藥劑科檔案制度一、總則1.目的為加強藥劑科檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在藥劑科工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥劑科各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案資料的管理。3.檔案定義藥劑科檔案是指藥劑科在藥品采購、儲存、調(diào)配、發(fā)放、質(zhì)量管理、科研教學、行政管理等各項工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理領導小組成立藥劑科檔案管理領導小組，由科主任擔任組長，副主任擔任副組長，各部門負責人為成員。負責全面領導藥劑科檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.檔案管理人員職責負責藥劑科檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。指導各部門兼職檔案員開展檔案收集、整理工作，確保檔案資料的完整、準確。定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。積極開發(fā)檔案信息資源，為藥劑科工作提供服務。3.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷，并定期移交檔案管理人員。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查閱、利用等工作。遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案資料的安全。三、檔案收集1.收集范圍藥品采購檔案：包括藥品采購計劃、采購合同、供應商資質(zhì)證明、藥品驗收記錄等。藥品儲存檔案：包括藥品入庫單、庫存臺賬、藥品養(yǎng)護記錄、溫濕度記錄等。藥品調(diào)配發(fā)放檔案：包括處方調(diào)配記錄、藥品發(fā)放記錄、退藥記錄等。質(zhì)量管理檔案：包括藥品質(zhì)量檢驗報告、不合格藥品處理記錄、藥品不良反應報告等。科研教學檔案：包括科研項目申報書、研究論文、教學課件、實習帶教記錄等。行政管理檔案：包括科室會議記錄、工作計劃與總結、人員考勤記錄、設備檔案等。2.收集要求各部門兼職檔案員應及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整性。檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對電子文件應進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。四、檔案整理1.分類原則藥劑科檔案按照工作職能和檔案內(nèi)容進行分類，分為藥品采購、藥品儲存、藥品調(diào)配發(fā)放、質(zhì)量管理、科研教學、行政管理等六大類。2.分類方法藥品采購類：按照藥品品種、采購時間順序進行排列。藥品儲存類：按照藥品劑型、儲存位置、入庫時間順序進行排列。藥品調(diào)配發(fā)放類：按照處方日期、調(diào)配人員、發(fā)放人員順序進行排列。質(zhì)量管理類：按照質(zhì)量檢驗項目、檢驗時間、檢驗結果順序進行排列?？蒲薪虒W類：按照科研項目、教學課程、發(fā)表論文等類別進行排列。行政管理類：按照文件種類、發(fā)文時間順序進行排列。3.編號規(guī)則檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式，如“2023CG001”代表2023年藥品采購類第1份檔案。4.裝訂要求紙質(zhì)檔案應采用A4紙張，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。電子檔案應按照分類目錄進行存儲，文件名應規(guī)范、準確，便于檢索。五、檔案歸檔1.歸檔時間各部門兼職檔案員應在每年年底前將本部門整理好的檔案移交檔案管理人員進行歸檔。2.歸檔程序檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。按照檔案分類目錄進行編號、編目，填寫檔案盒封面和脊背信息。將檔案裝入檔案盒，存入檔案庫房。六、檔案保管1.保管場所藥劑科應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.保管要求檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。檔案應分類存放，排列有序，便于查找。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.檔案保密嚴格遵守檔案保密制度，對涉及機密、絕密的檔案應嚴格保密，未經(jīng)批準不得查閱、復制和外傳。檔案管理人員應妥善保管檔案庫房鑰匙，非檔案管理人員不得進入檔案庫房。在檔案查閱、利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。七、檔案查閱與利用1.查閱權限藥劑科內(nèi)部人員查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理人員處查閱。外部單位查閱檔案應持有單位介紹信，經(jīng)藥劑科主任批準后，由檔案管理人員陪同查閱。涉及機密、絕密的檔案，未經(jīng)上級主管部門批準，不得查閱。2.查閱程序查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。所在部門負責人或藥劑科主任對申請表進行審批。檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.利用規(guī)定檔案利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害藥劑科和他人的合法權益。利用檔案形成的資料，如復印件、摘錄件等，應注明檔案出處，并加蓋檔案管理部門印章。檔案利用完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案統(tǒng)計與鑒定1.檔案統(tǒng)計檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫《檔案統(tǒng)計報表》，上報檔案管理領導小組。2.檔案鑒定檔案管理領導小組應定期組織檔案鑒定工作，對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務骨干和相關領導組成。鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見，對失去保存價值的檔案進行銷毀。檔案銷毀應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)藥劑科主任審核，報上級主管部門批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。九、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立藥劑科檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，及時將檔案資料錄入系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案