檔案查閱制度上墻一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司和相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱公司檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確查閱流程和要求，保證查閱工作有序進(jìn)行。二、檔案查閱范圍（一）公司文件檔案包括公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、各類報(bào)告等。（二）人事檔案員工個(gè)人基本信息、履歷、考核記錄、薪資待遇、獎(jiǎng)懲情況等。（三）財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（四）業(yè)務(wù)檔案合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。（五）其他檔案如知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、資質(zhì)證書檔案等。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部查閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案，需提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍及時(shí)間等。2.申請(qǐng)函經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門與外部查閱人員簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。四、查閱流程（一）預(yù)約登記1.查閱人員根據(jù)審批結(jié)果，提前與檔案管理部門預(yù)約查閱時(shí)間。2.檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)接待，并做好查閱登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量等信息。（二）現(xiàn)場(chǎng)查閱1.查閱人員在預(yù)約時(shí)間到達(dá)檔案查閱室，由檔案管理人員陪同進(jìn)行查閱。2.查閱人員只能在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行操作。（三）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，由管理人員進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無缺失、損壞等情況。2.檔案管理人員在《檔案查閱登記表》上記錄查閱結(jié)束時(shí)間，并由查閱人員簽字確認(rèn)。五、檔案查閱權(quán)限（一）不同崗位人員的查閱權(quán)限1.公司高層管理人員可查閱公司各類檔案。2.各部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門相關(guān)業(yè)務(wù)檔案及部分涉及公司整體運(yùn)營(yíng)情況的檔案。3.普通員工只能查閱與本人工作相關(guān)的檔案。（二）特殊情況的查閱權(quán)限調(diào)整如因工作需要，需突破上述查閱權(quán)限的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)特批。六、檔案保密要求（一）查閱人員的保密義務(wù)1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密。2.不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員，不得擅自傳播、復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容用于非工作目的。（二）檔案管理人員的保密職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案在查閱過程中的安全。2.對(duì)查閱人員的身份和查閱內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得隨意透露查閱情況。（三）保密措施與違規(guī)處理1.公司采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的檔案查閱室、對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)等。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的查閱人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等；對(duì)于因泄密給公司造成損失的，將依法追究其法律責(zé)任。七、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用情況分析檔案管理部門定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用頻率、主要用途等，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。（二）檔案利用效果評(píng)估根據(jù)檔案利用后對(duì)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、決策支持等方面的作用，對(duì)檔案利用效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高檔案管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理與責(zé)任追究對(duì)于違反檔案查閱制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。對(duì)因違規(guī)操作導(dǎo)致檔案丟失、損壞或信息泄露的，將依法依規(guī)追究責(zé)任。九、附則（一）制度解釋權(quán)