏輯推理和分析，檢查是否存在矛盾、不合理之處。3.專家咨詢法對于專業(yè)性較強(qiáng)的文件材料，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，獲取專業(yè)意見和建議。（四）鑒別流程1.初步篩選檔案管理人員對收集的文件材料進(jìn)行初步整理和篩選，剔除明顯不符合歸檔要求的文件。2.小組鑒別將初步篩選后的文件材料提交檔案鑒別小組進(jìn)行集中鑒別，鑒別小組按照鑒別標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐一審核，并形成鑒別意見。3.結(jié)果處理根據(jù)鑒別小組的意見，對符合要求的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔，對不符合要求的文件材料，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退回原部門補(bǔ)充完善、銷毀等。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律按照文件材料的產(chǎn)生時間、來源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理。2.保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系將同一問題、同一項目、同一業(yè)務(wù)活動等相關(guān)的文件材料組合在一起。3.便于保管和利用采用科學(xué)合理的分類、編號、裝訂等方法，確保檔案便于查找、借閱和管理。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、項目管理類、技術(shù)研發(fā)類、企業(yè)文化類等大類，再在大類下細(xì)分若干小類。2.編號為每一份檔案或檔案盒編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.安全防護(hù)設(shè)施安裝消防設(shè)備、防盜報警裝置、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和存取。2.電子檔案保管采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)對電子檔案進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理。3.特殊載體檔案保管對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行整理和存放，確保其質(zhì)量和完整性。（三）保管期限根據(jù)檔案的保存價值和重要程度，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。六、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.服務(wù)優(yōu)先原則以滿足公司/組織各項工作的需要為出發(fā)點，為員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.審批登記原則嚴(yán)格履行檔案利用審批手續(xù)，對利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保檔案利用的可追溯性。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可按照規(guī)定的程序申請查閱。2.外部查閱因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，外部單位或個人可查閱相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.借閱對于確需借出檔案的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的期限歸還。（三）利用流程1.申請利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人根據(jù)利用者的申請內(nèi)容進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。3.查閱檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供相應(yīng)的檔案，并安排專人協(xié)助查閱。利用者應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.借閱如需借閱檔案，利用者應(yīng)在申請表上注明借閱期限，并按照規(guī)定的格式填寫借閱登記表。檔案管理部門將檔案借出后，應(yīng)定期催還。5.歸還利用者使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究利用者的責(zé)任。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，確保檔案利用工作規(guī)范、有序進(jìn)行。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值經(jīng)過鑒定，確認(rèn)已過保管期限且對公司/組織今后工作無查考利用價值的檔案。2.重復(fù)、多余或無效的文件材料在檔案收集和整理過程中，發(fā)現(xiàn)的重復(fù)、多余或已被新文件替代的無效文件材料。3.涉及保密事項已解密且無保存必要涉及公司/組織保密事項的文件材料，在保密期限屆滿且已解密，同時無其他保存必要的。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進(jìn)行