人大檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，更好地服務(wù)人大工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合人大工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。人大檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映人大工作的歷史原貌和實(shí)際情況。3.完整性原則。全面收集和整理人大工作中形成的各類檔案，避免遺漏。4.規(guī)范性原則。檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。5.服務(wù)性原則。充分發(fā)揮檔案的作用，為人大工作決策、監(jiān)督、調(diào)研等提供有效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)人大檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對到期檔案提出處置意見。3.做好檔案的存儲、保管工作，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為人大工作提供參考依據(jù)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，提高檔案管理水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.積極利用檔案資源，為部門工作服務(wù)，并及時反饋檔案利用效果。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人大會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。2.人大常委會文件材料，如常委會會議文件、主任會議文件、專項(xiàng)工作報告等。3.人大代表議案、建議、批評和意見及辦理情況材料。4.人大調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等工作形成的文件材料。5.人大機(jī)關(guān)的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。6.人大機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、表彰獎勵等文件材料。7.人大工作中形成的重要聲像、電子文件等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門工作中形成的檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保材料齊全、完整。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、唯一。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.對檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和保存意義，結(jié)合人大工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）保管期限劃分1.永久保管的檔案：反映人大重要職能活動、具有長遠(yuǎn)歷史查考價值的檔案，如憲法、法律、法規(guī)的制定、修改、解釋等相關(guān)檔案，重大歷史事件、重要會議、重要決策等形成的檔案。2.定期保管的檔案：30年保管的檔案：在較長時間內(nèi)對人大工作有查考利用價值的檔案，如一般性會議文件、工作計劃、總結(jié)等。10年保管的檔案：在較短時間內(nèi)對人大工作有參考價值的檔案，如臨時性的工作文件、短期的統(tǒng)計報表等。（三）鑒定程序1.由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)保管期限劃分原則，提出鑒定意見。3.鑒定意見經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報人大機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。五、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.建立檔案存放位置索引，明確檔案的存放架位、箱柜等信息。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案清查1.每年定期對檔案進(jìn)行清查，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級報告。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則。嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)工作原則。以服務(wù)人大工作為出發(fā)點(diǎn)，積極為人大機(jī)關(guān)各部門及相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用。檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.復(fù)制利用。根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.編研成果利用。積極開發(fā)檔案編研成果，為利用者提供專題資料、參考文摘等編研產(chǎn)品。（三）借閱規(guī)定1.內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。4.外部單位或人員因工作需要借閱檔案，須持單位介紹信，經(jīng)人大機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。七、檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化規(guī)劃制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的目標(biāo)、范圍、步驟、技術(shù)要求等。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描。采用專業(yè)的掃描設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理。對掃描圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接。將數(shù)字化圖像與檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.存儲管理。將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份。（三）數(shù)字化安全管理1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，加強(qiáng)對數(shù)字化設(shè)備、存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全管理。2.采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)措施，確保數(shù)字化檔案信息安全。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照上級檔案管理部門的要求，及時報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交規(guī)定1.人