貴州檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于貴州地區(qū)公司/組織內部各部門及全體員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織相關規(guī)定，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。同時，對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，要嚴格保密。3.服務利用原則：以服務公司/組織各項工作為宗旨，在確保檔案安全的前提下，為合理利用檔案提供便利，提高檔案的使用效率。二、檔案查閱范圍（一）內部查閱范圍1.員工因工作需要，可查閱與其工作職責相關的檔案資料，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務文件、財務報表、人事檔案等。2.部門負責人有權查閱本部門形成的各類檔案，以及涉及本部門工作的其他相關檔案，以便對部門工作進行全面了解和管理。3.公司/組織管理層根據(jù)工作需要，可查閱涉及公司/組織整體運營、戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等方面的檔案資料。（二）外部查閱范圍1.具有合法手續(xù)的政府部門、司法機關等因工作需要，可查閱公司/組織相關檔案。查閱時需提供正式的查閱函，并注明查閱目的、范圍等內容。2.與公司/組織有業(yè)務往來的合作伙伴，在履行相關手續(xù)并經(jīng)公司/組織同意后，可查閱與其業(yè)務相關的檔案資料，如合作協(xié)議、業(yè)務往來記錄等，以保障雙方合作的順利進行。3.律師事務所、會計師事務所等中介機構受公司/組織委托開展相關業(yè)務時，在授權范圍內可查閱必要的檔案資料，用于提供專業(yè)服務。三、檔案查閱流程（一）內部查閱流程1.申請員工如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、預計查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審批。部門負責人根據(jù)員工的工作需要，對申請進行審核，如認為申請合理，予以批準，并在申請表上簽字確認。2.登記申請人持經(jīng)部門負責人批準的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門進行登記。檔案管理人員對申請表進行審核，核實申請人身份及查閱權限，無誤后在檔案查閱登記簿上記錄查閱信息，包括申請人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時間、預計歸還時間等。3.查閱檔案管理人員根據(jù)登記信息，為申請人提供相應的檔案資料，并引導其在指定的查閱地點進行查閱。查閱過程中，申請人應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復印或摘錄檔案內容，應提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序進行操作。4.歸還查閱完畢后，申請人應及時將檔案資料歸還檔案管理部門。檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認檔案無損壞、缺失等情況后，在檔案查閱登記簿上記錄歸還時間，并將申請表歸檔保存。（二）外部查閱流程1.申請外部單位或個人如需查閱公司/組織檔案，應提前向公司/組織相關部門提交查閱申請函，說明查閱單位名稱、查閱人員姓名及聯(lián)系方式、查閱目的、查閱范圍等內容。申請函應加蓋查閱單位公章。公司/組織相關部門收到申請函后，對申請進行初步審核。如認為申請合理，將申請函轉至檔案管理部門，并告知檔案管理部門與申請單位進行溝通協(xié)調。2.審核與審批檔案管理部門收到申請函后，對申請內容進行詳細審核，核實查閱單位的合法性及查閱目的的合理性。對于涉及公司/組織重要機密或敏感信息的查閱申請，需報公司/組織管理層審批。經(jīng)審核或審批同意后，檔案管理部門與查閱單位聯(lián)系，告知其查閱的相關要求和流程，并要求查閱單位指定專人負責查閱工作。3.登記與陪同查閱查閱單位指定的專人持公司/組織相關部門出具的同意查閱證明到檔案管理部門進行登記。檔案管理人員按照內部查閱登記要求，在檔案查閱登記簿上記錄查閱信息，并安排專人陪同查閱。陪同人員應全程監(jiān)督查閱過程，確保查閱人員遵守檔案管理規(guī)定。4.查閱與歸還查閱過程中，查閱人員應嚴格按照檔案管理部門的要求進行查閱，不得擅自將檔案帶離查閱地點。如需復印或摘錄檔案內容，應提前向陪同人員提出申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序進行操作。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，陪同人員核對無誤后在檔案查閱登記簿上記錄歸還時間。四、檔案查閱權限（一）普通員工查閱權限普通員工可查閱與其工作職責直接相關的一般性檔案資料，如日常業(yè)務文件、基礎財務報表等。對于涉及公司/組織機密、重要決策等核心檔案，未經(jīng)特別授權，不得查閱。（二）部門負責人查閱權限部門負責人有權查閱本部門形成的各類檔案，包括工作記錄、業(yè)務報告、人員檔案等。同時，可根據(jù)工作需要查閱涉及本部門工作的其他相關檔案，但對于跨部門的重要機密檔案，需經(jīng)相關部門負責人或公司/組織管理層批準后方可查閱。（三）公司/組織管理層查閱權限公司/組織管理層具有全面查閱公司/組織各類檔案的權限，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項目資料、財務審計報告、人事任免文件等。在查閱過程中，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息安全。（四）特殊情況查閱權限對于一些特殊情況，如涉及重大法律糾紛、突發(fā)事件調查等，相關人員可根據(jù)公司/組織的應急處理機制和授權要求，查閱必要的檔案資料。查閱權限和流程按照相關應急處理規(guī)定執(zhí)行。五、檔案查閱的保密要求（一）查閱人員保密義務1.所有查閱人員在查閱檔案前，應簽署保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的公司/組織檔案信息嚴格保密，不得向任何無關人員泄露。2.查閱人員應妥善保管檔案資料，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的查閱地點，不得在非工作時間查閱檔案。如需臨時借閱檔案，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。（二）檔案管理人員保密職責1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案查閱情況進行嚴格登記和管理，防止檔案信息在查閱環(huán)節(jié)泄露。2.在為查閱人員提供檔案資料時，應根據(jù)查閱權限控制查閱范圍，不得超權限提供檔案。對于涉及機密、敏感信息的檔案，應采取必要的保密措施，如遮蓋敏感內容、限制查閱時間等。3.檔案管理人員不得向無關人員透露檔案查閱情況及檔案內容，如因工作需要與其他部門溝通檔案查閱事宜，應在確保信息安全的前提下進行。（三）保密措施與監(jiān)督1.公司/組織應加強對檔案查閱場所的安全管理，配備必要的保密設備，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保查閱環(huán)境安全。2.定期對檔案查閱情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。對于違反保密規(guī)定的查閱人員，將依法依規(guī)追究其責任。六、檔案查閱的限制與禁止行為（一）查閱限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等核心機密的檔案，未經(jīng)公司/組織書面授權，嚴禁查閱。2.檔案查閱應按照規(guī)定的查閱范圍和流程進行，不得擅自擴大查閱范圍或查閱與工作無關的檔案。3.對于正在進行重要業(yè)務談判、重大項目實施等關鍵階段的檔案，在特定時間段內可能會限制查閱，以確保公司/組織利益不受損害。限制查閱的通知應提前告知相關人員，并說明限制原因和解除時間。（二）禁止行為1.嚴禁查閱人員在查閱檔案過程中對檔案進行涂改、偽造、損毀、抽取、撤換等行為。如有違反，將依法追究其法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。2.查閱人員不得將檔案資料用于非工作目的，不得私自復制、傳播檔案內容，不得泄露檔案信息給任何第三方。3.禁止無關人員進入檔案查閱場所，檔案管理部門應嚴格控制查閱場所的人員出入，確保檔案查閱環(huán)境安全有序。七、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表等組成。監(jiān)督小組定期對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行檢查，包括查閱流程是否規(guī)范、查閱權限是否合規(guī)、保密措施是否落實等。2.檔案管理部門應建立自查機制，定期對檔案查閱工作進行自我檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時，對檔案查閱過程中出現(xiàn)的異常情況進行記錄和分析，采取針對性措施加以改進。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供檔案查閱相關資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應認真研究并及時整改，不斷完善檔案查閱制度和管理工作。八、檔案查閱的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定流程申請查閱檔案，擅自查閱檔案的。2.超出查閱權限查閱檔案的。3.違反保密規(guī)定，泄露檔案信息的。4.在查閱檔案過程中對檔案進行涂改、偽造、損毀、抽取、撤換等行為的。5.將檔案資料用于非工作目的，私自復制、傳播檔案內容的。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的查閱人員，給予警告處分，并要求其作出書面檢討。同時，對違規(guī)查閱的檔案進行封存，防止信息進一步擴散。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的查閱人員，視情節(jié)輕重給予記過、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同。涉及違法犯罪的，依法移送司法機關處理。3.因查閱人員違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，應依法要求其承擔賠償責任。賠償金額根據(jù)實際損失情況確定，包括但不限于檔案修復費用、因信息泄露導致的業(yè)務損失等。4.對于檔案管理人員因工作失誤導致檔案查閱違規(guī)的，視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，并要求其采取措施挽回損失。如因檔案管理人員故意違規(guī)，將加重處罰。九、附則（一）解釋權本制度由貴州地區(qū)公司/組織檔案管理部門