支部檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織支部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各支部檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則支部檔案由公司/組織指定的專(zhuān)門(mén)部門(mén)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映支部工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理支部在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及黨和國(guó)家機(jī)密以及公司/組織商業(yè)秘密的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織支部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用支部檔案，對(duì)下屬各支部檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷(xiāo)毀工作。4.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）支部書(shū)記職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)本支部檔案工作，將檔案工作納入支部工作計(jì)劃，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理。2.督促本支部工作人員及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，確保檔案的齊全完整。3.關(guān)心檔案管理工作，解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為檔案管理工作創(chuàng)造必要的條件。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，熟悉檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案管理水平。2.負(fù)責(zé)本支部檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤管理。5.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.參與檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊(cè)，并按規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)黨組織下發(fā)的與本支部工作相關(guān)的文件、指示、決議、通知等。2.本支部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本支部黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨籍處理材料等黨員檔案。4.本支部開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)的方案、通知、照片、視頻、總結(jié)材料等。5.本支部獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)材料（包括證書(shū)復(fù)印件、照片等）。6.其他與本支部工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和個(gè)人應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理人員，不得積壓、拖延。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張及載體應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.黨員檔案應(yīng)在黨員入黨、轉(zhuǎn)正及黨籍處理等手續(xù)辦理完畢后及時(shí)歸檔。3.其他專(zhuān)門(mén)檔案應(yīng)根據(jù)其形成特點(diǎn)和實(shí)際情況，確定合理的歸檔時(shí)間。（四）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行補(bǔ)充、修正。2.按照檔案分類(lèi)方案對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)，確定其保管期限。3.對(duì)分類(lèi)后的文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，編制檔案目錄。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫(xiě)相關(guān)信息，上架存放。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方法支部檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度：按照文件形成年度進(jìn)行分類(lèi)，如20XX年。2.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期（保管期限為30年）、短期（保管期限為10年）三種。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照支部?jī)?nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或工作職能，將檔案分為綜合類(lèi)、組織建設(shè)類(lèi)、宣傳教育類(lèi)、紀(jì)檢監(jiān)察類(lèi)、群團(tuán)工作類(lèi)等類(lèi)別。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+保管期限代碼+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的格式。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2022。3.保管期限代碼：永久用“Y”表示，長(zhǎng)期用“C”表示，短期用“D”表示。4.類(lèi)別代碼：綜合類(lèi)用“Z”表示，組織建設(shè)類(lèi)用“J”表示，宣傳教育類(lèi)用“X”表示，紀(jì)檢監(jiān)察類(lèi)用“L”表示，群團(tuán)工作類(lèi)用“Q”表示等，具體類(lèi)別代碼可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化。5.流水號(hào)：按照檔案整理順序依次編寫(xiě)，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足三位的前面補(bǔ)零。例如：2022年永久保存的綜合類(lèi)檔案編號(hào)為：2022YZ001五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用、排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求，盒面應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案出入庫(kù)登記表，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、名稱(chēng)、數(shù)量、借閱人等信息。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：檔案利用應(yīng)緊密?chē)@公司/組織的中心工作，為各項(xiàng)工作提供有力支持。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案庫(kù)房查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）目的、檔案名稱(chēng)及數(shù)量、歸還日期等信息。登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，根據(jù)其保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。3.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、起止件號(hào)、數(shù)量等信息。2.將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同到指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的支部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存要求，一般不低于300dpi。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。3.按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線(xiàn)錄入、修改、刪除、審核等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按年度、保管期限、類(lèi)別、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、提醒等功能，對(duì)借閱過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理功能，不同用戶(hù)根據(jù)其工作需要具有相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)