培訓(xùn)電子檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)電子檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于培訓(xùn)信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，為公司培訓(xùn)工作決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動所產(chǎn)生的電子檔案管理，包括但不限于培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員信息、考核成績、培訓(xùn)總結(jié)等相關(guān)電子資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)電子檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動從策劃到結(jié)束的各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密和學(xué)員隱私的信息進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行電子檔案的整理、存儲和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、培訓(xùn)電子檔案的分類與編號（一）分類1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等，記錄公司培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃和具體安排。2.培訓(xùn)教材類：涵蓋各類培訓(xùn)課程所使用的教材、講義、課件、參考資料等，為培訓(xùn)教學(xué)提供支持。3.學(xué)員信息類：包含學(xué)員基本信息（姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式等）、報(bào)名記錄、考勤記錄等，用于跟蹤學(xué)員培訓(xùn)情況。4.考核成績類：保存學(xué)員培訓(xùn)考核的成績、試卷、評估報(bào)告等，反映學(xué)員培訓(xùn)效果。5.培訓(xùn)總結(jié)類：包括培訓(xùn)活動總結(jié)、培訓(xùn)效果評估報(bào)告、培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)等，為后續(xù)培訓(xùn)工作改進(jìn)提供參考。（二）編號為便于培訓(xùn)電子檔案的識別和管理，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“培訓(xùn)類別代碼+年份+流水號”的格式，具體如下：1.培訓(xùn)計(jì)劃類：代碼為“PJ”，例如“PJ2023001”表示2023年第1個培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)教材類：代碼為“JC”，如“JC2023002”代表2023年第2套培訓(xùn)教材。3.學(xué)員信息類：代碼為“XY”，像“XY2023003”表示2023年第3批學(xué)員信息。4.考核成績類：代碼為“KH”，例如“KH2023004”代表2023年第4次培訓(xùn)考核成績記錄。5.培訓(xùn)總結(jié)類：代碼為“ZJ”，如“ZJ2023005”表示2023年第5份培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告。三、培訓(xùn)電子檔案的收集與整理（一）收集1.培訓(xùn)計(jì)劃由人力資源部門或相關(guān)培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)制定和收集，在培訓(xùn)計(jì)劃確定后及時提交電子文檔至檔案管理部門。2.培訓(xùn)教材編寫完成后，授課教師或相關(guān)編寫人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將電子教材提交至檔案管理部門。3.學(xué)員信息由培訓(xùn)組織部門在培訓(xùn)報(bào)名時收集，并在培訓(xùn)過程中實(shí)時更新考勤等信息，培訓(xùn)結(jié)束后統(tǒng)一整理提交至檔案管理部門。4.考核成績由考核負(fù)責(zé)人在考核工作結(jié)束后，按照規(guī)定格式整理成績數(shù)據(jù)，并將電子成績單及相關(guān)考核資料提交至檔案管理部門。5.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告由培訓(xùn)組織部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人在培訓(xùn)結(jié)束后，根據(jù)培訓(xùn)實(shí)際情況撰寫，并及時提交電子文檔至檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理部門收到各類培訓(xùn)電子檔案后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行初步審核，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對審核通過的電子檔案進(jìn)行格式統(tǒng)一，如將不同版本的文檔轉(zhuǎn)換為公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式（如.docx、.xlsx、.pptx等），以便于存儲和查閱。3.根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的元數(shù)據(jù)標(biāo)注，如培訓(xùn)計(jì)劃的培訓(xùn)主題、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象；培訓(xùn)教材的課程名稱、適用范圍；學(xué)員信息的學(xué)員姓名、部門、培訓(xùn)課程等，確保檔案信息清晰可辨。4.建立電子檔案目錄，將各類檔案的編號、名稱、日期、來源等信息錄入目錄系統(tǒng)，方便快速檢索和查詢。四、培訓(xùn)電子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用公司內(nèi)部的電子存儲服務(wù)器進(jìn)行培訓(xùn)電子檔案的集中存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.根據(jù)檔案類別和年份進(jìn)行文件夾分類存儲，每個文件夾下按照編號順序存放具體的檔案文件，形成清晰的存儲結(jié)構(gòu)。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)采用磁帶或外部硬盤，并異地存放，以防止因服務(wù)器故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類檔案保管期限為5年，期滿后根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行評估，如需繼續(xù)保存則辦理延期手續(xù)，否則進(jìn)行銷毀處理。2.培訓(xùn)教材類檔案保管期限為3年，對于具有長期參考價值的經(jīng)典教材可適當(dāng)延長保管期限，但最長不超過10年。3.學(xué)員信息類檔案保管期限為學(xué)員離職后2年，以確保在必要情況下能夠查閱學(xué)員培訓(xùn)歷史記錄。4.考核成績類檔案保管期限為5年，便于對學(xué)員培訓(xùn)效果進(jìn)行長期跟蹤和分析。5.培訓(xùn)總結(jié)類檔案保管期限為5年，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)提供歷史依據(jù)。（三）安全管理1.設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作培訓(xùn)電子檔案。檔案管理部門應(yīng)定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置符合崗位職責(zé)要求。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)系統(tǒng)，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。3.對電子檔案存儲服務(wù)器進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保服務(wù)器硬件設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)存儲穩(wěn)定可靠。4.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況，確保在最短時間內(nèi)恢復(fù)電子檔案數(shù)據(jù)。五、培訓(xùn)電子檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)電子檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)電子檔案查閱申請表》（以下簡稱“申請表”），注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行權(quán)限核實(shí)，對于符合查閱權(quán)限的申請，在規(guī)定時間內(nèi)提供相應(yīng)的電子檔案供查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號、查閱用途等信息。3.涉及公司機(jī)密或?qū)W員隱私的培訓(xùn)電子檔案，查閱范圍和審批流程將更加嚴(yán)格，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將電子檔案帶出指定區(qū)域。2.如需對查閱的電子檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)制或摘錄的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照原始檔案的格式和內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自修改或刪除。3.查閱人員應(yīng)妥善保管查閱的電子檔案，不得泄露檔案內(nèi)容，不得用于與工作無關(guān)的目的。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將電子檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完整性和保密性。六、培訓(xùn)電子檔案的更新與維護(hù)（一）更新1.隨著培訓(xùn)工作的持續(xù)開展和公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，培訓(xùn)電子檔案需要及時更新。如培訓(xùn)計(jì)劃調(diào)整、培訓(xùn)教材修訂、學(xué)員信息變更、考核成績補(bǔ)充等情況發(fā)生時，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時將更新后的電子檔案提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到更新后的電子檔案后，按照本制度規(guī)定的整理流程進(jìn)行重新整理和存儲，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。同時，對檔案目錄進(jìn)行相應(yīng)更新，保證目錄與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。（二）維護(hù)1.定期對培訓(xùn)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查檔案的存儲狀態(tài)、格式是否正常，元數(shù)據(jù)標(biāo)注是否準(zhǔn)確完整等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的文件、更新錯誤的元數(shù)據(jù)等。2.根據(jù)公司信息技術(shù)發(fā)展和檔案管理需求，適時對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.對檔案管理部門工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其熟悉電子檔案管理的最新技術(shù)和方法，不斷提升業(yè)務(wù)水平和操作技能，確保培訓(xùn)電子檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。七、培訓(xùn)電子檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)電子檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過公司相關(guān)部門評估確認(rèn)無需繼續(xù)保存，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)內(nèi)容變更等原因，導(dǎo)致部分培訓(xùn)電子檔案失去保存價值，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。3.電子檔案存儲介質(zhì)損壞且無法修復(fù)，其中包含的培訓(xùn)電子檔案無法正常使用時，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出培訓(xùn)電子檔案銷毀申請，填寫《培訓(xùn)電子檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要信息或大量檔案的銷毀申請，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體決策。3.審批通過后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用數(shù)據(jù)擦除軟件對電子檔案進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。對于存儲介質(zhì)的銷毀，可采用物理損壞（如粉碎硬盤、消磁磁帶等）的方式進(jìn)行。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱及編號、銷毀方式、監(jiān)督人姓名等信息。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。八、附則（一）解釋權(quán)