檔案文件移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實現(xiàn)檔案文件的有效利用和有序移交，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本檔案文件移交制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各類檔案文件的移交管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案文件移交工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保移交過程合法合規(guī)。2.真實完整原則：移交的檔案文件應(yīng)真實反映公司/組織各項工作活動的實際情況，保持文件材料的完整性，不得擅自篡改、銷毀或遺漏重要文件。3.及時準(zhǔn)確原則：檔案文件形成后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時進(jìn)行移交，確保移交信息準(zhǔn)確無誤，便于檔案的整理、保管和利用。4.責(zé)任明確原則：明確檔案文件移交過程中各部門、各環(huán)節(jié)的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保移交工作順利進(jìn)行。二、檔案文件移交的范圍與分類（一）移交范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如章程、決議、批復(fù)、營業(yè)執(zhí)照等。2.公司/組織經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的文件，包括合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告、業(yè)務(wù)計劃、市場調(diào)研資料等。3.人事管理文件，如員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。4.行政管理文件，如會議紀(jì)要、工作匯報、規(guī)章制度、通知公告等。5.項目管理文件，如項目立項報告、可行性研究報告、項目實施方案、項目驗收報告等。6.技術(shù)研發(fā)文件，如研發(fā)計劃、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件等。7.客戶關(guān)系管理文件，如客戶資料、銷售記錄、售后服務(wù)檔案等。8.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價值的文件。（二）分類1.文書檔案：包括各類公文、信函、報告、通知等。2.科技檔案：涉及科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等方面的文件材料。3.人事檔案：員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等相關(guān)資料。4.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、項目業(yè)務(wù)檔案等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子形式存儲的各類文件。三、檔案文件移交的流程（一）文件形成部門的整理與準(zhǔn)備1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案文件的收集、整理和初步分類工作。2.在文件形成過程中，及時對文件進(jìn)行分類編號，確保文件的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.按照檔案管理要求，對文件進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等預(yù)處理工作，編制檔案文件目錄清單，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號、日期、來源等信息。（二）移交申請與審批1.各部門在完成檔案文件整理后，填寫《檔案文件移交申請表》，注明移交檔案的類別、數(shù)量、移交原因等信息。2.將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性，簽字確認(rèn)后報檔案管理部門。3.檔案管理部門收到移交申請表后，進(jìn)行復(fù)審，對不符合要求的移交申請，及時反饋給申請部門并說明原因，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)材料。（三）移交實施1.經(jīng)審批同意后，申請部門與檔案管理部門確定具體的移交時間和方式。2.移交雙方按照約定的時間和地點進(jìn)行檔案文件的交接，交接過程應(yīng)嚴(yán)格按照以下程序進(jìn)行：移交方應(yīng)向接收方提供檔案文件目錄清單，并按照清單逐一核對檔案文件的數(shù)量和內(nèi)容。接收方對檔案文件進(jìn)行逐件檢查，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時與移交方溝通解決。雙方在檔案文件移交清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為交接憑證。（四）檔案管理部門的接收與登記1.檔案管理部門接收移交的檔案文件后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，建立檔案管理臺賬，詳細(xì)記錄檔案文件的移交時間、來源部門、類別、數(shù)量等信息。2.對接收的檔案文件進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類，按照公司/組織檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號、編目，完善檔案文件的檢索工具，便于日后查詢和利用。四、檔案文件移交的時間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案文件移交至檔案管理部門。2.對于一些時效性較強(qiáng)的檔案文件，如月度財務(wù)報表、季度業(yè)務(wù)報告等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時移交，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。（二）項目結(jié)束移交1.對于公司/組織開展的各類項目，項目結(jié)束后[具體天數(shù)]內(nèi)，項目負(fù)責(zé)部門應(yīng)將項目過程中形成的全部檔案文件移交至檔案管理部門。2.項目檔案文件移交前，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織對項目檔案進(jìn)行全面整理和審核，確保項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）特殊情況移交1.因工作需要或其他特殊原因，檔案文件無法按時移交的，文件形成部門應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并提出延期移交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.延期申請應(yīng)明確延期的期限和原因，檔案管理部門應(yīng)跟蹤延期情況，確保檔案文件及時移交。五、檔案文件移交的質(zhì)量要求（一）完整性要求1.移交的檔案文件應(yīng)涵蓋工作活動的各個方面，包括文件的正本、副本、附件等，確保檔案信息的全面性。2.對于一些重要文件的相關(guān)補(bǔ)充材料、審批意見等，應(yīng)一并移交，不得遺漏。（二）準(zhǔn)確性要求1.檔案文件的內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，不得存在虛假信息或錯誤記錄。2.文件的編號、日期、名稱等標(biāo)識應(yīng)清晰準(zhǔn)確，與實際內(nèi)容相符。（三）規(guī)范性要求1.檔案文件應(yīng)符合國家有關(guān)公文格式、書寫規(guī)范、裝訂要求等標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的規(guī)范性和一致性。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于管理和查詢。六、檔案文件移交過程中的責(zé)任劃分（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)本部門檔案文件的收集、整理、分類和初步審核工作，確保移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門提交移交申請，并配合檔案管理部門完成檔案文件的交接工作。3.對移交檔案的真實性和完整性負(fù)責(zé)，如因移交部門原因?qū)е聶n案文件缺失、錯誤或其他問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案管理部門責(zé)任1.制定檔案文件移交的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案移交工作。2.負(fù)責(zé)審核各部門提交的移交申請，對不符合要求的申請?zhí)岢稣囊庖姟?.及時接收各部門移交的檔案文件，進(jìn)行登記、整理、分類和保管，確保檔案的安全和有效利用。4.對接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決，對因檔案管理部門原因?qū)е碌臋n案問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）交接雙方責(zé)任1.移交方和接收方在檔案文件交接過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，認(rèn)真核對檔案文件的數(shù)量和內(nèi)容，并在移交清單上簽字確認(rèn)。2.交接雙方對交接過程中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時協(xié)商解決，如因交接不清導(dǎo)致的檔案糾紛，雙方應(yīng)共同承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案文件移交后的管理與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案保管的要求，為移交的檔案文件提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理，防止檔案信息的丟失和損壞。（二）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權(quán)限，確保檔案信息的合理利用。2.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案文件的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案文件，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的檔案文件，查閱時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.對檔案利用情況進(jìn)行分析，了解檔案的使用頻率和需求方向，及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案文件移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保移交制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查各部門檔案文件移交的及時性、完整性和準(zhǔn)確性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.定期接受外部審計機(jī)構(gòu)對公司/組織檔案管理工作的審計，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)