單位檔案調(diào)取制度一、總則（一）目的為了規(guī)范單位檔案的調(diào)取行為，確保檔案的安全與完整，保障檔案的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)部各部門及員工在工作中涉及檔案調(diào)取的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案調(diào)取活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案在調(diào)取過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在保障檔案安全的前提下，促進(jìn)檔案的合理利用，以支持單位各項(xiàng)工作的開展。二、檔案分類及調(diào)取權(quán)限（一）檔案分類1.行政檔案：包括單位的行政管理文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職記錄、薪資福利、考核評價(jià)等資料。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)單位業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，分為各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案、合同協(xié)議檔案、客戶資料檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。（二）調(diào)取權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人：有權(quán)調(diào)取本部門職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)檔案，用于日常工作決策、業(yè)務(wù)開展及管理等。2.特定業(yè)務(wù)人員：因工作需要，經(jīng)授權(quán)可調(diào)取與其業(yè)務(wù)相關(guān)的特定檔案。3.高層管理人員：根據(jù)工作需要，可全面調(diào)取涉及單位整體運(yùn)營、戰(zhàn)略規(guī)劃等方面的檔案。4.外部單位或個(gè)人：因合作、審計(jì)、司法調(diào)查等特殊原因，需按照規(guī)定程序申請并經(jīng)批準(zhǔn)后，可在一定范圍內(nèi)調(diào)取相關(guān)檔案。三、檔案調(diào)取流程（一）申請1.內(nèi)部人員申請?zhí)顚憽稒n案調(diào)取申請表》，詳細(xì)注明調(diào)取檔案的名稱、用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息。由申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請的合理性與必要性。2.外部單位或個(gè)人申請?zhí)峤徽降纳暾埡f明申請調(diào)取檔案的原因、范圍及使用方式。提供相關(guān)證明材料，如合作協(xié)議、司法調(diào)查文件等。（二）審批1.一般檔案調(diào)取申請?zhí)峤恢翙n案管理部門后，檔案管理人員進(jìn)行初步審核，檢查申請信息是否完整、合規(guī)。對于內(nèi)部人員申請且調(diào)取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理人員在申請表上加蓋審批章，并注明批準(zhǔn)日期。2.重要或敏感檔案調(diào)取涉及重要業(yè)務(wù)、機(jī)密信息或可能對單位產(chǎn)生重大影響的檔案調(diào)取申請，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮申請的必要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素，做出審批決定。（三）調(diào)取執(zhí)行1.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，準(zhǔn)備所需檔案核對檔案清單，確保提供的檔案準(zhǔn)確無誤。對于紙質(zhì)檔案，進(jìn)行復(fù)印、掃描或原件借出登記；對于電子檔案，按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行下載或提供查閱鏈接。2.辦理交接手續(xù)內(nèi)部人員調(diào)取檔案時(shí)，如果是原件借出，需與檔案管理人員共同填寫《檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。外部單位或個(gè)人調(diào)取檔案時(shí)，除填寫《檔案借閱登記表》外，還需簽訂《檔案使用保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)及保密責(zé)任。（四）歸還1.內(nèi)部人員歸還檔案應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)，將檔案完整無損地交回檔案管理部門。檔案管理人員核對檔案數(shù)量及完整性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期。2.外部單位或個(gè)人歸還檔案按照《檔案使用保密協(xié)議》的約定，按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否有損壞、涂改等情況，如有問題及時(shí)與對方溝通并記錄。確認(rèn)檔案歸還無誤后，解除相關(guān)保密協(xié)議，并在檔案管理記錄中予以注明。四、檔案調(diào)取的安全與保密措施（一）檔案保管場所安全1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施安裝防火報(bào)警裝置、滅火設(shè)備，定期檢查維護(hù)。配備除濕機(jī)、防蟲藥劑等，保持庫房適宜的溫濕度環(huán)境。安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫房情況。2.檔案存儲介質(zhì)安全電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，并異地存放。對存儲介質(zhì)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。（二）調(diào)取過程中的保密要求1.檔案管理人員應(yīng)對調(diào)取檔案的人員進(jìn)行保密提醒告知其檔案的保密性質(zhì)及違規(guī)使用的后果。在檔案使用過程中，監(jiān)督使用人員的行為，確保其遵守保密規(guī)定。2.使用人員不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序申請并獲得批準(zhǔn)。在工作結(jié)束后，及時(shí)將檔案歸還，不得留存副本。（三）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和修復(fù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件。2.對涉及敏感信息的檔案進(jìn)行特殊標(biāo)識和管理明確敏感檔案的范圍和標(biāo)識方式，如加蓋“機(jī)密”“絕密”等印章。在調(diào)取和使用過程中，采取更嚴(yán)格的安全措施，確保敏感信息不被泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案調(diào)取情況進(jìn)行自查檢查檔案調(diào)取流程是否合規(guī)，申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)的記錄是否完整。核實(shí)檔案的使用情況，是否存在超期未歸還、違規(guī)使用等問題。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門不定期對檔案調(diào)取制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)審查檔案調(diào)取的審批程序、安全保密措施等是否有效執(zhí)行。對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門或相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查按照要求提供檔案調(diào)取制度執(zhí)行情況的報(bào)告和相關(guān)資料。對監(jiān)督檢查中提出的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并反饋整改結(jié)果。2.對于涉及司法調(diào)查等外部需求，積極配合并接受相關(guān)部門的監(jiān)督如實(shí)提供檔案信息，協(xié)助調(diào)查工作的開展。在配合過程中，確保檔案調(diào)取活動符合法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自調(diào)取檔案未按規(guī)定填寫申請表或未獲得相應(yīng)審批，私自調(diào)取檔案。2.超范圍、超期限使用檔案調(diào)取檔案后，超出申請用途或使用期限，繼續(xù)留存檔案。3.泄露檔案內(nèi)容將檔案信息透露給無關(guān)人員，導(dǎo)致檔案信息泄露。4.損壞、丟失檔案在檔案調(diào)取、使用或歸還過程中，造成檔案損壞或丟失。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為由檔案管理部門對違規(guī)人員進(jìn)行批評教育，責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。記錄違規(guī)情況，作為員工績效考核的參考依據(jù)。2.對于嚴(yán)重違規(guī)行為視情節(jié)輕重，給予警告、記過、降職、撤職等行政處