出口客戶檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出口業(yè)務(wù)管理，規(guī)范出口客戶檔案的建立、維護(hù)和使用，提高客戶管理水平，保障公司出口業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及出口業(yè)務(wù)的部門及人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映客戶的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋客戶與出口業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)客戶檔案信息的安全，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)客戶情況的變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、客戶檔案的建立（一）檔案信息收集1.基本信息客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等?？蛻舻慕M織架構(gòu)、經(jīng)營范圍、經(jīng)營規(guī)模等。2.業(yè)務(wù)信息首次接觸時(shí)間、業(yè)務(wù)洽談過程記錄。出口產(chǎn)品種類、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等交易信息。以往訂單執(zhí)行情況，包括訂單完成率、交付時(shí)間準(zhǔn)確性、產(chǎn)品質(zhì)量反饋等。3.信用信息客戶的信用評(píng)級(jí)、信用額度、付款方式及歷史付款記錄。銀行資信證明、財(cái)務(wù)報(bào)表等相關(guān)財(cái)務(wù)信息（根據(jù)實(shí)際情況收集）。4.市場信息客戶所在國家或地區(qū)的市場環(huán)境、行業(yè)競爭狀況?？蛻粼诋?dāng)?shù)厥袌龅牡匚弧N售渠道、市場份額等。5.其他信息客戶的特殊需求、偏好及特殊要求記錄。與客戶溝通交流的重要事件、往來函電等。（二）信息來源渠道1.業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)人員在與客戶接觸過程中獲取的一手信息，包括面對(duì)面洽談、電話溝通、郵件往來等。2.財(cái)務(wù)部門：提供客戶的財(cái)務(wù)狀況及付款信用相關(guān)信息。3.市場調(diào)研部門：反饋客戶所在市場的相關(guān)信息。4.網(wǎng)絡(luò)及公開資料：通過互聯(lián)網(wǎng)、行業(yè)報(bào)告、新聞資訊等渠道收集客戶的公開信息。（三）檔案建立流程1.業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集客戶信息：在與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系初期，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)、全面地收集相關(guān)信息，并填寫《出口客戶信息收集表》。2.部門主管審核：業(yè)務(wù)人員將填寫好的信息收集表提交給部門主管，部門主管對(duì)信息的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.檔案錄入：審核通過后，由專人負(fù)責(zé)將客戶信息錄入公司的客戶檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。同時(shí)，按照檔案管理要求，將相關(guān)紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、歸檔，建立紙質(zhì)檔案。4.檔案編號(hào)：為每個(gè)客戶檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于查詢和管理。編號(hào)格式可設(shè)定為：出口年份（兩位）+客戶類型（一位，如A代表一般貿(mào)易客戶，B代表代理客戶等）+順序號(hào)（四位）。例如，23A0001表示2023年建立的第一個(gè)一般貿(mào)易出口客戶檔案。三、客戶檔案的分類與歸檔（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按客戶類型分類：分為一般貿(mào)易客戶、代理客戶、經(jīng)銷商客戶等。2.按業(yè)務(wù)規(guī)模分類：根據(jù)客戶的出口業(yè)務(wù)量大小，分為大客戶、中等客戶、小客戶。3.按地域分類：按照客戶所在國家或地區(qū)進(jìn)行分類，便于了解不同區(qū)域市場的客戶情況。（二）歸檔要求1.電子檔案歸檔：將客戶檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，每個(gè)客戶的檔案文件夾內(nèi)包含客戶基本信息、業(yè)務(wù)信息、信用信息、市場信息等子文件夾，子文件夾下再細(xì)分具體的文檔資料。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在多種介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案歸檔：將紙質(zhì)資料按照客戶檔案編號(hào)順序排列，放入檔案盒中。檔案盒應(yīng)標(biāo)明客戶名稱、檔案編號(hào)、類別等信息。每個(gè)檔案盒內(nèi)的紙質(zhì)資料應(yīng)按照信息類別進(jìn)行分類裝訂，如基本信息類、業(yè)務(wù)合同類、往來函電類等，并制作相應(yīng)的目錄清單，放置在檔案盒首頁。四、客戶檔案的維護(hù)與更新（一）定期維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門每季度對(duì)客戶檔案進(jìn)行一次全面檢查：核對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性，查看是否有信息遺漏或錯(cuò)誤。同時(shí)，檢查紙質(zhì)檔案資料是否齊全、完好，如有缺失或損壞，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。2.財(cái)務(wù)部門每半年提供一次客戶最新的信用評(píng)估報(bào)告：更新客戶的信用額度、信用評(píng)級(jí)等信用信息，并將報(bào)告及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，以便業(yè)務(wù)人員在與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)參考。3.市場調(diào)研部門每年對(duì)客戶所在市場信息進(jìn)行更新：包括市場環(huán)境變化、行業(yè)動(dòng)態(tài)、競爭對(duì)手情況等，為公司調(diào)整出口業(yè)務(wù)策略提供依據(jù)。（二）動(dòng)態(tài)更新1.業(yè)務(wù)信息更新：在每筆出口業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)將訂單執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量反饋、客戶新的需求等信息更新到客戶檔案中。如客戶提出新的產(chǎn)品規(guī)格要求，業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)記錄在檔案的業(yè)務(wù)信息板塊，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保公司能夠滿足客戶需求。2.信用信息更新：一旦客戶的信用狀況發(fā)生變化，如出現(xiàn)逾期付款、信用評(píng)級(jí)調(diào)整等情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)立即將相關(guān)信息傳遞給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門及時(shí)更新客戶檔案中的信用信息，并根據(jù)新的信用情況調(diào)整業(yè)務(wù)操作策略，如加強(qiáng)貨款催收、調(diào)整信用額度等。3.其他信息更新：當(dāng)獲取到客戶的其他重要信息，如客戶組織架構(gòu)變更、法定代表人更換等，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將信息更新到客戶檔案中，確保檔案信息的時(shí)效性。（三）信息變更流程1.信息變更申請(qǐng)：信息變更責(zé)任人填寫《出口客戶檔案信息變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及變更時(shí)間。2.審核審批：申請(qǐng)表提交給部門主管進(jìn)行審核，部門主管審核通過后，根據(jù)變更信息的重要程度，如需更高層級(jí)審批的，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案更新：審批通過后，由專人負(fù)責(zé)按照變更申請(qǐng)表的內(nèi)容對(duì)客戶檔案進(jìn)行更新，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案信息一致。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中記錄信息變更的歷史軌跡，以便查詢和追溯。五、客戶檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.業(yè)務(wù)部門人員：可查閱與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶檔案信息，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、訂單執(zhí)行情況等。如需查閱其他部門負(fù)責(zé)的信息板塊，應(yīng)向相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可查閱。2.財(cái)務(wù)部門人員：主要查閱客戶的信用信息、付款記錄等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案內(nèi)容，用于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和賬款管理。3.市場調(diào)研部門人員：可查閱客戶所在市場信息、市場份額等相關(guān)檔案資料，為市場分析和調(diào)研提供支持。4.公司管理層：根據(jù)工作需要，有權(quán)查閱公司所有出口客戶檔案的全部信息，以便全面了解公司出口業(yè)務(wù)情況，做出決策。（二）查閱流程1.填寫查閱申請(qǐng)表：查閱人填寫《出口客戶檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的客戶名稱、檔案編號(hào)、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.審批：申請(qǐng)表提交給所在部門主管審批，部門主管根據(jù)查閱人的工作職責(zé)和查閱必要性進(jìn)行審核。如涉及跨部門查閱或重要信息查閱，需提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案查閱：審批通過后，查閱人憑申請(qǐng)表到檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理人員按照申請(qǐng)表上的查閱內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照（特殊情況需經(jīng)檔案管理部門同意并辦理相關(guān)手續(xù)）。（三）使用規(guī)定1.僅限內(nèi)部使用：客戶檔案信息僅供公司內(nèi)部人員在工作需要時(shí)查閱和使用，嚴(yán)禁將檔案信息泄露給外部單位或個(gè)人。2.用于業(yè)務(wù)支持：查閱和使用客戶檔案信息應(yīng)圍繞公司出口業(yè)務(wù)開展，如客戶開發(fā)、業(yè)務(wù)洽談、訂單執(zhí)行、貨款催收、市場分析等工作，不得用于其他非業(yè)務(wù)相關(guān)目的。3.信息保密：查閱人在查閱和使用檔案信息過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及客戶的商業(yè)秘密、敏感信息等予以保密。如因工作疏忽導(dǎo)致客戶信息泄露，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。六、客戶檔案的安全與保密（一）安全管理1.電子檔案安全：建立完善的電子檔案安全防護(hù)體系，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)工具，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保服務(wù)器正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。同時(shí)，制定電子檔案備份策略，定期進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案安全：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案架應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案存放環(huán)境安全。（二）保密措施1.人員管理：對(duì)涉及客戶檔案管理的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，約束其行為。2.信息傳遞：在傳遞客戶檔案信息時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸方式，如使用加密郵件、加密移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等。嚴(yán)禁通過普通郵件、即時(shí)通訊工具等不安全方式傳遞敏感信息。3.訪問控制：通過客戶檔案管理系統(tǒng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案信息。定期對(duì)系統(tǒng)用戶的賬號(hào)和密碼進(jìn)行檢查和更新，確保賬號(hào)安全。同時(shí)，對(duì)檔案查閱和使用情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。七、客戶檔案的銷毀（一）銷毀條件1.客戶終止合作：當(dāng)客戶與公司終止出口業(yè)務(wù)合作關(guān)系，且經(jīng)過一定時(shí)間（如兩年）確認(rèn)不再有任何未了事項(xiàng)后，可考慮對(duì)客戶檔案進(jìn)行銷毀。2.檔案過期：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案資料，如短期的市場調(diào)研分析報(bào)告、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)往來函電等，在規(guī)定的保存期限屆滿后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：由業(yè)務(wù)部門或相關(guān)檔案管理責(zé)任人填寫《出口客戶檔案銷毀申請(qǐng)表》，說明擬銷毀檔案的客戶名稱、檔案編號(hào)、銷毀原因、檔案內(nèi)容概述等信息。2.審核審批：申請(qǐng)表提交給部門主管審核，部門主管審核通過后，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)綜合考慮檔案的重要性、保存期限等因素進(jìn)行審批。如涉及重要客戶或關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息的檔案銷毀，需提交給公司管理層審批。3.銷毀實(shí)施：審批通過后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除工具對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲(chǔ)介質(zhì)上多次覆蓋寫入無關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案資料無法再被查閱和