燃?xì)鈾n案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司燃?xì)鈾n案管理，確保燃?xì)鈾n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在燃?xì)馍a(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在燃?xì)庖?guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)全公司燃?xì)鈾n案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則燃?xì)鈾n案應(yīng)如實(shí)反映燃?xì)馍a(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集、整理燃?xì)馍a(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等過程中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保燃?xì)鈾n案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司燃?xì)鈾n案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司燃?xì)鈾n案，對(duì)各部門及所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。負(fù)責(zé)燃?xì)鈾n案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)燃?xì)鈾n案進(jìn)行清理，銷毀到期或無保存價(jià)值的檔案。2.各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門及所屬單位燃?xì)鈾n案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交公司檔案管理部門。嚴(yán)格遵守公司燃?xì)鈾n案管理制度，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。二、燃?xì)鈾n案的分類與編號(hào)（一）分類燃?xì)鈾n案分為以下幾大類：1.規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案燃?xì)獍l(fā)展規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等。燃?xì)夤こ添?xiàng)目可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。燃?xì)夤こ坛醪皆O(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.建設(shè)檔案燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、建設(shè)用地批準(zhǔn)文件等。燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同文件等。燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目施工過程中的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知等。燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等。3.生產(chǎn)運(yùn)行檔案燃?xì)馍a(chǎn)工藝流程、操作規(guī)程等。燃?xì)庠O(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢修記錄等。燃?xì)赓|(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、運(yùn)行參數(shù)記錄等。燃?xì)馍a(chǎn)安全事故報(bào)告、處理記錄等。4.銷售服務(wù)檔案燃?xì)庥脩魴n案，包括用戶基本信息、用氣地址、用氣類型、用氣量等。燃?xì)怃N售合同、收費(fèi)記錄等。燃?xì)饪蛻敉对V處理記錄、服務(wù)質(zhì)量反饋等。5.安全管理檔案燃?xì)獍踩芾碇贫?、?yīng)急預(yù)案等。燃?xì)獍踩珯z查記錄、隱患排查治理記錄等。燃?xì)獍踩嘤?xùn)記錄、應(yīng)急演練記錄等。燃?xì)獍踩鹿收{(diào)查處理報(bào)告等。6.物資管理檔案燃?xì)馕镔Y采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同等。燃?xì)馕镔Y入庫(kù)、出庫(kù)記錄，庫(kù)存盤點(diǎn)記錄等。燃?xì)馕镔Y設(shè)備臺(tái)賬、技術(shù)資料等。7.其他檔案與燃?xì)鈽I(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。上級(jí)主管部門下發(fā)的與燃?xì)鈽I(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知等。公司在燃?xì)忸I(lǐng)域取得的榮譽(yù)證書、科研成果等。（二）編號(hào)燃?xì)鈾n案編號(hào)采用分類編號(hào)法，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)類目代碼按照燃?xì)鈾n案分類的大類，分別用一個(gè)大寫字母表示，即：規(guī)劃與設(shè)計(jì)檔案：G建設(shè)檔案：J生產(chǎn)運(yùn)行檔案：S銷售服務(wù)檔案：X安全管理檔案：A物資管理檔案：W其他檔案：Q2.二級(jí)類目代碼在一級(jí)類目代碼后，根據(jù)二級(jí)類目的具體內(nèi)容，用兩位數(shù)字表示，如：燃?xì)獍l(fā)展規(guī)劃：G01燃?xì)夤こ添?xiàng)目可行性研究報(bào)告：G02燃?xì)夤こ坛醪皆O(shè)計(jì)：G03燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件：J01燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件：J02燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)：J03燃?xì)馍a(chǎn)工藝流程：S01燃?xì)庠O(shè)備臺(tái)賬：S02燃?xì)庥脩魴n案：X01燃?xì)怃N售合同：X02燃?xì)獍踩芾碇贫龋篈01燃?xì)獍踩珯z查記錄：A02燃?xì)馕镔Y采購(gòu)計(jì)劃：W01燃?xì)馕镔Y入庫(kù)記錄：W02燃?xì)鈽I(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)議記錄：Q013.順序號(hào)在二級(jí)類目代碼后，按照檔案形成時(shí)間順序，用三位數(shù)字表示檔案的順序號(hào)，如：G01001、J02002等。三、燃?xì)鈾n案的收集與整理（一）收集1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門及所屬單位在燃?xì)馍a(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，并定期移交公司檔案管理部門。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋燃?xì)庖?guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)、安全管理、物資管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案的全面性。3.對(duì)于重要的燃?xì)鈾n案，如燃?xì)夤こ添?xiàng)目的關(guān)鍵技術(shù)文件資料、重大安全事故處理報(bào)告等，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.公司檔案管理部門對(duì)接收的燃?xì)鈾n案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、編號(hào)。2.整理過程中，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行鑒別，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案的精煉性。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)，確保檔案的規(guī)范性和可讀性。4.建立燃?xì)鈾n案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，方便檔案的查找和利用。四、燃?xì)鈾n案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門及所屬單位應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理部門對(duì)歸檔的燃?xì)鈾n案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（二）保管1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。4.建立燃?xì)鈾n案保管期限表，明確各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.定期對(duì)燃?xì)鈾n案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、燃?xì)鈾n案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司檔案管理部門定期對(duì)燃?xì)鈾n案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核鑒定。3.鑒定過程中，應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的燃?xì)鈾n案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)留存歸檔，以備查考。六、燃?xì)鈾n案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在燃?xì)馍a(chǎn)、運(yùn)營(yíng)、管理等工作中需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，外部單位或個(gè)人查閱公司燃?xì)鈾n案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.燃?xì)鈾n案的利用范圍包括查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱燃?xì)鈾n案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱燃?xì)鈾n案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提供有效證明文件。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱燃?xì)鈾n案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)印、摘錄燃?xì)鈾n案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)印、摘錄申請(qǐng)表，注明復(fù)印、摘錄的內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱燃?xì)鈾n案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、