水利工程檔案制度一、總則（一）目的為加強水利工程檔案管理，確保水利工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為水利工程建設(shè)、運行管理、維護改造及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所承擔(dān)的各類水利工程項目，包括但不限于水庫、水閘、渠道、堤防等工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、運行管理等全過程形成的檔案資料管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則水利工程檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類歸檔、集中保管、方便利用的原則。確保檔案管理工作與水利工程建設(shè)、運行管理等各項工作緊密結(jié)合，同步推進。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善水利工程檔案管理的具體辦法和流程。2.負責(zé)水利工程檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。3.集中統(tǒng)一管理水利工程各類檔案資料，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護水利工程檔案數(shù)據(jù)庫，推進檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）項目法人職責(zé)1.負責(zé)組織本項目檔案管理工作，明確項目檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，確保檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行。2.按照檔案管理要求，制定項目檔案管理工作計劃和措施，督促各參建單位做好檔案收集、整理和歸檔工作。3.對項目各參建單位的檔案管理工作進行檢查和指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。4.負責(zé)組織項目檔案的預(yù)驗收和竣工驗收工作，確保項目檔案符合要求后移交公司/組織檔案管理部門。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案管理機構(gòu)和人員職責(zé)，確保檔案管理工作有專人負責(zé)。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，負責(zé)收集、整理、歸檔本單位在項目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.對本單位形成的檔案資料進行分類整理，編制檔案目錄和檢索工具，便于查找和利用。4.在項目建設(shè)過程中，接受項目法人和公司/組織檔案管理部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。5.項目竣工驗收前，將整理好的檔案資料移交項目法人審核，經(jīng)審核合格后按要求向公司/組織檔案管理部門移交。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.水利工程前期工作檔案，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、水土保持方案等相關(guān)文件。2.工程設(shè)計檔案，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等階段的設(shè)計文件、圖紙、計算書等。3.工程施工檔案，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、工程變更文件等。4.工程監(jiān)理檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量監(jiān)理文件、工程進度監(jiān)理文件、工程計量與支付文件等。5.工程運行管理檔案，包括工程運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、調(diào)度運行文件等。6.工程竣工驗收檔案，包括竣工驗收申請報告、竣工驗收鑒定書、工程質(zhì)量評定報告、竣工決算報告、竣工圖等。7.其他與水利工程建設(shè)、運行管理相關(guān)的文件材料，如會議紀(jì)要、合同協(xié)議、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本單位在項目建設(shè)過程中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保其真實性、準(zhǔn)確性和有效性。對于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時補充或更正。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求，便于長期保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.分類科學(xué)合理，便于查找和檢索。水利工程檔案一般可分為工程前期、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程運行管理、工程竣工驗收等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。3.編號規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和管理。檔案編號應(yīng)具有唯一性，能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、順序等信息。（四）整理方法1.按照分類方案對收集到的文件材料進行分類，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起。2.對每一份文件材料進行編號，編號應(yīng)按照一定的順序編寫，確保編號的連續(xù)性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，便于查找和檢索。4.對圖紙等特殊載體的檔案資料，應(yīng)進行單獨整理和編號，并在檔案目錄中注明其存放位置。5.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在項目建設(shè)過程中及時將整理好的檔案資料移交項目法人審核，審核合格后按照規(guī)定的時間和要求向公司/組織檔案管理部門歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、目錄清晰，能夠準(zhǔn)確反映水利工程建設(shè)的全過程。3.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管期限水利工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案主要包括水利工程建設(shè)項目的立項審批文件、可行性研究報告批復(fù)、初步設(shè)計批復(fù)、竣工驗收鑒定書等重要文件材料。2.長期保存的檔案一般為工程建設(shè)過程中形成的重要技術(shù)文件、質(zhì)量驗收文件、運行管理記錄等，保管期限為30年。3.短期保存的檔案主要為一般性的文件材料，保管期限為10年。（三）保管方式1.公司/組織檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用耐久性好、可靠性高的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，確保電子檔案的安全和完整。4.對照片、音像等特殊載體的檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)要求進行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全完整，內(nèi)容是否真實準(zhǔn)確。2.檔案的保存價值，根據(jù)檔案的重要性、時效性和歷史意義等因素，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的價值。3.檔案的保管期限，核對檔案的保管期限是否符合規(guī)定要求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。4.檔案銷毀執(zhí)行部門應(yīng)按照檔案銷毀清單進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀過程中應(yīng)有專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀情況進行記錄，并將相關(guān)資料整理歸檔。六、檔案利用與保密（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱水利工程檔案資料。2.水利工程建設(shè)、運行管理等相關(guān)單位因業(yè)務(wù)需要查閱檔案資料。3.有關(guān)部門和單位因工作需要查閱涉及水利工程的檔案資料，但應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案資料應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排專人負責(zé)提供檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，確保檔案的安全保管。3.在檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有泄密風(fēng)險，檔案管理部門應(yīng)及時采取措施，防止泄密事件的發(fā)生。4.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索功能，提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案資料。3.檔案借閱功能，實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批和管理，提高檔案借閱的效率和透明度。4.檔案統(tǒng)計功能，能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對電子檔案應(yīng)及時進行整理和歸檔，納入檔案信息化管理系統(tǒng)。同時，應(yīng)定期對檔案數(shù)據(jù)進行維護，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的時效性。3.在數(shù)據(jù)錄入和維護過程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核制度，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（四）系統(tǒng)安全與維護1.檔案