檔案資料儲存制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案資料的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的儲存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各個業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要文件和信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案資料的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司管理制度、工作計劃與總結(jié)、重要會議紀(jì)要等。人事檔案：員工個人基本信息、招聘錄用資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料、勞動合同、離職手續(xù)等相關(guān)文件。行政事務(wù)檔案：辦公設(shè)備采購與維護(hù)記錄、辦公用品管理資料、車輛使用記錄、辦公場地租賃與管理資料等。2.財務(wù)檔案會計憑證：各類原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表及相關(guān)分析報告。稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、發(fā)票管理資料等。財務(wù)預(yù)算與決算資料：年度財務(wù)預(yù)算方案、決算報告等。3.業(yè)務(wù)檔案市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶信息資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、原材料采購合同等。研發(fā)檔案：研發(fā)項目立項報告、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請資料等。采購檔案：采購計劃、供應(yīng)商評估資料、采購合同、采購訂單等。物流檔案：發(fā)貨單、運輸記錄、倉儲管理資料、物流成本核算資料等。4.項目檔案項目立項文件：項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。項目實施過程文件：項目進(jìn)度計劃、項目會議紀(jì)要、項目變更記錄、項目質(zhì)量控制文件等。項目驗收文件：項目驗收報告、項目成果評估資料等。5.其他檔案榮譽檔案：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關(guān)資料。法律事務(wù)檔案：合同糾紛處理文件、訴訟案件資料、法律咨詢記錄等。對外合作檔案：與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、合作項目執(zhí)行情況報告等。（二）檔案編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)檔案編號采用“分類代碼+年份+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類代碼根據(jù)檔案資料分類，為每一類檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，具體如下：行政檔案：XZ財務(wù)檔案：CW業(yè)務(wù)檔案：YW項目檔案：XM其他檔案：QT3.年份采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。4.流水號按照檔案資料形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，一份2022年形成的行政檔案中的公司文件，其編號為：XZ22001。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.檔案資料形成后，承辦部門或個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檔案資料移交至綜合管理部門。一般情況下，文書檔案應(yīng)在辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)移交，業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)移交。3.對于重要的檔案資料，如涉及公司重大決策、重要合同、核心技術(shù)等，承辦部門應(yīng)及時向綜合管理部門通報，并優(yōu)先移交。（二）整理要求1.綜合管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂，保持檔案資料的整齊、牢固。對于紙張較大或較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小統(tǒng)一，并采用線裝或膠裝的方式裝訂。4.對電子檔案資料，應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾名稱應(yīng)與檔案分類目錄一致。電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行命名規(guī)范，文件名應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期等關(guān)鍵信息，便于查找和識別。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，同一類別的檔案應(yīng)按照年份順序排列。3.對于具有長期保存價值的檔案資料，應(yīng)建立專門的檔案庫房進(jìn)行保管，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管公司章程、董事會決議、股東會決議等公司重要文件。涉及公司重大權(quán)益、核心技術(shù)、商業(yè)秘密等具有長期保存價值的文件。公司歷史沿革、大事記等反映公司發(fā)展歷程的重要資料。2.長期保管公司管理制度、工作計劃與總結(jié)、重要會議紀(jì)要等在一定時期內(nèi)具有參考價值的文件。員工人事檔案、財務(wù)檔案等涉及公司內(nèi)部管理和運營的重要資料，保管期限為[X]年。項目檔案中具有重要歷史意義和參考價值的文件，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的行政事務(wù)文件、臨時性的工作記錄等在較短時間內(nèi)具有參考價值的文件，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架或檔案柜，用于存放檔案資料。檔案架或檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案資料的存放和查找。2.檔案資料保護(hù)對紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，定期進(jìn)行檢查和清理，防止檔案資料發(fā)霉、蟲蛀、損壞等情況發(fā)生。對電子檔案資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并異地保存。同時，應(yīng)安裝防病毒軟件和防火墻，防止電子檔案資料被病毒感染或非法篡改。嚴(yán)格限制檔案資料的查閱和使用權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員在查閱和使用檔案資料時，應(yīng)輕拿輕放，避免損壞檔案資料。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案資料，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等，查閱申請人應(yīng)填寫保密承諾書，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.外部單位或個人查閱公司檔案資料，應(yīng)提前向公司提出書面申請，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對查閱范圍和方式進(jìn)行嚴(yán)格限制。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將申請表提交至綜合管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、檔案名稱、編號等信息，由查閱人簽字確認(rèn)。4.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在檔案查閱登記表上注明歸還日期。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案資料時，應(yīng)按照查閱程序辦理查閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料。如需長期借用檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂檔案借用協(xié)議。2.外部單位或個人利用公司檔案資料時，應(yīng)按照查閱程序辦理查閱手續(xù)，并按照約定的用途和范圍使用檔案資料。如需復(fù)制或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司書面同意，并支付相應(yīng)的費用。3.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的活動。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由綜合管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、來源、保管期限等因素，對檔案資料進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定已無保存價值的檔案資料，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字批準(zhǔn)。2.檔案銷毀申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫檔案銷毀登記